Κύριος Επιχειρηματικό Λογισμικό Έγγραφο ή Docx; Ποια μορφή γραφείου θα χρησιμοποιηθεί

Έγγραφο ή Docx; Ποια μορφή γραφείου θα χρησιμοποιηθεί

Το Ωροσκόπιο Σας Για Αύριο

'Δεν μπορώ να ανοίξω το έγγραφο που μου στείλατε!'

Αυτό ήταν συχνό παράπονο από χρήστες του Microsoft Office 2003 και παλαιότερου λογισμικού επεξεργασίας κειμένου από τότε που ξεκίνησε η Microsoft Office 2007 και εισήγαγε τη μορφή .docx. «Στην αρχή κάθε εξαμήνου, προσλαμβάνουμε νέους ασκούμενους που είναι φοιτητές», λέει ο Matt Brownell, εκδότης του Πρωτοβουλία απεργιών , μια εταιρεία μάρκετινγκ και δημοσίων σχέσεων που ασχολείται κυρίως με ομιλητές, συγγραφείς και συμβούλους και χρησιμοποιεί το Microsoft Office 2003. «Τείνουν να έχουν νέους φορητούς υπολογιστές και έχουν την τελευταία έκδοση του Office και μας στέλνουν βιογραφικά που δεν μπορούμε να ανοίξουμε '

πόσα παιδιά έχει ο Jim Harbaugh

Αν και η Microsoft προσφέρει ένα δωρεάν πρόγραμμα μετατροπών που οι χρήστες μπορούν να κατεβάσουν από τον ιστότοπό της, όπως πολλοί χρήστες του Office 2003, ο Brownell και οι συνεργάτες του δεν ήθελαν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη λύση. Αντ 'αυτού, οι υποψήφιοι ασκούμενοι κλήθηκαν να υποβάλουν εκ νέου τα βιογραφικά τους ως αρχεία .doc. Αλλά ο Ictus είχε λιγότερες επιλογές όταν οι πελάτες έστειλαν αρχεία .docx. Και, ανακάλυψε ο Μπράουνελ, το πρόβλημα δεν περιοριζόταν στο Microsoft Word. Υπήρχαν και νέα αρχεία .pptx για το PowerPoint και .xlsx αρχεία για το Excel επίσης. «Τις προάλλες, ανέθεσα ένα πρόγραμμα σε έναν ασκούμενο για να της παράγει ένα υπολογιστικό φύλλο», λέει ο Brownell. Ήρθε ως αρχείο .xlsx. Σε εκείνο το σημείο, τελικά παραχώρησα και κατέβασα τον μετατροπέα, αλλά δεν ήμουν ευχαριστημένος για αυτό. '

«Αναβάθμισα σε Microsoft Office 2008 για Mac το 2008 », λέει ο Kimberly Hathaway, διευθύνων εταίρος της Hathaway PR . 'Τι ήταν όμως αυτό το' Χ '; Ήταν σχεδόν σαν να μην έπρεπε να ασχοληθούμε με την αναβάθμιση. ' Οι περισσότεροι πελάτες υψηλής τεχνολογίας έχουν το Office 2007, σημειώνει - αλλά αποτελούν περίπου το 10% της επιχείρησής της. «Για τα υπόλοιπα, πραγματικά δεν ξέρετε ποιος έχει το νέο γραφείο και ποιος όχι», λέει. «Κάνουμε πολλή δουλειά με μικρότερες τοπικές εκδόσεις και δεν έχουν τη νεότερη έκδοση του Office». Ένας πελάτης, ένας δικηγόρος, χρησιμοποιεί μια παλαιότερη έκδοση του WordPerfect, παρουσιάζοντας ένα άλλο σύνολο προβλημάτων.

«Δεν θέλω το γραφείο μου να εμφανίζεται απαρχαιωμένο», λέει ο Hathaway. Κατά τη γνώμη της, η αποστολή αρχείων .doc σε χρήστες του Office 2007 κινδυνεύει να στείλει αυτό το μήνυμα. 'Αν δω κάποιο άτομο χρησιμοποιεί .docx, τότε στέλνω ένα αρχείο .docx.' Σε περίπτωση αμφιβολίας, στέλνει ένα αρχείο .doc για να μην ενοχλήσει οποιονδήποτε χρησιμοποιεί την παλαιότερη έκδοση του Word. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα αρχεία στις απαιτούμενες μορφές, η πολιτική για την εταιρεία της είναι να αποθηκεύει κάθε έγγραφο σε τρεις μορφές: .doc, .docx και .pdf.

«Από μία έως τρεις φορές την εβδομάδα, έχουμε ένα πρόβλημα όταν κάποιος ξεχνά και στέλνει ένα αρχείο .docx και πρέπει να ξαναστείλουμε κάτι στην παλαιότερη μορφή», λέει. «Είναι απογοητευτικό πόσος χρόνος και ενέργεια ξοδεύεται στην ηλίθια διαμόρφωση».

Γιατί η Microsoft πρόσθεσε το x

Σε χρήστες όπως οι Hathaway και Brownell, η νέα μορφή φαίνεται να προκαλεί ερεθισμό και να αναγκάζει τους χρήστες να κάνουν αναβάθμιση νωρίτερα στο νεότερο λογισμικό. «Νομίζω ότι υπήρχε αρχική δυσπιστία μεταξύ των χρηστών ότι δεν ήταν καθόλου συμβατή με την παλιά έκδοση», λέει ο Brownell. Υποθέσαμε ότι ήταν ένα πρόβλημα που θα επιλυθεί. Εάν ήταν δυνατό να δημιουργηθεί αυτή η νέα μορφή, γιατί δεν θα μπορούσαν να το κάνουν συμβατό προς τα πίσω; '

Αλλά η δημιουργία μιας συμβατής προς τα πίσω μορφής θα ήταν αδύνατη, καθώς με τα .docx, pptx και .xlsx, η εταιρεία έκανε μια θεμελιώδη αλλαγή στον τρόπο δημιουργίας των αρχείων της. Οι νέες μορφές αρχείων βασίζονται σε Extensible Markup Language ή XML, ένα ευρέως αναγνωρισμένο πρότυπο εγγράφου.

