Ενώ το cloud computing δεν είναι ακριβώς μια νέα ιδέα, οι Εφαρμογές Google σίγουρα βελτίωσαν την τεχνολογία έτσι ώστε οι επιχειρήσεις παντού να μπορούν να επωφεληθούν από την ταχύτητα, την προσβασιμότητα και τον αποθηκευτικό χώρο της. Η σουίτα Εφαρμογών Google, η οποία περιλαμβάνει τόσο δημοφιλή εμπορικά σήματα όπως το Gmail, το Ημερολόγιο Google και τα Έγγραφα Google, μπορεί να κάνει τη ροή εργασίας μεταξύ των υπαλλήλων σας πιο ρευστή και ακόμη και να παρέχει καλύτερες μεθόδους αλληλεπίδρασης με πελάτες και πελάτες. Ο παρακάτω οδηγός θα επισημάνει τους λόγους και τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να εφαρμόσετε τις Εφαρμογές Google για τη βελτίωση των λειτουργιών της εταιρείας σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Apps για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας: Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Google Apps;
Ένα από τα άμεσα οφέλη που έχει το Google Apps για επιχειρήσεις σε σχέση με το παραδοσιακό λογισμικό για επιτραπέζιους υπολογιστές, όπως το Microsoft Office, είναι η αποδοτικότητα κόστους. Με μόλις 50 $ ετησίως, η σουίτα Εφαρμογών Google περιλαμβάνει απεριόριστο αριθμό λογαριασμών χρηστών, πρόσβαση σε όλες τις εφαρμογές της Google, 25 GB αποθήκευσης e-mail ανά υπάλληλο, 24/7 υποστήριξη πελατών και εγγύηση χρόνου λειτουργίας δικτύου 99,9%. (Υπάρχει επίσης μια δωρεάν έκδοση με περιορισμένο ποσό ασφάλειας δικτύου και λογαριασμών χρηστών, καθώς και λιγότερες εφαρμογές και αποθηκευτικός χώρος.) Σε σύγκριση με τα περισσότερα λογισμικά επιχειρήσεων και πληροφορικής, τα οποία συχνά συνοδεύονται από περιορισμένο αριθμό αδειών ανά αγορά (για να μην αναφέρουμε απαραίτητη εξωτερικοί διακομιστές για να φιλοξενήσουν το σύστημα), οι Εφαρμογές Google ενδέχεται να είναι μόνο το κλειδί για τη συμπίεση μερικών επιπλέον μετρήσεων από τον προϋπολογισμό σας.
«Εάν αγοράζαμε αντίγραφα του Microsoft Office για όλους στην εταιρεία, ήδη εξοικονομούμε δεκάδες χιλιάδες δολάρια», λέει ο Brian Wyrick, αντιπρόεδρος επιχειρήσεων στο Raidious, μια εταιρεία ανάπτυξης περιεχομένου με έδρα την Ινδιανάπολη. Μαζί με την εξοικονόμηση κόστους, ο Wyrick λέει ότι ο Raidious υιοθέτησε τη σουίτα Google Apps λόγω της προσβασιμότητας που παρέχει στους σχεδιαστές και τους παραγωγούς τους σε διάφορα μέρη της χώρας.
«Το βοηθητικό πρόγραμμα είναι καλό για κάθε νεοσύστατη εταιρεία», λέει ο Wyrick, «και το να μπορείς να μιλάς με ένα νέο μίσθωμα στο τηλέφωνο και να τα εγκαθιστάς με ένα πρόγραμμα Ιστού χωρίς να χρειάζεται να έχεις πρόσβαση σε κάποιον IT υπέροχο πράγμα. '
Ένα άλλο πλεονέκτημα των Εφαρμογών Google είναι η ικανότητα κάθε εφαρμογής να ενοποιείται μεταξύ τους - μια δυνατότητα για την οποία ο Ken Hayes, ιδιοκτήτης μιας διαφημιστικής εταιρείας Διαδικτύου με έδρα το Toluca Lake, Καλιφόρνια, λέει ότι είναι ευγνώμων. 'Αυτό που είναι καλό για τις Εφαρμογές Google είναι το γεγονός ότι μπορώ να δημιουργήσω έναν κύριο λογαριασμό για την επιχείρησή μου - και το ηλεκτρονικό μου ταχυδρομείο, το ημερολόγιο και ο ιστότοπός μου είναι όλοι συνδεδεμένοι', λέει. «Σίγουρα, υπάρχει καλύτερο e-mail εκεί έξω, αλλά κανείς δεν έχει καταλάβει πώς να τα συνδέσει όλα όπως το Google».
