Όταν λάβετε σχεδόν 150 email εργασίας κάθε μέρα , τα εισερχόμενά σας μπορούν να γίνουν γρήγορα ο όγκος της ύπαρξής σας.
Αυτή η ταλαιπωρία αυξάνεται εκθετικά όταν είστε ο ηγέτης μιας εταιρείας.
Πώς λοιπόν τα ανώτερα στελέχη όπως ο Bill Gates και ο Tim Cook διαχειρίζονται τη συντριπτική ροή εισερχομένων τους;
Ο διευθύνων σύμβουλος της Amazon, Jeff Bezos, προωθεί τα email με έναν πρόσθετο χαρακτήρα.
Όταν ένα ο πελάτης στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Bezos για παράπονο για κάτι που σχετίζεται με το Amazon, το οποίο μπορούν εύκολα να κάνουν, ο Bezos διαβιβάζει συχνά το μήνυμα στο κατάλληλο άτομο της εταιρείας, προσθέτοντας μόνο έναν χαρακτήρα: '?'
«Όταν οι υπάλληλοι της Amazon λαμβάνουν ένα email ερωτηματικού Bezos, αντιδρούν σαν να έχουν ανακαλύψει μια βόμβα που χτυπάει». Το Businessweek ανέφερε το 2013 . «Έχουν συνήθως μερικές ώρες για να λύσουν οποιοδήποτε ζήτημα έχει επισημάνει ο Διευθύνων Σύμβουλος και να προετοιμάσουν μια λεπτομερή εξήγηση για το πώς συνέβη, μια απάντηση που θα εξεταστεί από μια διαδοχή διευθυντών πριν παρουσιαστεί η απάντηση στον ίδιο τον Bezos».
Ο CEO της LinkedIn Jeff Weiner στέλνει λιγότερα email.
Ο χρυσός κανόνας για τη διαχείριση email, σύμφωνα με τον Weiner, είναι, εάν θέλετε λιγότερα email, στείλτε λιγότερα email.Αυτός γράφει στο LinkedIn ότι ο κανόνας του συνέβη σε μια προηγούμενη εταιρεία όταν, μετά από δύο συναδέλφους ευχαριστημένους μέσω email, έφυγαν από την εταιρεία, η επισκεψιμότητα των εισερχομένων του μειώθηκε κατά σχεδόν 30%.
'Αποδεικνύεται, δεν ήταν μόνο τα email τους που δημιουργούσαν όλη αυτή τη δραστηριότητα εισερχομένων - ήταν οι απαντήσεις μου στα email τους, οι απαντήσεις των ανθρώπων που προστέθηκαν σε αυτά τα νήματα, οι απαντήσεις των ανθρώπων που αντιγράφηκαν στη συνέχεια αυτά τα άτομα , και ούτω καθεξής, 'γράφει ο Weiner.
Συνεχίζει: «Αφού αναγνώρισα αυτήν τη δυναμική, αποφάσισα να πραγματοποιήσω ένα πείραμα όπου δεν θα έγραφα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο. Τελικό αποτέλεσμα: Πολύ λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πολύ πιο εύχρηστα εισερχόμενα. Από τότε προσπάθησα να τηρήσω τον ίδιο κανόνα. '
Ο συνιδρυτής της Birchbox Katia Beauchamp κάνει τους υπαλλήλους να περιλαμβάνουν προθεσμία απόκρισης.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της συνδρομής ομορφιάς-δείγματος είπε στον Lifehacker ότι το να επιμείνουμε στα άτομα της ομάδας να δείχνουν πότε χρειάζονται απάντηση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα από τα καλύτερα κόλπα εξοικονόμησης χρόνου.«Κάνει την προτεραιότητα πολύ πιο γρήγορη», είπε.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της Zappos Tony Hsieh απασχολεί μια ομάδα πλήρους απασχόλησης email ninja.
Σε ένα συναρπαστικό νήμα Quora σχετικά με τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Διευθύνοντος Συμβούλου, ο Μάικλ Τσεν, ένας ανταποκριτής που κάποτε γνώρισε τον Χσιέ, έγραψε ότι ο Διευθύνων Σύμβουλος του Ζάππου του είπε ότι είχε μια ομάδα τεσσάρων ή πέντε διαχειριστών email πλήρους απασχόλησης.
«Διασκεδαστικό, νομίζω ότι οι επίσημοι τίτλοι τους είναι Email Ninja», είπε ο Τσεν.
Ο εκτελεστικός της Loews Jonathan M. Tisch δεν ξεκινά ποτέ ένα email με το «I.».
«Το αφεντικό μου μου είπε ότι όποτε γράφετε μια επιστολή - και τώρα ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σήμερα - μην ξεκινάτε ποτέ μια παράγραφο με τη λέξη« Εγώ », γιατί αυτό στέλνει αμέσως ένα μήνυμα ότι είστε πιο σημαντικοί από το άτομο που επικοινωνείς με, 'Tisch είπε Ο Adam Bryant των New York Times.
Λέει ότι το να σκεφτείτε πώς να ξεκινήσετε μια πρόταση χωρίς «εγώ» σας βοηθά να γίνετε καλύτερος συγγραφέας και σας διδάσκει πώς να σκέφτεστε πραγματικά ένα ζήτημα.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της Apple, Tim Cook, διαβάζει τα περισσότερα από τα 700 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος που ξυπνά στις 3:45 π.μ. κάθε μέρα είπε κατά τη διάρκεια συνέντευξης με την ABC ότι λαμβάνει κάπου μεταξύ 700 και 800 μηνυμάτων την ημέρα:Και διάβασα τα περισσότερα ... Κάθε μέρα, κάθε μέρα. Είμαι εργασιομανής.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της Microsoft Bill Gates είναι ευλογημένος με πολύ λίγα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τονίσει το μηδέν των εισερχομένων.