Στην πραγματικότητα, η μετάβαση σε .docx, .pptx και .xlsx είναι μέρος μιας μετάβασης σε ένα πιο ανοιχτό πρότυπο μορφοποίησης αρχείων για τη Microsoft, επιτρέποντας στους προγραμματιστές να δημιουργούν πιο εύκολα εφαρμογές που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα εντός εγγράφων του Word (για μεταφορά σε ιστοσελίδα, για παράδειγμα), και επίσης για να διευκολύνεται το άνοιγμα εγγράφων Word για άλλο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Ορισμένοι ισχυρίζονται ότι η Microsoft έκανε την κίνηση να ανταγωνιστεί τα αρχεία Open Document Format (.odf), μια μορφή ανοιχτού κώδικα που είναι δημοφιλής, ειδικά εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών. «Το λογισμικό μας υποστηρίζει αρχεία .odf και .docx, καθώς και αρχεία .pdf», απαντά ο Gray Knowlton, διαχειριστής προϊόντων ομάδας του Office για προγραμματιστές της Microsoft. «Η κίνηση που κάναμε είναι να είμαστε πιο ανοιχτοί και πιο διαφανείς».

γάμος μίνα κιμς Νικ Σιλβέστερ

Και τα αρχεία που βασίζονται σε XML έχουν άλλα πλεονεκτήματα, λέει. Για ένα πράγμα, είναι πιο συμπιεσμένα από τα αρχεία .doc. «Ένα έγγραφο του Word που χρησιμοποιεί τη μορφή .docx θα μπορούσε να είναι το μισό ή τα τρία τέταρτα του μεγέθους που θα είχε ως αρχείο .doc», λέει. Αυτό εξοικονομεί χώρο στο σκληρό δίσκο και εύρος ζώνης. Επίσης, εάν προσπαθήσατε να ανοίξετε ένα κατεστραμμένο αρχείο σε μορφή .doc, το Word απλά δεν θα μπορούσε να το ανοίξει. Πολλά δεδομένα χάθηκαν με αυτόν τον τρόπο. Όταν ανοίγετε ένα αρχείο .docx που είναι κατεστραμμένο, θα εξακολουθεί να ανοίγει και μπορείτε να δείτε και να χρησιμοποιήσετε όλα τα μέρη που δεν είναι κατεστραμμένα. '

Dan Gookin, συγγραφέας του Microsoft Word για ανδρείκελα (που διατίθεται και στις δύο εκδόσεις 2003 και 2007) συμφωνεί ότι, αν και απογοητεύει πολλούς χρήστες, η νέα μορφή φέρνει σημαντικά οφέλη. «Δεν μπορείτε να κολλήσετε με παλιές μορφές αρχείων για πάντα», λέει. Και, προσθέτει, 'Επειδή είναι τόσο ευέλικτο και αναβαθμίσιμο, νομίζω ότι θα παραμείνουν με τη μορφή .docx για πολύ καιρό ακόμη.'

Αντιμετώπιση των .doc και .docx

Εάν το .docx είναι εδώ για να μείνει, αλλά οι περισσότεροι χρήστες εξακολουθούν να έχουν το Word 2003, ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διαχείριση των διενέξεων μορφής αρχείων; Ακολουθούν ορισμένες στρατηγικές που μπορεί να σας βοηθήσουν, ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε.

Εάν χρησιμοποιείτε το Word 2003:

Κατεβάστε τον μετατροπέα.Ο απλούστερος τρόπος αντιμετώπισης του .docx και άλλων αρχείων που βασίζονται σε XML είναι να κατεβάσετε δωρεάν τη Microsoft μετατροπέας . Μόλις εγκατασταθεί, το Office 2003 θα ανοίξει αρχεία .doc, .xlsx και .pptx, με παύση λίγων δευτερολέπτων για μετατροπή.
Χρησιμοποιήστε τα Έγγραφα Google. Έγγραφα Google θα ανοίξει ένα αρχείο .docx μέσω της διαδικτυακής του διεπαφής. Είναι δωρεάν, αν και πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Google.
Δοκιμάστε το Open Office.Η τρέχουσα έκδοση του Ανοιχτό γραφείο μπορεί να ανοίξει αρχεία .docx και είναι δωρεάν.
Περιμένετε να αγοράσετε το Office 2007.Με την κυκλοφορία του Office 2010 που έχει προγραμματιστεί για αυτό το καλοκαίρι, η επένδυση στο Office 2007 δεν έχει νόημα σε αυτό το σημείο. Από την άλλη πλευρά, αν είστε περίεργοι, μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν δοκιμαστική έκδοση του Office 2010 για να παίξετε.

Εάν χρησιμοποιείτε το Word 2007:

Ορίστε το .doc ως την προεπιλεγμένη μορφή σας.«Η νεότερη μορφή είναι πολύτιμη και νομίζω ότι όλοι πρέπει να στραφούν σε αυτό τελικά», λέει ο Gookin. 'Αλλά προς το παρόν, θα πρέπει να ρυθμίσετε το Office 2007 για να αποθηκεύσετε αρχεία σε μορφή .doc από προεπιλογή. Άτομα με τη νεότερη έκδοση του Word μπορούν να ανοίξουν την παλαιότερη μορφή - και μπορεί να μην παρατηρήσουν καν τη διαφορά. '