Dig Deeper: Εφαρμογές Google στο παιχνίδι
Τρόπος χρήσης των Εφαρμογών Google για τη βελτίωση της επιχείρησής σας: Εξορθολογισμός της εσωτερικής επικοινωνίας με το Gmail
Όταν το Gmail έφτασε για πρώτη φορά στη σκηνή, ο προσωπικός πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επαινέθηκε για την φαινομενικά απύρητη χωρητικότητα αποθήκευσης και τις γρήγορες δυνατότητες αναζήτησης εισερχομένων. Αλλά με την ενσωμάτωση των Εφαρμογών Google, πολλές από τις λειτουργίες του Gmail λειτουργούν εξίσου αποτελεσματικά για τις επιχειρήσεις. Και πάλι, ένα από τα πιο ευεργετικά χαρακτηριστικά του Gmail είναι ο παράγοντας cloud - δεδομένου ότι δεν υπάρχει δυσκίνητο λογισμικό για να ανησυχείτε, το Gmail είναι προσβάσιμο στους υπαλλήλους σας από οπουδήποτε, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε λήψη επαφών ή μηνυμάτων σε συσκευές.
«Ένα από τα σπουδαία πράγματα για το Gmail είναι ότι βασίζεται στο πρόγραμμα περιήγησης», λέει ο Wyrick. «Συνδεόμαστε μέσω των τηλεφώνων μας και των πελατών IMAP. Είναι αυτή η ικανότητα να μην χρειάζεται να πείτε, 'εδώ είναι η εγκατάσταση του Outlook.'
Οι συνομιλίες με το νήμα του Gmail βοηθούν επίσης στην απλοποίηση των μηνυμάτων μεταξύ συναδέλφων. Για παράδειγμα, εάν πολλά μέρη είναι CCCC σε ένα e-mail, ή αν πολλά e-mail έχουν την ίδια γραμμή θέματος, όλα αυτά τα μηνύματα ομαδοποιούνται μαζί με κάθε νέο e-mail που αποστέλλεται, καθισμένος τέλεια στην κορυφή του εισερχόμενα και εξαλείφοντας την ταλαιπωρία του ελέγχου των προηγούμενων μηνυμάτων.
Επίσης, κάθε περιβάλλον γραφείου πρέπει να έχει μια μέθοδο για γρήγορη αποστολή μηνυμάτων, και η απάντηση του Gmail είναι η Συνομιλία Google, η οποία είναι ενσωματωμένη απευθείας στη διεπαφή των εισερχομένων. «Μειώσαμε πραγματικά την ανάγκη για το εσωτερικό σύστημα τηλεφωνίας μας», λέει ο Wyrick σχετικά με τη χρήση του messenger από τον Raidious. Η δυνατότητα συνομιλίας έχει επίσης ένα στοιχείο τηλεδιάσκεψης που μπορεί να είναι χρήσιμο όταν οι συνάδελφοι και οι εργαζόμενοι πρέπει να ανταποκρίνονται από απομακρυσμένες τοποθεσίες.
Ενώ το Gmail είναι ένας μεγάλος πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η Wyrick συνιστά την εκχώρηση πολλών διαχειριστών λογαριασμού για τον κοινόχρηστο λογαριασμό της επιχείρησής σας. «Μόλις εγγραφείτε, δεν θέλετε ποτέ να έχετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι», λέει. «Κάποια μέρα θα πρέπει να κάνετε κάτι όταν αυτός ο διαχειριστής δεν είναι διαθέσιμος».
Dig Deeper: Μην πληρώνετε ποτέ ξανά για φιλοξενία μέσω email
Τρόπος χρήσης των Εφαρμογών Google για τη βελτίωση της επιχείρησής σας: Συγχρονισμός συσκέψεων και εκδηλώσεων μέσω του Ημερολογίου Google
Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησής σας, ο προγραμματισμός ραντεβού μπορεί να είναι πραγματικός πονοκέφαλος. Μερικοί υπάλληλοι (ή, μόνο ένας) είναι συνήθως υπεύθυνοι για την παρακολούθηση και την αναμετάδοση ημερομηνιών και ωρών, μιας μεθόδου που ευνοεί τις καθυστερήσεις και τις χαμένες συναντήσεις. Με το Ημερολόγιο Google, πολλοί υπάλληλοι μπορούν να δημοσιεύουν συμβάντα σε ένα ημερολόγιο στο οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση και να επεξεργαστεί αναλόγως ολόκληρη η εταιρεία. Επιπλέον, αυτά τα ημερολόγια μπορούν να έχουν χρωματική κωδικοποίηση, έτσι ώστε ο θεατής να ενημερώνεται για αλλαγές στις συναντήσεις. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να ορίσουν δικαιώματα σε ημερολόγια, έτσι ώστε μόνο ορισμένοι υπάλληλοι να μπορούν να βλέπουν ή να επεξεργάζονται αντικείμενα.
