Εκτός από τα επιχειρηματικά σχέδια, οι περιλήψεις των στελεχών είναι ίσως το πιο κρίσιμο από όλα τα επιχειρηματικά έγγραφα. Είναι δίκαιο να πούμε ότι σχεδόν κάθε μεγάλη απόφαση σε οποιαδήποτε εταιρεία οποιουδήποτε μεγέθους περιελάμβανε εκτελεστική περίληψη κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι πιστεύουν λανθασμένα ότι μια εκτελεστική περίληψη είναι μια σύνοψη του εγγράφου, όπως ένα «Cliff Notes». Όχι, όχι.
Ο σκοπός μιας εκτελεστικής περίληψης είναι να προτείνει μια απόφαση, όχι να παρέχει πληροφορίες. Το μακρύτερο έγγραφο παρέχει αναλυτική απόδειξη για αυτήν τη σύσταση.
Με βάση χαλαρά τις συνομιλίες που είχα με τον γκουρού πρότασης Τομ Σαντ , πώς μπορείτε να γράψετε μια εκτελεστική περίληψη που θα πείσει ένα εκτελεστικό (ή εκτελεστική ομάδα) να λάβει απόφαση:
1. Περιγράψτε ένα πρόβλημα, ανάγκη ή στόχο.
Κάτω από τις λέξεις «ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗ ΠΕΡΙΛΗΨΗ» εξηγεί σε μία ή δύο προτάσεις (το πολύ) γιατί απαιτείται απόφαση. Να είστε συγκεκριμένοι και να συμπεριλάβετε μετρήσιμες μετρήσεις, εάν είναι δυνατόν.
Λανθασμένος:
Αυτό το έγγραφο περιγράφει λεπτομερώς τη λύση XYZ. Ακολουθεί μια σύνοψη των περιεχομένων του ...
Σωστά:
Αντιμετωπίζουμε έλλειμμα 10 εκατομμυρίων δολαρίων στα ετήσια έσοδα λόγω διακοπής του δικτύου τηλεπικοινωνιών.
2. Περιγράψτε το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Σε μία ή δύο προτάσεις (το πολύ) περιγράφετε τι θα είναι διαφορετικό εάν το πρόβλημα επιλυθεί, ικανοποιηθεί η ανάγκη ή επιτευχθεί ο στόχος. Μην παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με τη λύση.
Λανθασμένος:
Στο Κεφάλαιο 1, περιγράφουμε τους πολλαπλούς συμβατούς πυκνωτές αναλογικής ροής ...
Σωστά:
Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις μας (βλ. Ενότητα 1), η μείωση ή η εξάλειψη αυτών των διακοπών θα αυξήσει την κερδοφορία μας έως και 20%.
3. Περιγράψτε την προτεινόμενη λύση σας.
Κάτω από τη λέξη «ΠΡΟΤΑΣΗ», περιγράψτε σε μια σειρά σύντομων παραγράφων το στοιχείο της λύσης σας στο πρόβλημα (όπως στο Βήμα 1) που θα δημιουργήσει το επιθυμητό αποτέλεσμα (όπως στο Βήμα 2).
Σε κάθε παράγραφο, ανατρέξτε στις ενότητες στο μεγαλύτερο έγγραφο όπου περιγράφεται λεπτομερώς αυτό το μέρος της λύσης σας. Κάντε κάθε παράγραφο καθαρή και ευανάγνωστη. Αποφύγετε την ορολογία, το biz-blab και τις περιττές αφαιρέσεις. Εάν είναι δυνατόν, τακτοποιήστε τις παραγράφους σε ένα βήμα προς βήμα σχέδιο.