Ο Γκέιτς είπε στο «Σήμερα» το 2013 ότι έλαβε μόνο 40 έως 50 email κάθε μέρα.
«Έτσι επεξεργάζεστε μερικά και επιστρέφετε σε άλλους τη νύχτα. Βεβαιωθείτε ότι αν βγάλετε κάτι, θα το επιστρέψετε αργότερα », εξήγησε.
Η συνιδρυτής της Huffington Post, Arianna Huffington, έχει τρεις αριθμούς email.
Arianna Huffington (κέντρο) με τις κόρες Isabella και Christina Huffington.Ο Χάφινγκτον έχει τρεις απλούς κανόνες για email :
1. Χωρίς email για μισή ώρα πριν από το κρεβάτι.
2. Χωρίς βιασύνη για email μόλις ξυπνήσει.
3. Χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είναι με τα παιδιά της.
«Η τελευταία φορά που η μητέρα μου θυμούσε πριν πεθάνει ήταν όταν με είδε να διαβάζω το email μου και να μιλάω στα παιδιά μου ταυτόχρονα», έγραψε ο Huffington στο βιβλίο της ». Ευημερώ ' «Το να είσαι συνδεδεμένος με έναν ρηχό τρόπο σε ολόκληρο τον κόσμο μπορεί να μας αποτρέψει από το να είμαστε βαθιά συνδεδεμένοι με εκείνους που είναι πιο κοντά μας - συμπεριλαμβανομένου του εαυτού μας».
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της Etsy Chad Dickerson διαθέτει ένα σύστημα για να θυμάται τις επαφές.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της διαδικτυακής αγοράς είπε στην Fast Company ότι πρέπει να έχετε ένα σύστημα για τα πάντα, ανεξάρτητα από το τι είναι.
Έμα Γκρίνγουελ και Τζέρεμι Άλεν Γουάιτ
Για παράδειγμα, κάθε φορά που συναντά κάποιον νέο και προσθέτει τα στοιχεία επικοινωνίας του στο βιβλίο διευθύνσεών του, περιλαμβάνει μια σημείωση για το πότε συναντήθηκαν και για το τι συζήτησαν. Με αυτόν τον τρόπο, όποτε στέλνει email σε κάποιον, μπορεί να αναφέρει απευθείας τη συνάντησή τους πριν προχωρήσει.
Ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Hint Water Kara Goldin ξυπνά νωρίς για να ελέγξει το email.
Η Goldin θεωρεί το πρωί της ένα κρίσιμο κομμάτι της ημέρας της και αφιερώνει τις πρώτες πρωινές ώρες να ελέγξει το email και το πρόγραμμά της.Λέει ότι κατευθύνεται κατευθείαν στα εισερχόμενά της στις 5:30 π.μ. γιατί 'αυτό μου δίνει μια σαφή κατανόηση του πώς θα μοιάζουν οι επόμενες 12 ώρες και ποιες είναι οι προτεραιότητές μου όταν φτάσω στο γραφείο'.
Ο διευθύνων σύμβουλος και ιδρυτής της Hootsuite, Ryan Holmes, έσπασε το email.
Όταν κατακλύζεται από τα εισερχόμενά του, Ο Χολμς αρέσει να «δηλώνει πτώχευση εισερχομένων» και να διαγράφει τα πάντα έτσι μπορεί να ξεκινήσει φρέσκο.
Συνιστά να το κάνετε αυτό μία φορά κάθε λίγα χρόνια και οι επαγγελματίες θα πρέπει να προσθέσουν ένα μήνυμα αποποίησης ευθυνών στην υπογραφή email τους μετά τη διαγραφή των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Κάτι σαν, 'Συγγνώμη αν δεν επέστρεψα στο τελευταίο σας email. Για να γίνω καλύτερος συνεργάτης το 2015, πρόσφατα δήλωσα πτώχευση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου », συμβουλεύει.
Ο εκτελεστικός πρόεδρος της Google Eric Schmidt απαντά γρήγορα σε κάθε email.
Στο βιβλίο του Πώς λειτουργεί το Google ', έγραψε ο πρώην διευθύνων σύμβουλος της Google,' Οι περισσότεροι από τους καλύτερους - και τους πιο πολυσύχναστους - ανθρώπους που γνωρίζουμε ενεργούν γρήγορα στα μηνύματά τους, όχι μόνο σε εμάς ή σε μερικούς επιλεγμένους αποστολείς, αλλά σε όλους. '
Ακόμα κι αν η απάντηση είναι απλή «το κατάλαβα», λέει ο Schmidt ότι η απόκριση δημιουργεί έναν θετικό βρόχο επικοινωνίας και μια κουλτούρα επικεντρωμένη στην αξία.
Ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Zuckerberg Media Randi Zuckerberg θέτει το email σε αναμονή.
Ζούκερμπεργκ λέει η Marie Claire ότι έχει δύο σημαντικούς κανόνες όσον αφορά το email:
1. Περιμένει τουλάχιστον 20 λεπτά αφού ξυπνήσει πριν το ελέγξει.
2. Σταματά να στέλνει email όταν ξέρει ότι αισθάνεται υπερβολικά συναισθηματική.
«Πιθανότατα να αναπνέετε ανακούφιση που δεν το στείλατε αφού το διαβάσετε ξανά», λέει.
Αυτό ιστορία εμφανίστηκε για πρώτη φορά στις Business Insider .