Ο Greg Cross, ιδρυτής της Cross Creative, μιας εταιρείας ψηφιακού μάρκετινγκ με έδρα το Greenfield της Ιντιάνα, λέει ότι πρόσφατα ενθάρρυνε έναν από τους μεγάλους πελάτες του να υιοθετήσει το Ημερολόγιο Google για να βοηθήσει στην ταξινόμηση και την προστασία των ραντεβού. «[Αυτός] κατέχει ένα συμβουλευτικό κέντρο και ήρθε σε μένα και είπε:« Έχουμε τέσσερις συμβούλους και ψάχνουμε έναν τρόπο ώστε οι πελάτες μας να προγραμματίζουν ραντεβού στο Διαδίκτυο και να τους διατηρούν ιδιωτικούς », λέει ο Cross. 'Μπορείτε να το ρυθμίσετε έτσι ώστε να μην δείχνει ότι έχετε μια συμβουλευτική συνεδρία με τον' John Doe 'για την κατάθλιψη.'
Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό του Ημερολογίου Google είναι η δυνατότητα δημιουργίας εκδηλώσεων μέσω του Gmail. Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση e-mail ενός υπαλλήλου σε μια εκδήλωση στο ημερολόγιο, αποστέλλεται στον υπάλληλο μια πρόσκληση για να επιβεβαιώσει την παρουσία του. Μετά την επιβεβαίωση, κάθε υπάλληλος μπορεί να δει και να προσθέσει σημειώσεις στο συμβάν.
Dig Deeper: Tech Talk: Η διαφημιστική εταιρεία μεταβαίνει στην εφαρμογή ιστού
Τρόπος χρήσης των Εφαρμογών Google για τη βελτίωση της επιχείρησής σας: Βελτίωση της συνεργασίας και της διαχείρισης έργων με τα Έγγραφα Google
Τα Έγγραφα Google είναι μια εφαρμογή που επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να δημιουργούν και να επεξεργάζονται έγγραφα, παρουσιάσεις και υπολογιστικά φύλλα - όλα στον Ιστό. Συνήθως, οι συνεργάτες μοιράζονται έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνημμένων μεταξύ τους, το οποίο συχνά οδηγεί σε λανθασμένες εκδόσεις αρχείων και σε διάσπαρτα, λανθασμένα αντίγραφα. Με τα Έγγραφα Google, το αρχείο επεξεργάζεται στο cloud, όπου οι αναθεωρήσεις αποθηκεύονται και ανακτώνται αυτόματα.
Όπως οι περισσότερες από τις άλλες Εφαρμογές Google, οι διαχειριστές μπορούν να ορίσουν δικαιώματα στα Έγγραφα Google, ώστε να επιτρέπεται μόνο σε συγκεκριμένους εργαζόμενους να βλέπουν και να μοιράζονται αρχεία. Ένα άλλο βολικό χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα εξαγωγής των εγγράφων σε διαφορετικούς τύπους επεκτάσεων αρχείων, η οποία μπορεί να είναι χρήσιμη σε εκείνες τις στιγμές που ένας πελάτης ή πελάτης χρειάζεται ένα αρχείο PDF ASAP.
«Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google εσωτερικά», λέει ο Cross. «Έχω έναν γραφίστα που λειτουργεί μόνο με μερική απασχόληση, οπότε δημοσιεύω εκτιμήσεις και προτάσεις πελατών εκεί». Η χρήση των Εγγράφων Google για την επεξεργασία άλλων κοινών αρχείων, όπως δρομολογίων, ενημερωτικών δελτίων και άρθρων, μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση κοινών ζητημάτων που προκύπτουν μεταξύ των εργαζομένων κατά τη συνεργασία σε έργα.
Το Wyrick of Raidious, εξίσου χρήσιμο με τα Έγγραφα Google για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, λέει ότι ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι το γεγονός ότι οι άνθρωποι του προσωπικού σας θα έχουν διαφορετικούς βαθμούς δεξιοτήτων υπολογιστή. Έτσι, εάν και όταν εφαρμόσετε τα Έγγραφα Google για τη δημιουργία και την επεξεργασία των πιο σημαντικών αρχείων σας, λέει ο Wyrick, ίσως είναι χρήσιμο να ορίσετε έναν πρωταθλητή έργου που κατανοεί την εφαρμογή.
«Μπορεί να υπάρχουν μερικοί χρήστες που θα είναι λιγότερο ενθουσιασμένοι για τις αλλαγές», λέει ο Wyrick. Συμβουλεύει επίσης τους νεοεισερχόμενους να επισκέπτονται τον οδηγό βοήθειας στον ιστότοπο Google Apps.
