ΠΡΟΦΟΡΙΚΉ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΊΑ

Η προφορική επικοινωνία περιγράφει κάθε τύπο αλληλεπίδρασης που κάνει χρήση προφορικών λέξεων και αποτελεί ζωτικό, αναπόσπαστο κομμάτι του επιχειρηματικού κόσμου, ειδικά σε μια εποχή που ονομάζεται εποχή της πληροφορίας. «Η ικανότητα της αποτελεσματικής επικοινωνίας μέσω της ομιλίας αλλά και της γραφής είναι πολύτιμη και απαιτείται στις επιχειρήσεις», έγραψαν οι Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt και Jane Thomas στο βιβλίο τους Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επικοινωνίες . «Η γνώση του περιεχομένου των λειτουργικών τομέων της επιχείρησης είναι σημαντική, αλλά το να δοθεί ζωή σε αυτές τις ιδέες - σε συναντήσεις ή σε ατομικές παρουσιάσεις - απαιτεί μια αποτελεσματική προφορική παρουσίαση.' Οι τύποι προφορικής επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται συνήθως σε έναν οργανισμό περιλαμβάνουν συναντήσεις προσωπικού, προσωπικές συζητήσεις, παρουσιάσεις, τηλεφωνική συζήτηση και άτυπη συνομιλία. Η προφορική επικοινωνία με άτομα εκτός του οργανισμού μπορεί να έχει τη μορφή προσωπικών συναντήσεων, τηλεφωνικών κλήσεων, ομιλιών, τηλεδιασκέψεων ή βιντεοδιάσκεψης.

Οι δεξιότητες διαχείρισης συνομιλίας είναι απαραίτητες για τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές μικρών επιχειρήσεων που συχνά επωμίζονται μεγάλο μέρος του φορτίου σε τομείς όπως παρουσιάσεις πελατών / πελατών, συνεντεύξεις εργαζομένων και διεξαγωγή συναντήσεων. Για να είναι αποτελεσματική η προφορική επικοινωνία, πρέπει να είναι σαφής, σχετική, διακριτική στη φρασεολογία και τον τόνο, συνοπτική και ενημερωτική. Οι παρουσιάσεις ή οι συνομιλίες που φέρουν αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τη διασφάλιση της υγείας και της ανάπτυξης των επιχειρήσεων. Η ασαφής, ανακριβής ή ασυνεπής επικοινωνία των επιχειρήσεων, από την άλλη πλευρά, μπορεί να σπαταλήσει πολύτιμο χρόνο, να αποξενώσει υπαλλήλους ή πελάτες και να καταστρέψει την καλή θέληση προς τη διοίκηση ή τη συνολική επιχείρηση.

ΠΡΟΦΟΡΙΚΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ

Η δημόσια παρουσίαση γενικά αναγνωρίζεται ως το πιο σημαντικό από τα διάφορα είδη της προφορικής επιχειρηματικής επικοινωνίας. Όπως ισχύει για όλα τα είδη επικοινωνίας, το πρώτο βήμα στην προετοιμασία μιας δημόσιας ομιλίας ή παρατηρήσεων είναι ο καθορισμός του βασικού σκοπού / στόχου της επικοινωνίας. Όπως σημειώνουν οι Hildebrandt, Murphy και Thomas, οι επιχειρηματικές παρουσιάσεις τείνουν να έχουν έναν από τους τρεις γενικούς σκοπούς: να πείσουν, να ενημερώσουν ή να διδάξουν ή να διασκεδάσουν. Από τον σκοπό θα προκύψουν οι κύριες ιδέες που θα περιληφθούν στην παρουσίαση. Αυτές οι ιδέες πρέπει να διερευνηθούν διεξοδικά και να προσαρμοστούν στις ανάγκες του κοινού.

Οι ιδέες θα πρέπει στη συνέχεια να οργανωθούν ώστε να περιλαμβάνουν μια εισαγωγή, ένα κύριο σώμα ή κείμενο και μια περίληψη ή συμπέρασμα. Ή, καθώς πηγαίνει το παλιό παροιμία σχετικά με το να δίνει ομιλίες, «Πες τους τι πρόκειται να τους πεις, πες τους και πες τους τι τους είπες». Η εισαγωγή θα πρέπει να τραβήξει το ενδιαφέρον του ακροατή και να θέσει το θέμα του υπόλοιπου της παρουσίασης. Το κύριο σώμα πρέπει να επικεντρώνεται σε σημεία έμφασης. Το συμπέρασμα πρέπει να επαναδιατυπώσει τα βασικά σημεία και να συνοψίσει το γενικό μήνυμα που μεταδίδεται.

