Κύριος Επιχείρηση Με Βάση Το Σπίτι 5 συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας εικονικής σύσκεψης

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας εικονικής σύσκεψης

Το Ωροσκόπιο Σας Για Αύριο

Ενώ δεν είμαστε ακόμα τον έλεγχο των ανθρωποειδών ρομπότ από την άνεση των σπιτιών μας, όπως οι χαρακτήρες στην ταινία του 2009 Αναπληρωτές , ολοένα και περισσότερο οι καθημερινές μας αλληλεπιδράσεις-, τόσο επαγγελματικές όσο και προσωπικές-, πραγματοποιούνται με εικονικά μέσα.

Καθώς οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αγκαλιάζουν εικονικά γεγονότα ως μια οικονομικά αποδοτική μέθοδο για την επίτευξη πολυάριθμων στόχων, συμπεριλαμβανομένων διαδικτυακών σεμιναρίων, εκπαίδευσης και διασκέψεων, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η ανταλλαγή αποτελεσματικών επικοινωνιών δεν γίνεται για εξοικονόμηση κατώτατης γραμμής. Αν και είναι απίθανο η συνάντηση να αντικαταστήσει ουσιαστικά την ανάγκη των επιχειρηματιών να συναντηθούν αυτοπροσώπως, η ευκολία υιοθέτησής της και η ευκολία της μπορούν να χρησιμεύσουν για την ενίσχυση της παραγωγικότητας της επιχείρησής σας. Ωστόσο, οι εικονικές συναντήσεις δεν είναι ιδανικές για κάθε περίπτωση, οπότε η γνώση του πότε και του τρόπου χρήσης αυτής της τεχνολογίας είναι ζωτικής σημασίας.

Donna Dennis, πρόεδρος της Consulting Solutions Consulting, και δημιουργός και διαμεσολαβητής της American Management Association το τριήμερο σεμινάριο στις Κορυφαίες εικονικές και απομακρυσμένες ομάδες , λέει ότι η τεχνολογία έγινε το κύριο επίκεντρο? κάπου μεταξύ των BlackBerries και των e-mail των ανθρώπων, πολλοί ηγέτες έχασαν την εικόνα των σχέσεων. «Τώρα η εστίαση είναι στη διαχείριση εργασιών, σχέσεων και τεχνολογίας», λέει η Dennis, η οποία αναπτύσσει περαιτέρω το επερχόμενο βιβλίο της Διαχείριση γνώσεων και ηλεκτρονική μάθηση.

Lee E. Miller, επιρροή εκπαιδευτής και συγγραφέας του UP: Επιρροή, ισχύς και προοπτική U: Η τέχνη του να πάρει αυτό που θέλετε , προσθέτει, «Το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν οι άνθρωποι είναι να υποθέσουμε ότι η επιρροή όταν συναντάτε πρόσωπο με πρόσωπο είναι η ίδια με την επιρροή όταν αλληλεπιδράτε ουσιαστικά. Δεν είναι. Οι κανόνες είναι διαφορετικοί επειδή οι άνθρωποι αποκρίνονται διαφορετικά όταν αλληλεπιδρούν ουσιαστικά. '

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε μια επιτυχημένη εικονική συνάντηση.

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας εικονικής σύσκεψης: Πώς να προετοιμαστείτε

«Το πρώτο πράγμα που κάνουμε προτού αποφασίσουμε ποιες τεχνολογίες και λογισμικό θα χρειαστούν είναι να αποφασίσουμε ποιον είναι το συμμετέχον κοινό και ποιες πληροφορίες μοιράζονται», λέει ο Drew Bowers, ερευνητής ψυχολόγος στην ομάδα ανθρώπινων παραγόντων του Πανεπιστημίου του Dayton Research Institute. «Διαπιστώσαμε ότι είναι καλύτερο για τους παρουσιαστές να σχεδιάσουν τα δεδομένα τους ή την παρουσίασή τους ανάλογα με το περιβάλλον στο οποίο θα παρουσιάσουν ή να επιλέξουν το καλύτερο περιβάλλον για να αντιπροσωπεύουν τα δεδομένα που έχουν». Ο Bowers λέει: «Δεν μπορείτε απλά να πάρετε μια παρουσίαση που δώσατε μπροστά σε ένα ζωντανό κοινό σε μια διάσκεψη και να την ρίξετε σε μια οθόνη βίντεο για ένα εικονικό κοινό και να περιμένετε τα ίδια αποτελέσματα, επειδή είστε περιορισμένοι, σε κάποιο βαθμό , στο πώς μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με το εικονικό κοινό σας.

