Προσλαμβάνετε προσωπικούς βοηθούς που σώσει εσείς χρόνο ή ποιος σας κόστισε χρόνο;
Πρόσφατα, προσκάλεσα τριάντα πέντε από τους κορυφαίους πελάτες μου για καθοδήγηση σε ένα ιδιωτικό καταφύγιο στο Jackson Hole του Ουαϊόμινγκ, όπου ζω. Συζητήσαμε τις διάφορες πτυχές της ηγεσίας - τους τρόπους με τους οποίους οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να δημιουργήσουν στρατηγικά πλεονεκτήματα και πρωτοποριακά αποτελέσματα για τον εαυτό τους και τις εταιρείες τους - όταν κάποιος με ρώτησε διαχείριση χρόνου .
Αυτή η ερώτηση προκάλεσε μια ζωντανή συζήτηση σχετικά με τους καλύτερους τρόπους που βρήκε ο καθένας μας για να αξιοποιήσει τον χρόνο μας. Και κατέστη σαφές ότι οι εξαιρετικά επιτυχημένοι επιχειρηματίες που είχαμε σε αυτό το δωμάτιο έχαναν πολύτιμο χρόνο επειδή οι βοηθοί τους δεν ήταν αρκετά ικανοί ή αρκετά εξουσιοδοτημένοι να κάνουν τη δουλειά που απαιτείται από αυτούς. Άρχισα λοιπόν να μιλάω για τη σημασία της πρόσληψης βοηθών που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας - και τι μπορείτε να κάνετε για να σας βοηθήσουν.
Σε είκοσι πέντε χρόνια σε διαφορετικές εταιρείες και σε διάφορες πόλεις, είχα βοηθούς που έχουν εργαστεί από το γραφείο μου, βοηθούς που έχουν εργαστεί εξ αποστάσεως-αλλά-τοπικά, και βοηθούς που έχουν εργαστεί κυριολεκτικά χίλια μίλια μακριά μου. Στη διαδικασία, ανακάλυψα ότι υπάρχουν πραγματικά τέσσερα επίπεδα βοηθών. Και ότι η πρόσληψη του σωστού είδους βοηθού είναι κρίσιμη για τη μόχλευση του χρόνου σας.
Επίπεδο 1: Το Gofer
Οι βοηθοί σε αυτό το πρώτο επίπεδο απαιτούν άμεσες οδηγίες και στενή παρακολούθηση. Μπορούν να μετακινήσουν αντικείμενα από το σημείο Α στο σημείο Β. Μπορούν να στείλουν email για λογαριασμό σας - όταν τους λένε τι να γράψουν. Μπορούν να πάρουν μεταγραφές και να σαρώσουν έγγραφα και να αρχειοθετήσουν αυτά τα έγγραφα σε φακέλους σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Με gofers, τους δίνετε οδηγίες κάθε βήμα
Έτσι σώζετε μερικοί χρόνος - μετά από όλα, το gofer σας είναι αυτός που είναι στην πραγματικότητα πράξη το έργο - αλλά, πραγματικά, πρέπει να κάνετε όλη τη σκέψη τους για αυτούς. Αυτό θέτει ένα σκληρό όριο στο χρόνο που μπορείτε πραγματικά να αξιοποιήσετε, δουλεύοντας με ένα gofer.
Προφανώς δεν είναι αυτό το είδος προσωπικού βοηθού που πρέπει να προσλάβετε.
Επίπεδο 2: Ο Βοηθός Διοίκησης
Ένας βοηθός διαχειριστή ή 'διαχειριστής' είναι κάποιος που μπορεί να χειριστεί πολλές εργασίες καλά, αρκεί να υπάρχει μια σαφής διαδικασία για αυτούς και αυτές οι εργασίες είναι καλά εντός των ορίων του τι περιμένουν ή του τι συνηθίζουν να χειρίζονται .
Τα καλά νέα είναι ότι οι διαχειριστές είναι πολύ πιο αυτόνομοι από τους gofers. Οι διαχειριστές μπορούν πραγματικά να βοηθήσουν να αξιοποιήσουν το χρόνο σας αρκεί να ακολουθούν γνωστές διαδικασίες και διαδικασίες για να λάβουν γνωστά αποτελέσματα. Ξεχωρίζουν με συγκεκριμένες, καθορισμένες εργασίες.