Πατρίσια Γουόλς Κίγκαν Μάικλ Κέι

Τα οπτικά βοηθήματα μπορεί να είναι ένα χρήσιμο συστατικό ορισμένων παρουσιάσεων. Είτε προβάλλονται από υπολογιστή, εμφανίζονται σε πίνακες κιμωλίας, πίνακες στεγνής διαγραφής ή χαρτοπίνακας, τα οπτικά βοηθήματα πρέπει να είναι ουσιαστικά, δημιουργικά και ενδιαφέροντα για να βοηθήσουν τον ομιλητή να μεταδώσει ένα μήνυμα. Το κλειδί για την επιτυχή χρήση των οπτικών βοηθημάτων είναι ότι θα πρέπει να υποστηρίζουν το θέμα της παρουσίασης, να βοηθούν στη μετάδοσή του, αλλά να το κάνουν χωρίς να παρακωλύονται από το να είναι ατημέλητοι, περίπλοκοι ή ακόμα και πολύ διασκεδαστικοί.

Μόλις οργανωθεί η παρουσίαση και έχουν επιλεγεί τα οπτικά βοηθήματα, ο ομιλητής πρέπει να κάνει πρόβες δυνατά την παρουσίαση και να αναθεωρήσει ανάλογα με τις ανάγκες ώστε να ταιριάζει με τους χρονικούς περιορισμούς και να εξασφαλίσει την πλήρη κάλυψη των κύριων σημείων. Μπορεί να βοηθήσει να εξασκηθείτε μπροστά από έναν καθρέφτη ή μπροστά από έναν φίλο για να αποκτήσετε εμπιστοσύνη. Μια καλή προφορική παρουσίαση θα περιλαμβάνει μεταβατικές φράσεις για να βοηθήσει τους ακροατές να περάσουν μέσα από το υλικό και δεν θα είναι υπερβολικά μεγάλη ή τεχνική. Είναι επίσης σημαντικό για τον ομιλητή να προβλέψει ερωτήσεις που μπορεί να έχει το κοινό και είτε να συμπεριλάβει αυτές τις πληροφορίες στην παρουσίαση είτε να είναι έτοιμος να τις αντιμετωπίσει σε μια συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων στο τέλος της παρουσίασης. Η επαγγελματική και ευγενική παρουσίαση είναι ένα άλλο κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία, είτε το συνέδριο είναι ένα συνέδριο, ένα συμπόσιο, ένα γεύμα διακοπών ή ένα καταφύγιο διαχείρισης. «Αναγνωρίστε ότι όταν μιλάτε σε μια επιχειρηματική εκδήλωση, εκπροσωπείτε την εταιρεία σας και το γραφείο σας σε αυτήν την εταιρεία», δήλωσε ο Steve Kaye στο Λύσεις IIE . «Χρησιμοποιήστε την εκδήλωση ως ευκαιρία να προωθήσετε την καλή θέληση. Αποφύγετε παράπονα, κριτική ή αντιπαραθέσεις. Αυτά θα αποξενώσουν το κοινό και θα καταστρέψουν την αξιοπιστία σας γρήγορα. Αντ 'αυτού, μιλήστε για το τι θέλει να ακούσει το κοινό. Δοξάστε τον οικοδεσπότη σας, τιμήστε την περίσταση και επαινέστε τους παρευρισκόμενους. Ακτινοβολήστε την επιτυχία και την αισιοδοξία. '

Οι προφορικές παρουσιάσεις μπορούν να παραδοθούν ταυτόχρονα (από περίγραμμα ή σημειώσεις). διαβάζοντας από ένα χειρόγραφο · ή από τη μνήμη. Η αυτοσχέδια προσέγγιση συχνά χαρακτηρίζεται ως μέθοδος που επιτρέπει στον ομιλητή να κάνει επαφή με τα μάτια και να αναπτύξει μια σχέση με το κοινό, ενώ ταυτόχρονα μεταδίδει σχετικές πληροφορίες. Η ανάγνωση από ένα χειρόγραφο χρησιμοποιείται συχνότερα για μεγαλύτερες ή / και λεπτομερείς επικοινωνίες που καλύπτουν πολύ έδαφος. Η απομνημόνευση, εν τω μεταξύ, χρησιμοποιείται συνήθως μόνο για σύντομες ή / και ανεπίσημες συζητήσεις.