inlinebuyerzonewidget
Ο Dennis επισημαίνει ότι όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση σε μια φυσική τοποθεσία, μπορείτε να είστε πιο απλοί για την ημερήσια διάταξη της συνάντησης και την παροχή υλικού. Έχετε επίσης το πλεονέκτημα να επιταχύνετε τους παρευρισκόμενους στο διάδρομο, στο καφετιέρα κ.λπ. Ωστόσο, μια επιτυχημένη εικονική συνάντηση απαιτεί πολύ περισσότερη προετοιμασία εκ των προτέρων. Η Colaric συνιστά να προγραμματίζονται οι εικονικές συναντήσεις πολύ νωρίτερα. «Στείλτε την ημερήσια διάταξη εκ των προτέρων, δημιουργήστε γραφικά για να ενισχύσετε το μήνυμά σας και προωθήστε τα σε όλους πριν από τη συνάντηση, καλέστε τα μέλη κάθε ομάδας που πρέπει να συμμετάσχουν», λέει.

Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει πληροφορίες σύνδεσης (κωδικούς πρόσβασης, διευθύνσεις URL και αριθμούς κλήσης) τουλάχιστον μια ημέρα νωρίτερα, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να δοκιμάσουν τυχόν απαιτούμενες λήψεις λογισμικού. Ίσως θέλετε επίσης να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να συνδεθούν τουλάχιστον 15 λεπτά πριν από την έναρξη της δοκιμής της συνδεσιμότητας, προτείνει η Laura Stack, συγγραφέας και πρόεδρος του The Productivity Pro, μιας εταιρείας κατάρτισης διαχείρισης χρόνου. 'Πραγματοποιήστε κλήση σε ρολό και βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν. Ελέγξτε το χρονοδιάγραμμα. Δώστε μια μέθοδο για να επικοινωνήσετε μαζί σας εκτός σύνδεσης σε περίπτωση που ένας panelist αντιμετωπίσει προβλήματα, λέει ο Stack.

Σημείωση: Εάν φιλοξενείτε έναν μεμονωμένο παρουσιαστή με συντονισμό μεγάλου κοινού, τότε είναι καλή ιδέα να ορίσετε έναν διαμεσολαβητή για να βοηθήσει τον κύριο παρουσιαστή. Ο διαμεσολαβητής μπορεί να υποστηρίξει τους συμμετέχοντες με τεχνικά ζητήματα, καθώς και να παρακολουθήσει τυχόν ερωτήσεις συνομιλίας που έρχονται. Έχοντας τον παρουσιαστή να προσπαθήσει να διαβάσει ερωτήσεις συνομιλίας επιβραδύνει τη ροή της παρουσίασης.

Dig Deeper: Νέο εργαλείο τηλεδιάσκεψης του iMeet

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας εικονικής σύσκεψης: Τεχνικά εργαλεία και απαιτήσεις

Η ομορφιά της διαδικτυακής τεχνολογίας συσκέψεων είναι ότι ακόμη και η πιο αρχική, γυμνή λειτουργία οστών, μπορεί να τη χρησιμοποιήσει. Το μόνο που απαιτείται είναι μια σύνδεση στο Διαδίκτυο, ήχος (από ηχεία υπολογιστή, μικρόφωνο ή μέσω τηλεφώνου) και μια κάμερα web (αυτόνομη ή ενσωματωμένη στην οθόνη / φορητό υπολογιστή σας). Οι μεγαλύτερες ομάδες ενδέχεται επίσης να χρειάζονται οθόνη προβολής ή μεγάλη οθόνη τηλεόρασης.