Αλλά αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν τα πράγματα γίνονται ασαφή - όταν τους ζητείται να χειριστούν εργασίες όπου η επιτυχία δεν είναι εγγυημένη. Φοβούνται να μπερδεύουν. Φοβούνται να κάνουν λάθος. Επειδή γνωρίζουν ότι θα θεωρηθούν υπεύθυνοι για τα λάθη τους. Ίσως μπουν σε μπελάδες. Δηλαδή είναι απρόθυμοι να χρησιμοποιούν τη δική τους κρίση.
Επομένως, οι διαχειριστές μπορούν να βοηθήσουν να αξιοποιήσουν πολύ περισσότερο τον χρόνο σας από ό, τι οι gofers, αλλά θα αποφύγουν τις εργασίες όπου η βοήθεια θα μπορούσε να είναι πιο πολύτιμη.
Επίπεδο 3: Ο εκτελεστικός βοηθός
καθαρή αξία chip foose 2016
Οι εκτελεστικοί βοηθοί δεν αποθαρρύνονται από αβεβαιότητα. Μπορούν να αναλάβουν μια ασαφή ανάθεση και να καταλάβουν, εντός συγκεκριμένων ορίων, πώς να το κάνουν να λειτουργεί. Μπορούν να χειριστούν εργασίες που είναι σκιαγραφημένο αντί να είσαι κατασκευασμένο.
Μηχανολογικές εργασίες - τα είδη των εργασιών με τα οποία οι βοηθοί διαχειριστή αισθάνονται πιο άνετα - είναι πολύ καλά επεξεργασμένα. Τα απαραίτητα βήματα εκτίθενται εκ των προτέρων με σαφήνεια.
Αντίθετα, όταν δίνετε στον εκτελεστικό βοηθό μια σκιαγραφημένη εργασία, συνήθως θα λέτε κάτι σαν, ' Να τι προσπαθώ να πετύχω. Εδώ είναι μερικά μεταβλητές στο παιχνίδι. Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που ίσως θέλετε να λάβετε υπόψη . Εσείς υπολογίστε τα υπόλοιπα '
Ο εκτελεστικός βοηθός είναι εξαιρετικά αυτόνομος. χρειάζονται απλώς βοήθεια για να κατανοήσουν το πλαίσιο των αιτημάτων σας. Χρειάζονται μια συγκεκριμένη βασική ποσότητα πληροφοριών για να τους βοηθήσουν να λάβουν καλές αποφάσεις εκ μέρους σας. Σας χρειάζονται για να κοινοποιήσετε τις προσδοκίες και τις προτιμήσεις σας.
Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για ταξίδια, θα θέλατε να τους ενημερώσετε υπό ποιες συνθήκες θέλετε να κάνετε αναβάθμιση σε υψηλότερη κατηγορία υπηρεσιών αεροπλάνου, σε τι ξενοδοχεία θέλετε και σε τι γειτονιές προτιμάτε να μείνετε.
Αυτό το πλαίσιο μπορεί επίσης να προχωρήσει πολύ πιο βαθιά. Από την πλευρά μου, μου αρέσει να έχω τον εκτελεστικό βοηθό μου στα εισερχόμενά μου. Εν μέρει αυτό είναι χρήσιμο επειδή μειώνει τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να χειριστώ: εάν λαμβάνω εκατό μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, θα έλεγα ότι ο εκτελεστικός βοηθός μου χειρίζεται, αναδιανέμει ή διαγράφει περίπου πενήντα έως εβδομήντα από αυτά.
Αλλά το να το έχεις είναι επίσης χρήσιμο γιατί βλέπει το πλαίσιο της επιχείρησής μου. Επειδή ξέρει τι δουλεύω και με ποιον, μπορεί να πάρει καλύτερες αποφάσεις για το ποιος πρέπει να συναντηθεί μαζί μου. Για παράδειγμα, αν δει ότι ανταλλάσσω πολλά email με τον Joe για ένα συγκεκριμένο έργο και μετά ο Joe ζητά μια συνάντηση και λέει ότι πρέπει να συμβεί πριν από μια συγκεκριμένη προθεσμία, μπορεί να καθορίσει ότι το έργο είναι πραγματικά σημαντικό για εγώ και ότι η συνάντηση μάλλον είναι επίσης. Έτσι θα αναλάβει την πρωτοβουλία να δημιουργήσει αυτήν τη συνάντηση για μένα και απλώς να μου αφήσει ένα σημείωμα ότι ' Ο Τζο είπε ότι έπρεπε πραγματικά να συναντηθεί μαζί σας πριν από αυτήν την προθεσμία, οπότε τον ταιριάζω για μισή ώρα, από τις 2:45 έως τις 3:15 '
Οι εκτελεστικοί βοηθοί μπορούν πραγματικά να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε το χρόνο σας, αρκεί να τους δώσετε ένα καλό πλαίσιο.