Η παροχή αποτελεσματικών προφορικών παρουσιάσεων απαιτεί από έναν ομιλητή να εξετάσει τη φωνή του, το ρυθμό και τον όγκο του. Είναι σημαντικό να ενσωματώσετε αλλαγές στο φωνητικό βήμα για να προσθέσετε έμφαση και να αποφύγετε τη μονοτονία. Είναι επίσης χρήσιμο να μεταβάλλετε το ρυθμό ομιλίας και να ενσωματώσετε παύσεις για να επιτρέψετε στον ακροατή να αναλογιστεί συγκεκριμένα στοιχεία του συνολικού μηνύματος. Η εύρεση του κατάλληλου τόμου είναι ζωτικής σημασίας και για την επιτυχία μιας παρουσίασης. Τέλος, οι ομιλητές θα πρέπει να προσέχουν να μην προσθέτουν ξένες λέξεις ή ήχους - όπως «um», «γνωρίζετε» ή «εντάξει» μεταξύ λέξεων ή προτάσεων σε μια παρουσίαση.

Τα μη λεκτικά στοιχεία όπως η στάση του σώματος, οι χειρονομίες και οι εκφράσεις του προσώπου είναι επίσης σημαντικοί παράγοντες για την ανάπτυξη καλών δεξιοτήτων επικοινωνίας από το στόμα. «Η εξωτερική σας εμφάνιση αντικατοπτρίζει την εσωτερική διάθεσή σας», επιβεβαίωσαν οι Hildebrandt, Murphy και Thomas. «Έτσι, η καλή στάση δείχνει την ηρεμία και την αυτοπεποίθηση. μην στέκεστε ούτε με άκαμπτη προσοχή ούτε με ατημέλητο περιστασιακό ντύσιμο πάνω από το βάθρο, αλλά όρθιος με το βάρος σας περίπου ίσο σε κάθε πόδι. ' Κάποια κίνηση μπορεί να είναι χρήσιμη για να κρατήσει την προσοχή των ακροατών ή να αυξήσει την έμφαση, αλλά πρέπει να αποφεύγεται η συνεχής αλλαγή ή βηματοδότηση. Ομοίως, οι χειρονομίες χεριών και χεριών μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να δείξουν, να περιγράψουν ή να τονίσουν, αλλά πρέπει να ποικίλλουν, να προσεγγίζονται προσεκτικά και να προσαρμόζονται στο κοινό. Τέλος, οι καλοί ομιλητές πρέπει να κάνουν συχνή οπτική επαφή με το κοινό, να αφήσουν την έκφραση του προσώπου τους να δείξει το ενδιαφέρον τους για τις ιδέες που παρουσιάζουν και να ντύσουν με τρόπο που να είναι κατάλληλος για την περίσταση.

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αντικατοπτρίζουν τον γενικό πληθυσμό στο ότι ο ενθουσιασμός τους για δημόσια ομιλία ποικίλλει σημαντικά από άτομο σε άτομο. Ορισμένοι επιχειρηματίες απολαμβάνουν το προσκήνιο και ευδοκιμούν σε ρυθμίσεις που απαιτούν δημόσιες παρουσιάσεις (επίσημες ή ανεπίσημες). Άλλοι είναι λιγότερο ικανοί στη δημόσια ομιλία και αποφεύγουν να τοποθετηθούν σε τέτοιες καταστάσεις. Όμως, οι σύμβουλοι επιχειρήσεων παροτρύνουν τους επιχειρηματίες να αντιμετωπίσουν τις δημόσιες παρουσιάσεις και τις δεξιότητες προφορικής επικοινωνίας ως δυνητικά πολύτιμο εργαλείο στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων. «Μπορείτε να προσλάβετε έναν προπονητή παρουσίασης ή να παρακολουθήσετε ένα εργαστήριο για επιχειρηματικές παρουσιάσεις», συμβουλεύτηκε ο Kaye. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν να σας δείξουν πώς να μεγιστοποιήσετε τον αντίκτυπό σας ενώ μιλάτε. Στην πραγματικότητα, η εκμάθηση τέτοιων δεξιοτήτων χρησιμεύει ως μακροπρόθεσμη επένδυση στο μέλλον σας ως αποτελεσματικός ηγέτης ».