Όταν επιλέγετε μια υπηρεσία, σκεφτείτε «μικρό», λέει η Susan Colaric, βοηθός αντιπρόεδρος για την εκπαιδευτική τεχνολογία στο Saint Leo University στο Saint Leo της Φλόριντα. «Τα πιο αποτελεσματικά διαδικτυακά συνέδρια είναι εκείνα που χρησιμοποιούν μόνο την τεχνολογία που απαιτείται. KIS-, κρατήστε το απλό-; είναι ο καλύτερος τρόπος για να εστιάσετε τους ανθρώπους στο μήνυμά σας και όχι στην τεχνολογία. ' Ορισμένα διαδικτυακά προϊόντα Ιστού περιλαμβάνουν Adobe Acrobat Connect , Πηγαίνω σε συνάντηση , Microsoft Office Live Συνάντηση και WebEx .

Οι επιχειρηματίες πρέπει επίσης να προσέχουν ότι δεν θα συνεργάζονται όλα τα συστήματα τηλεδιάσκεψης. Αποφύγετε την αμηχανία καθυστερήσεων και τεχνικών δυσλειτουργιών δοκιμάζοντας τη συνδεσιμότητα όλων των ιστότοπων πριν από τη συνάντηση. «Η προσπάθεια χρήσης ενός αναλογικού συστήματος βίντεο στο ένα άκρο και ενός ψηφιακού συστήματος από την άλλη μπορεί να προκαλέσει πλήθος προβλημάτων και ακόμη και η ψηφιακή σε ψηφιακή διάσκεψη μπορεί να είναι προβληματική εάν ένα παλαιότερο πρόγραμμα λογισμικού χρειάζεται αναβάθμιση πριν μπορεί» «ένα νεότερο πρόγραμμα», λέει ο Bowers.

Dig Deeper: No Fly Zone: Εικονικές συναντήσεις

ο Sal vulcano είναι ομοφυλόφιλος;

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή μιας εικονικής σύσκεψης: Μείνετε εστιασμένοι

Rick Maurer, συγγραφέας του Πέρα από το τείχος της αντίστασης και Γιατί δεν θέλετε αυτό που θέλω; συμβουλεύει τους χρήστες να αφαιρέσουν περισπασμούς. Το πλεονέκτημα των εικονικών συναντήσεων είναι η δυνατότητα κράτησής τους σχεδόν οπουδήποτε-. Το μειονέκτημα των εικονικών συναντήσεων είναι επίσης η δυνατότητα κράτησής τους σχεδόν οπουδήποτε. Οι συμμετέχοντες στη διαδικτυακή συνάντηση μπορούν να καλέσουν ή να συνδεθούν από το τοπικό καφενείο, τα σαλόνια του αεροδρομίου, τα οικιακά γραφεία κ.λπ. επιλέξτε να 'απενεργοποιήσετε όλους τους συμμετέχοντες και να λάβετε ερωτήσεις μόνο μέσω του πλαισίου συνομιλίας', λέει ο Stack.

Ο Maurer συμβουλεύει επίσης να μην προσπαθήσετε να συμπιέσετε πολλά πράγματα σε μία συνάντηση. «Κρατήστε την εστίαση σε ένα ή δύο θέματα. Αν πρέπει να καλύψετε περισσότερα αντικείμενα, τότε δώστε στους ανθρώπους χρόνο να τεντώσουν, να κάνουν ένα διάλειμμα στο μπάνιο ή να αναπληρώσουν τον καφέ τους. Διατηρήστε κάθε τμήμα της συνάντησης σύντομο - όχι περισσότερο από 30 λεπτά. '

Σημείωση: Τα ριγέ πουκάμισα δεν μεταδίδονται καλά στη φωτογραφική μηχανή ούτε μεγάλα, γυαλιστερά κοσμήματα. Και τα δύο μπορούν να αποσπάσουν οπτικά. Προσπαθήστε να περιορίσετε τις κινήσεις του σώματός σας στο ελάχιστο, καθώς η υπερβολική κίνηση μπορεί πραγματικά να υποβαθμίσει την ποιότητα του βίντεο.