Λανθασμένος:
Η αξιοποίηση της υπάρχουσας υποδομής μας θα κεφαλαιοποιήσει επενδύσεις τεχνολογίας του παρελθόντος, ενώ βελτιστοποιεί τις απαιτήσεις επανεκπαίδευσης. Η βελτιωμένη αξιοπιστία θα αναγκάσει την κρίσιμη παραγωγικότητά μας να εκραγεί, δημιουργώντας έτσι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Σωστά:
Για την αντιμετώπιση του παραπάνω προβλήματος, προτείνουμε τα εξής:
1. Αγοράστε και εγκαταστήστε ένα πιλοτικό σύστημα. Αυτό θα μας επιτρέψει να δοκιμάσουμε το νέο λογισμικό χωρίς να θέσουμε σε κίνδυνο τις καθημερινές λειτουργίες μας. Οι απαιτήσεις για αυτό το πιλοτικό σύστημα περιγράφονται στην Ενότητα 4.
[περισσότερα βήματα]
4. Εξηγήστε πώς θα ξεπεράσετε τους κινδύνους.
Κάθε επιχειρηματική απόφαση που δεν είναι «εγκεφάλου» συνεπάγεται κάποιο επίπεδο κινδύνου. Επομένως, στην επικεφαλίδα «ΚΙΝΔΥΝΟΙ» περιγράψτε εν συντομία αυτούς τους κινδύνους και πώς προτείνετε να τους ξεπεράσετε (ή γιατί δεν είναι πραγματικά κίνδυνος).
Για άλλη μια φορά, κρατήστε σφιχτές αυτές τις παραγράφους. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Όπως με το προηγούμενο βήμα, συνδέστε κάθε παράγραφο με τη σχετική ενότητα του μακρύτερου εγγράφου.
Λανθασμένος:
Η προτεινόμενη λύση είναι αγνωστικός προμηθευτής και ενσωματώνεται σε πολλαπλές αρχιτεκτονικές συστήματος μέσω της χρήσης προσαρμοσμένων σεναρίων έτοιμων για εκτέλεση ...
Σωστά:
Για να μετατρέψουμε ολόκληρο το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, θα πρέπει να επανεκπαιδεύσουμε το προσωπικό εξυπηρέτησης, κάτι που θα μπορούσε να μειώσει τον χρόνο απόκρισης του τμήματος. Ωστόσο, σκοπεύουμε να μειώσουμε αυτήν τη δυνατότητα γράφοντας ένα προσαρμοσμένο εγχειρίδιο εκπαίδευσης.
5. Ζητήστε την απόφαση που θέλετε να λάβετε.
Κάτω από την επικεφαλίδα «ΣΥΣΤΑΣΗ» περιγράψτε με όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια, την απόφαση που θέλετε να λάβει το εκτελεστικό (τα) στέλεχος (ες). Να είστε συγκεκριμένοι.
Εάν η απόφαση περιλαμβάνει χρήματα συμπεριλάβετε το ποσό. Εάν υπάρχουν λόγοι για τους οποίους η απόφαση πρέπει να ληφθεί εντός ορισμένου χρόνου, εμφανίστε τις.
Λανθασμένος:
Η συνεχιζόμενη ανησυχία μας για τη διακοπή του τηλεφωνικού συστήματος συνεχίζει να επηρεάζει την εταιρεία μας και ως εκ τούτου θα πρέπει να αντιμετωπιστεί με ταχείς ρυθμούς.
Σωστά:
Για να ολοκληρώσετε αυτό το έργο έως το τέλος της τρέχουσας οικονομικής χρήσης χωρίς να διαταράξετε τις τρέχουσες δραστηριότητές μας, πρέπει να εγκρίνετε μια αύξηση 2 εκατομμυρίων δολαρίων στον προϋπολογισμό ΤΠ του επόμενου τριμήνου.
Δείγμα εκτελεστικών περιλήψεων
Ακολουθούν οι δύο συνοπτικές περιλήψεις που περιγράφονται παραπάνω, όπως θα εμφανίζονταν στην πραγματικότητα. Να μην νομίζετε ότι το πρώτο παράδειγμα είναι τεχνητά αδιαφανές, σας διαβεβαιώνω ότι προσωπικά έχω δει χειρότερα. Πολύ χειρότερα.
