Τα email είναι το νόμισμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας στο σημερινό κόσμο. Και παρόλο που υπάρχουν οθόνες και καλώδια μεταξύ αποστολέων και δεκτών, η διατήρηση της σωστής ευγένειας και της εθιμοτυπίας εξακολουθεί να είναι σημαντική. Το να παίζεις συνεχώς ή να πληκτρολογείς άσχετες φράσεις είναι εξίσου άσχημα με το να φωνάζεις προφορικώς μπροστά σε πελάτες ή διευθυντές. Η βελτίωση των δεξιοτήτων επικοινωνίας σας με αυτόν τον τρόπο είναι απαραίτητη εάν θέλετε να πετύχετε στην επιχείρηση.
Πάνω από 100 δισεκατομμύρια email αποστέλλονται κάθε μέρα και ο μέσος χρόνος που αφιερώνεται στην ανάγνωση είναι 15-20 δευτερόλεπτα. Κρατήστε το σύντομο, ειδικά αφού το 65 τοις εκατό όλων των email ανοίγει πρώτα σε μια μικρότερη οθόνη για κινητά. Ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας λαμβάνεται - και ότι η φήμη σας δεν διακυβεύεται κατά τη διαδικασία - είναι να εξαλείψετε αμέσως αυτές τις 10 ασήμαντες φράσεις από τα email σας.
1. 'Σας παρακαλούμε να ενημερωθείτε ...'
Αυτή η φράση χρησιμοποιείται συχνά επειδή ακούγεται επαγγελματική, αλλά είναι πάντα περιττή. Αντ 'αυτού, είστε άμεσοι και συνοπτικοί. Εάν αφιερώνετε χρόνο για να γράψετε ένα email, ο παραλήπτης γνωρίζει ήδη ότι η πρόθεσή σας είναι να τους ενημερώσετε για κάτι. Το να τους πείτε ότι θα το κάνετε αυτό υποσυνείδητα προσβάλλει τη νοημοσύνη τους.
2. 'Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ...'
Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη φράση, δηλώνετε και πάλι το προφανές. Οι χρήστες θα επικοινωνήσουν μαζί σας εάν ενδιαφέρονται για αυτό που στείλατε ή εάν έχουν κάποια ερώτηση σχετικά με το μήνυμά σας. Δεδομένου ότι μπορούν να ασκήσουν την ψηφιακή ελευθερία του λόγου μόνα τους, δεν χρειάζεται να τους προσκαλέσετε ή να τους παραχωρήσετε πρόσβαση για να απαντήσετε.
3. 'Απλά ...'
Πρόσφατα, η Ellen Leanse, ιδρυτής της Karmahacks, αναστάτωσε μερικά φτερά όταν φώναξε την υπερβολική χρήση της λέξης «just» από τις γυναίκες στις επαγγελματικές επικοινωνίες. Σε μια ανάρτηση στο LinkedIn, η Leanse υποστηρίζει τη λέξη - την οποία ισχυρίζεται ότι οι γυναίκες χρησιμοποιούν τρεις έως τέσσερις φορές συχνότερα από τους άνδρες - λέγοντας:
Άρχισα να παρατηρώ ότι το «απλά» δεν αφορούσε ευγενικό: ήταν ένα λεπτό μήνυμα υποταγής, σεβασμού. Μερικές φορές ήταν αυτοεμφανιζόμενος. Μερικές φορές ακόμη και διπλό. Καθώς άρχισα να ακούω, συνειδητοποίησα ότι το χτύπημα από μια φράση σχεδόν πάντα ξεκαθάριζε και ενίσχυσε το μήνυμα.
Είτε συμφωνείτε με τα συμπεράσματά της είτε όχι (και πολλές άλλες εξέχουσες φωνές διαφωνούν), η συζήτησή της για τη λέξη «ακριβώς» ως «παιδί», σύμφωνα με το μοντέλο Transactional Analysis που εκδόθηκε από τον Eric Berne, αξίζει κάποια εξερεύνηση. Στο μεταξύ, απομακρυνθείτε από αυτήν τη φράση και επιλέξτε πιο οριστική γλώσσα.
4. 'Νομίζω ...'
Οι αποστολείς συχνά περιλαμβάνουν 'νομίζω ...' για να ελαχιστοποιήσουν το πιθανό πλήγμα της μελλοντικής απόρριψης, αλλά χρησιμοποιώντας αυτήν τη φράση, λέτε στον παραλήπτη ότι δεν είστε σίγουροι για τον εαυτό σας. Κάθε φορά που επικοινωνείτε - σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στην πραγματική ζωή - πρέπει να είστε σίγουροι με το μήνυμά σας. Εάν δεν το κάνετε, διακινδυνεύετε τον παραλήπτη να αγνοήσει τη γνώμη σας και να προχωρήσει με μια διαφορετική ιδέα. Η απεικόνιση της εμπιστοσύνης στο χώρο εργασίας είναι το κλειδί για την επιτυχία.
5. «Κλειστό παρακαλώ βρείτε…» ή «Επισυνάπτεται παρακαλώ βρείτε…»
Μπορεί να φαίνεται μικρό, αλλά τίποτα δεν μπορεί στην πραγματικότητα να περικλείεται σε ένα email. Τα αρχεία μπορούν να επισυναφθούν, αλλά τίποτα δεν μπορεί να τοποθετηθεί στην πραγματικότητα μέσω email. Χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από αυτές τις φράσεις, ο συγγραφέας αποφεύγει τη χρήση της αντωνυμίας «I», αλλά κάνει την πρόταση να ακούγεται αρχαϊκή. Απλώς ενημερώστε τον αναγνώστη, 'έχω επισυνάψει ...'