Dig Deeper: Συνεδρίαση στον Ιστό: Ποια εργαλεία πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή εικονικής συνάντησης: Εθιμοτυπία

ποιος βγαίνει με τη Λέξι Τόμσον

«Το κλειδί για μια επιτυχημένη τηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη είναι να θυμάστε ότι είστε σε μια συνάντηση», τονίζει ο Colaric. «Δώστε την πλήρη προσοχή σας στους συμμετέχοντες όπως θα κάνατε αν ήσασταν στο ίδιο δωμάτιο. Μην αποσπούν την προσοχή σας μέσω e-mail, περιήγησης στο Web ή γραπτών μηνυμάτων. Προσπαθήστε να μην τρώτε ή να πίνετε, ώστε να μπορείτε να είστε προετοιμασμένοι αν σας απευθύνονται ερωτήσεις. '

Ένας καλός κανόνας; Ο Colaric λέει, «Πάντα υποθέτουμε όταν μπαίνεις στο δωμάτιο ότι τα μικρόφωνα είναι ήδη ζωντανά σε άλλες τοποθεσίες! Αυτό βοηθά στην αποφυγή μετάδοσης οποιασδήποτε ξένης συνομιλίας πριν από τη σύσκεψη, όταν ενδέχεται να μην την προτίθεστε. '

Επισημαίνει επίσης ότι οι συναντήσεις βιντεοδιάσκεψης θα πρέπει να κινούνται με ελαφρώς πιο αργό ρυθμό από μια τυπική συνάντηση λόγω καθυστέρησης δύο έως τριών δευτερολέπτων για την επικοινωνία των περισσότερων συστημάτων. Εάν ηγείτε τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν αρκετές παύσεις μετά την υποβολή μιας ερώτησης. Εάν είστε συμμετέχων, δώστε προσοχή στον εαυτό σας πριν απευθυνθείτε στην ομάδα, σηματοδοτώντας με το χέρι σας ή λέγοντας «ερώτηση» ή «σχόλιο» και στη συνέχεια περιμένετε μερικά δευτερόλεπτα πριν συνεχίσετε ».

Οι συμμετέχοντες θα πρέπει επίσης να κάνουν οπτική επαφή κοιτάζοντας την κάμερα. Θα κάνει τη συνομιλία μεταξύ των συμμετεχόντων πιο φυσική. Το παρακάτω είναι ένα γρήγορο φύλλο εξαπάτησης σχετικά με την εθιμοτυπία:

Η 8 Εθιμοτυπία Συνδιάσκεψης Βίντεο

Να είστε ευγενικοί με άλλους συμμετέχοντες
Μιλήστε καθαρά
Κρατήστε τις σωματικές κινήσεις ελάχιστες
Μετακινήστε και χειρονομώ αργά και φυσικά
Διατηρήστε την επαφή με τα μάτια κοιτάζοντας την κάμερα
Ντύστε κατάλληλα
Κάντε τη συνεδρία κινούμενη
Να είστε ο εαυτός σας και να διασκεδάσετε!

Η 7 Απαγορεύεται η Εθιμοτυπία Συνδιάσκεψης Βίντεο

Μην κάνετε ήχους που αποσπούν την προσοχή
Μην φωνάζεις
Μην κάνετε αποσπαστικές κινήσεις
Μην διακόψετε άλλα ηχεία
Μην συνεχίζετε δευτερεύουσες συνομιλίες
Μην φοράτε «θορυβώδη» κοσμήματα
Μην καλύπτετε το μικρόφωνο

Πηγή: Γραφείο Πληροφορικής του Πανεπιστημίου St. Leo

Σημείωση: Εάν η επιχείρησή σας στο dong παγκοσμίως, ελέγξτε ιστότοπους όπως executiveplanet.com και kissbowshakehands.com για πόρους σχετικά με τη διεθνή επιχειρηματική εθιμοτυπία.