Dig Deeper: 10 συμβουλές για την εκκίνηση της τεχνολογίας σας
Τρόπος χρήσης των Εφαρμογών Google για τη βελτίωση της επιχείρησής σας: Κοινή χρήση εταιρικών γνώσεων με ιστότοπους Google
Οι Ιστότοποι Google είναι ένα βασικό εργαλείο δημιουργίας ιστότοπων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εταιρείες για να δημιουργήσουν ένα ιδιωτικό κέντρο πληροφοριών intranet για υπαλλήλους ή ακόμη και έναν δημόσιο τομέα που χρησιμεύει ως πρόσωπο της επιχείρησής σας. Οι Ιστότοποι Google σάς επιτρέπουν να εισάγετε πληροφορίες από άλλες εφαρμογές, όπως το ημερολόγιο ραντεβού ή τις τυπικές φόρμες πελατών και να τις δημοσιεύετε στον ιστότοπό σας για εύκολη πρόσβαση σε υπαλλήλους ή πελάτες.
«Οι Ιστότοποι Google είναι σαν ένα σύστημα wiki», λέει ο Hayes, ο οποίος χρησιμοποιεί την εφαρμογή έτσι ώστε αυτός και ο συνεργάτης του στη Δανία να μπορούν να παρακολουθούν τα εταιρικά έργα, τις ιδέες και τους εργολάβους. 'Έχω δημιουργήσει τμήματα για ιδέες ανταγωνιστών που θέλουμε να βελτιώσουμε, ακόμη και προβλήματα που θέλουμε να επιδιορθώσουμε στην επιχείρησή μας.'
Μπορείτε να ορίσετε μόνο συγκεκριμένους υπαλλήλους για να έχουν διοικητικές δυνατότητες, δηλαδή επεξεργασία και δημοσίευση πληροφοριών ιστότοπου ή παραχώρηση πρόσβασης σε ολόκληρη την ομάδα σας (ειδικά εάν εργάζεστε με στενά συνδεδεμένο προσωπικό).
Dig Deeper: Top 10 δωρεάν εφαρμογές και υπηρεσίες για επιχειρήσεις
Τρόπος χρήσης των Εφαρμογών Google για τη λειτουργία της επιχείρησής σας: Εύρεση πρόσθετων πόρων στο Google Apps Marketplace
Εάν οι εφαρμογές που πραγματοποιούνται αποκλειστικά από την Google δεν ικανοποιούν όλες τις ανάγκες σας, μην ξεχάσετε να ρίξετε μια ματιά στο Google Apps Marketplace, όπου μπορείτε να βρείτε πολλές εφαρμογές τρίτων - μερικές δωρεάν - που εξυπηρετούν μια ποικιλία λειτουργιών και ενοποίηση με τις άλλες τυπικές εφαρμογές. Το Intuit Online Payroll, για παράδειγμα, σας δίνει τη δυνατότητα να πληρώνετε υπαλλήλους απευθείας από το Ημερολόγιο Google και να τους παρέχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο σε paystubs. Το Zoho CRM είναι ένα εργαλείο διαχείρισης σχέσεων πελατών που βοηθά στη βελτίωση της αλληλεπίδρασης των πελατών με διάφορους τρόπους, όπως παρακολούθηση και ταξινόμηση συνομιλιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να αυξήσει τις δυνατότητες του Ημερολογίου Google, ο Greg Cross of Cross Creative χρησιμοποιεί το Tungle.me, μια εφαρμογή που επιτρέπει στα μέλη να δημοσιεύουν δημόσια προγράμματα, να δέχονται αιτήματα ραντεβού και να μειώνουν τις διπλές κρατήσεις. «Βοηθά πραγματικά στην ενσωμάτωση της ροής εργασίας μου», λέει ο Cross. «Όταν το άτομο επιβεβαιώσει το ραντεβού, πηγαίνει στο ημερολόγιό μου [Google] και ειδοποιώ στο τηλέφωνό μου. Έτσι, μεταξύ της συνεργασίας αυτών των δύο χαρακτηριστικών, λειτουργεί τέλεια για μένα. '
Σύμφωνα με τον Cross, οι Εφαρμογές Google για επιχειρήσεις γίνονται γρήγορα μια ανάγκη και λιγότερο από ένα τακτοποιημένο προϊόν για να δοκιμάσετε. Η διαλειτουργικότητα των εφαρμογών, μαζί με την προσβασιμότητα του cloud, λέει, παρέχει σε πολλούς την ευκαιρία να αξιοποιήσουν αποτελεσματικά την τεχνολογία γραφείων για πρώτη φορά. «Θα είναι ενδιαφέρον να δούμε πώς άλλες εταιρείες λογισμικού επιβιώνουν στο μέλλον, επειδή οι εφαρμογές που βασίζονται στον Ιστό είναι κάτι περισσότερο από μια απλή μόδα», λέει ο Cross. 'Δεν είναι το' κύμα του μέλλοντος '- είναι τώρα.'
Dig Deeper: 5 υπέροχα πακέτα λογισμικού για Bootstrappers