6. «Ελπίζω να είσαι καλά ...»
Αυτή η φράση γράφεται συνήθως σε δύο περιπτώσεις. Σε μία περίπτωση, εμφανίζεται ακριβώς πριν χτυπήσετε τον παραλήπτη με κάτι που δεν είναι επιθυμητό. Το άλλο είναι όταν θέλετε να προσποιηθείτε μια στενή σχέση ή ένα πραγματικό ενδιαφέρον για κάποιον όταν δεν υπάρχει κανένας. Εάν ενδιαφέρεστε πραγματικά για την ευημερία κάποιου, μιλήστε γι 'αυτό απευθείας αντί να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση πλήρωσης.
7. «Νόμιζα ότι θα έφτανα ...»
Δεν ξέρω για σένα, αλλά αυτή η φράση με κάνει να φαντάζομαι ένα μικρό παιδί να πιάνει κάτι που είναι απρόσιτο από τα συγκρατήματα ενός καθίσματος αυτοκινήτου. Φαίνεται επίσης πολύ δειλό και απεικονίζει την ανασφάλεια. Αντ 'αυτού, απλώς γράψτε το μήνυμα ή την ερώτησή σας και είστε άμεσοι. Αντί να λέω «Νόμιζα ότι θα επικοινωνήσω», πείτε «Θα ήθελα να σας μεταφέρω στο μεσημεριανό γεύμα για να συζητήσω την επιχειρηματική μου ιδέα». Το χτύπημα γύρω από το θάμνο δεν ευνοεί κανέναν. Αντ 'αυτού, καταστήστε σαφή την πρόθεσή σας για να δει ο παραλήπτης.
8. «Μπορώ να διαλέξω τον εγκέφαλό σας;»
Αυτό βασικά λέει σε όποιον στέλνετε ένα μήνυμα ότι θέλετε να αφιερώσετε τον χρόνο του χωρίς να προσφέρετε τίποτα σε αντάλλαγμα. Αντ 'αυτού, κάντε ένα σημείο για να μοιραστείτε μια ενδιαφέρουσα ή χρήσιμη εικόνα με τον παραλήπτη, ενημερώνοντας το άτομο ότι επιθυμείτε αμφίδρομη συνεργασία μεταξύ των δύο στο μέλλον.
πόσο ψηλή είναι η Τζόζι Ντέιβις
Όταν ευθυγραμμίζω τις αφοσιωμένες ομιλίες, διαπίστωσα ότι αυτή η αμβλύ προσέγγιση λειτούργησε καλύτερα - με αποτέλεσμα το ποσοστό επιτυχίας 52 τοις εκατό να πάρει ένα μήνυμα παρακολούθησης, σε σύγκριση με ένα ποσοστό απόκρισης 20-27 τοις εκατό με τις άλλες μεθόδους που δοκίμασα.
9. 'Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί ...'
Υπάρχουν μερικά σενάρια όπου αυτή η φράση είναι κατάλληλη, αλλά είναι λίγα και πολύ μακριά. Εάν γνωρίζετε ποιον αφορά το μήνυμά σας, απευθυνθείτε απευθείας σε αυτό το άτομο αντί να κρύψετε πίσω από αυτήν την εισαγωγή. Η χρήση της παραπάνω φράσης αντί να ονομάσετε το άτομο σας κάνει να φαίνεται αβέβαιος και άσκοπα τυπικός. Πατήστε το κουμπί διαγραφής προτού στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει αυτές τις λέξεις.
10. 'Με εκτίμηση ...'
Στο παρελθόν, αυτή η φράση ήταν μια δημοφιλής συντόμευση κλεισίματος που επηρεάστηκε περισσότερο, αλλά στη σημερινή επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακούγεται πολύ επίσημη και ανέντιμη. Γενικά, μπορείτε να κλείσετε ένα email με ένα απλό 'Ευχαριστώ' ή απλώς το όνομά σας. Το «Cheers» είναι μια άλλη διασκεδαστική επιλογή που μεταφέρει καλές ευχές χωρίς να συναντηθεί ως βουλωμένη ή κολλημένη. Αυτές τις μέρες, όλοι καταλαβαίνουμε πότε έχει λήξει ένα μήνυμα. Δεν χρειάζεται να καταβάλλετε μεγάλες προσπάθειες με ένα επίσημο κλείσιμο.
Ανεβείτε στην πλάκα και γράψτε καλύτερα email. Οι συνάδελφοί σας θα εκτιμήσουν τη συντομία των μηνυμάτων σας και θα λάβετε καλύτερη απάντηση όταν τα αιτήματά σας είναι σαφέστερα. Δεν υπάρχει ανάγκη για χνούδι και πληρωτικό στο email. Απλώς πείτε τι εννοείτε. Τα αποτελέσματα θα μιλήσουν από μόνα τους.
Ποιες φράσεις σας ενοχλούν περισσότερο στο email; Μοιραστείτε τα μεγαλύτερα email σας για τα κατοικίδια στα παρακάτω σχόλια.