Dig Deeper: Η υπόθεση και το σχέδιο, για την εικονική εταιρεία

5 συμβουλές για τη διεξαγωγή εικονικής συνάντησης: Συμμετοχή συμμετεχόντων

Ο Ντένις λέει ότι υπάρχει μια τάση στις εικονικές συναντήσεις να ξεκινήσουν απευθείας στην εργασία, η οποία μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη δημιουργία σχέσεων. Συνιστά να σπάσετε τον πάγο, πηγαίνοντας γύρω από το «εικονικό» δωμάτιο και ζητώντας από όλους να παρουσιάσουν τον εαυτό τους και να μοιραστούν κάτι για το Σαββατοκύριακο τους ή να μιλήσουν για κάτι που ανυπομονούν, για να προσθέσουν ένα κοινωνικό στοιχείο στις διαδικασίες. «Όλα όσα μπορείτε να προσομοιώσετε από πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις είναι καλά».

Ο Stack λέει να ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να υποβάλουν τις ερωτήσεις τους για το θέμα πριν ξεκινήσει το πρόγραμμα. Προτείνει επίσης άλλες μεθόδους για τη διατήρηση της συμμετοχής του κοινού κατά τη διάρκεια του διαδικτυακού σεμιναρίου, όπως η ψηφοφορία ή η ερώτηση και η απάντηση μέσω συνομιλίας.

Ο Colaric προτείνει να κάνετε συχνά ερωτήσεις τόσο για να προσελκύσετε απομακρυσμένους συμμετέχοντες όσο και για να διατηρήσετε μια προσωπική σύνδεση. Όμως, τονίζει, να είστε σαφείς στις ερωτήσεις σας. «Ρωτήστε ένα συγκεκριμένο άτομο μια συγκεκριμένη ερώτηση. Η υποβολή ανοιχτών ερωτήσεων σε ένα μεγάλο απομακρυσμένο κοινό συχνά οδηγεί σε «νεκρό αέρα» και στη συνέχεια πολλοί άνθρωποι μιλούν ταυτόχρονα ».

Dig Deeper: Πώς επικοινωνεί μια εικονική εταιρεία

kim zolciak ημερομηνία γέννησης

Σημείωση εκδότη: Ψάχνετε για τηλεδιάσκεψη για την εταιρεία σας; Εάν θέλετε πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να ζητήσετε από τον συνεργάτη μας, το BuyerZone, δωρεάν πληροφορίες:

Συντακτική αποκάλυψη: Η Inc. γράφει για προϊόντα και υπηρεσίες σε αυτό και άλλα άρθρα. Αυτά τα άρθρα είναι συντακτικά ανεξάρτητα - αυτό σημαίνει ότι οι συντάκτες και οι δημοσιογράφοι ερευνούν και γράφουν σε αυτά τα προϊόντα χωρίς καμία επιρροή οποιουδήποτε τμήματος μάρκετινγκ ή πωλήσεων. Με άλλα λόγια, κανείς δεν λέει στους δημοσιογράφους ή στους εκδότες μας τι να γράψουν ή να συμπεριλάβουν στο άρθρο συγκεκριμένες θετικές ή αρνητικές πληροφορίες σχετικά με αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Το περιεχόμενο του άρθρου είναι αποκλειστικά στη διακριτική ευχέρεια του δημοσιογράφου και του συντάκτη. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι μερικές φορές συμπεριλαμβάνουμε συνδέσμους προς αυτά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες στα άρθρα. Όταν οι αναγνώστες κάνουν κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους και αγοράσουν αυτά τα προϊόντα ή υπηρεσίες, η Inc μπορεί να αποζημιωθεί. Αυτό το μοντέλο διαφήμισης που βασίζεται στο ηλεκτρονικό εμπόριο - όπως κάθε άλλη διαφήμιση στις σελίδες των άρθρων μας - δεν έχει καμία επίδραση στην κάλυψη της σύνταξής μας. Οι δημοσιογράφοι και οι συντάκτες δεν προσθέτουν αυτούς τους συνδέσμους, ούτε θα τα διαχειρίζονται. Αυτό το διαφημιστικό μοντέλο, όπως και άλλα που βλέπετε στην Inc, υποστηρίζει την ανεξάρτητη δημοσιογραφία που βρίσκετε σε αυτόν τον ιστότοπο.