Λανθασμένος:
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΟΤΕΡΩΝ ΣΗΜΕΙΩΝ
Αυτό το έγγραφο περιγράφει λεπτομερώς τη λύση XYZ. Ακολουθεί μια σύνοψη των περιεχομένων του:
Στο Κεφάλαιο 1, περιγράφουμε τους πολλαπλούς συμβατούς πυκνωτές αναλογικής ροής ...
[περισσότερες περιλήψεις κεφαλαίων]
Η αξιοποίηση της υπάρχουσας υποδομής μας θα κεφαλαιοποιήσει επενδύσεις τεχνολογίας του παρελθόντος, ενώ βελτιστοποιεί τις απαιτήσεις επανεκπαίδευσης. Η βελτιωμένη αξιοπιστία θα αναγκάσει την κρίσιμη παραγωγικότητά μας να εκραγεί, δημιουργώντας έτσι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η προτεινόμενη λύση είναι αγνωστικός προμηθευτής και ενσωματώνεται σε πολλαπλές αρχιτεκτονικές συστήματος μέσω της χρήσης προσαρμοσμένων σεναρίων έτοιμων για εκτέλεση.
Η συνεχιζόμενη ανησυχία μας για τη διακοπή του τηλεφωνικού συστήματος συνεχίζει να επηρεάζει την εταιρεία μας και ως εκ τούτου θα πρέπει να αντιμετωπιστεί με ταχείς ρυθμούς.
Σωστά:
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΟΤΕΡΩΝ ΣΗΜΕΙΩΝ
Αντιμετωπίζουμε έλλειμμα 10 εκατομμυρίων δολαρίων στα ετήσια έσοδα λόγω διακοπής του δικτύου τηλεπικοινωνιών.
Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις μας (βλ. Ενότητα 1), η μείωση ή η εξάλειψη αυτών των διακοπών θα αυξήσει την κερδοφορία μας έως και 20%.
ΠΡΟΤΑΣΗ
Για την αντιμετώπιση του παραπάνω προβλήματος, προτείνουμε τα εξής:
- Αγοράστε και εγκαταστήστε ένα πιλοτικό σύστημα. Αυτό θα μας επιτρέψει να δοκιμάσουμε το νέο λογισμικό χωρίς να θέσουμε σε κίνδυνο τις καθημερινές λειτουργίες μας. Οι απαιτήσεις για αυτό το πιλοτικό σύστημα περιγράφονται στην Ενότητα 4.
[περισσότερα βήματα]
ΚΙΝΔΥΝΟΙ
- Δυνατότητα χαμηλότερου χρόνου απόκρισης . Στο Στάδιο 3 του παραπάνω σχεδίου, θα χρειαστεί να επανεκπαιδεύσουμε το προσωπικό εξυπηρέτησης, το οποίο θα μπορούσε να μειώσει προσωρινά τον μέσο χρόνο απόκρισης του τμήματος. Ωστόσο, σκοπεύουμε να μειώσουμε αυτήν τη δυνατότητα γράφοντας ένα προσαρμοσμένο εγχειρίδιο εκπαίδευσης.
[περισσότεροι κίνδυνοι]
ΣΥΣΤΑΣΗ
πόσο χρονών είναι η μελωδία thomas
Για να ολοκληρώσετε αυτό το έργο έως το τέλος της τρέχουσας οικονομικής χρήσης χωρίς να διαταράξετε τις τρέχουσες δραστηριότητές μας, πρέπει να εγκρίνετε μια αύξηση 2 εκατομμυρίων δολαρίων στον προϋπολογισμό ΤΠ του επόμενου τριμήνου.
Σοβαρά, ποια από αυτές τις δύο εκτελεστικές περιλήψεις πιστεύετε ότι είναι πιθανό να οδηγήσει στην καλύτερη απόφαση;