Επίπεδο 4: Ο αρχηγός του προσωπικού ή Ο Εκτελεστικός Λειτουργός
Τέλος έχουμε τον αρχηγό του προσωπικού - ή, στον στρατό, τον εκτελεστικό αξιωματικό. Αυτός ο βοηθός είναι σαν ένα προσωπικό COO για τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. Καταλαβαίνουν τους στόχους σας. Ξέρουν ποιοι είναι όλοι οι βασικοί παίκτες. Και είναι σε θέση να πάρουν αποτελέσματα από μόνα τους, ενώ παίρνουν πολύ - ή ακόμα και το μεγαλύτερο μέρος - του διοικητικού φόρτου από τους ώμους σας.
Ένας επικεφαλής του προσωπικού θα αναλάβει πρωτοβουλία και θα παρακολουθήσει και θα κάνει check in με τις άμεσες αναφορές σας εκ μέρους σας. Ενώ ένας διοικητικός ή εκτελεστικός βοηθός μπορεί να σημειώσει μια συνάντηση, ο προϊστάμενος του προσωπικού σας θα εντοπίσει στοιχεία που πρέπει να παρακολουθούνται και να κάνουν την ίδια την παρακολούθηση. Ο προϊστάμενος του προσωπικού σας θα αναλάβει τον εαυτό του για να επιστρέψει με τη Cindy μετά τη συνάντηση για να βεβαιωθείτε ότι είχε πραγματικά μια καθαρή παράδοση από αυτά τα τέσσερα αντικείμενα και στη συνέχεια να ελέγξει ξανά δύο ημέρες αργότερα για να δει πώς τα κάνει.
Δυστυχώς, οι περισσότεροι άνθρωποι προσλαμβάνουν κυβερνητικούς και διοικητικούς βοηθούς - άτομα που μπορούν να βοηθήσουν μόνο με σαφώς καθορισμένες εργασίες. Αλλά ως ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι περισσότεροι από εμάς δεν είναι πολύ προσανατολισμένοι στη διαδικασία. ζούμε σε έναν κόσμο που είναι πιο ασαφές. Και έτσι χρειαζόμαστε, τουλάχιστον, έναν εκτελεστικό βοηθό που μπορεί να χειριστεί πιο ασαφείς καταστάσεις.
Και ενώ οι προϊστάμενοι του προσωπικού είναι εξαιρετικοί, συνήθως θα τους βρείτε μόνο σε μεσαίες εταιρείες και σε μεγαλύτερες εταιρείες. Εάν έχετε μια μικρότερη εταιρεία, πιθανότατα θα έχετε έναν επικεφαλής προσωπικού τύπου στην ομάδα σας, αλλά δεν θα ανατεθούν αποκλειστικά σε εσάς. Μπορούν να εκτελέσουν τις δραστηριότητές σας αντ 'αυτού ή, εάν η επιχείρησή σας είναι λίγο μεγαλύτερη, μπορεί να είναι ο COO σας.
Και αυτό είναι σημαντικό να σημειωθεί επίσης ότι αυτοί οι τίτλοι είναι αυθαίρετοι. Πολλοί άνθρωποι με τίτλο «Εκτελεστικοί βοηθοί» είναι πραγματικά απλοί. Και πολλοί άνθρωποι που προσλαμβάνονται ως gofers αποδίδουν πραγματικά σε επίπεδο βοηθού στελεχών. (Το τελευταίο είναι ιδιαίτερα κοινό στον κόσμο της ψυχαγωγίας.)
Έτσι, καθώς σκέφτεστε να προσλάβετε τον επόμενο βοηθό σας, σκεφτείτε τον τύπο βοηθού που χρειάζεστε. Και, ό, τι κι αν αποφασίσετε, φροντίστε να αναζητήσετε αυτές τις ιδιότητες κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων.
Τέλος, ένα πλεονέκτημα μπόνους: προσλάβετε κάποιον με λίγο περισσότερη ικανότητα από ό, τι νομίζετε ότι θα χρειαστείτε. Μετά από όλα, θέλετε η εταιρεία σας να αναπτυχθεί, έτσι δεν είναι;
Αν σας άρεσαν οι ιδέες που μοιράστηκα, τότε σας ενθαρρύνω να κατεβάσετε ένα δωρεάν αντίγραφο του νεότερου βιβλίου μου, Δημιουργήστε μια επιχείρηση, όχι μια δουλειά . Κάντε κλικ ΕΔΩ για πλήρεις λεπτομέρειες και για να λάβετε το δωρεάν αντίγραφο.
