ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΊΑΣ

Τα συστήματα επικοινωνίας είναι οι διάφορες διαδικασίες, τόσο επίσημες όσο και άτυπες, με τις οποίες μεταδίδονται πληροφορίες μεταξύ των διευθυντών και των υπαλλήλων σε μια επιχείρηση, ή μεταξύ της ίδιας της επιχείρησης και των ξένων. Η επικοινωνία - είτε γραπτή, λεκτική, μη λεκτική, οπτική ή ηλεκτρονική - έχει σημαντικό αντίκτυπο στον τρόπο διεξαγωγής της επιχείρησης. Η βασική διαδικασία επικοινωνίας ξεκινά όταν ένα γεγονός ή ιδέα παρατηρείται από ένα άτομο. Αυτό το άτομο (ο αποστολέας) μπορεί να αποφασίσει να μεταφράσει την παρατήρηση σε ένα μήνυμα και στη συνέχεια να μεταδώσει το μήνυμα μέσω κάποιου μέσου επικοινωνίας σε άλλο άτομο (ο παραλήπτης). Στη συνέχεια, ο παραλήπτης πρέπει να ερμηνεύσει το μήνυμα και να παράσχει σχόλια στον αποστολέα, υποδεικνύοντας ότι το μήνυμα έχει κατανοηθεί και ότι έχει ληφθεί η κατάλληλη ενέργεια.

Ο στόχος οποιασδήποτε μορφής επικοινωνίας είναι να προωθήσει την πλήρη κατανόηση ενός μηνύματος. Ωστόσο, οι βλάβες στην επικοινωνία μπορούν να συμβούν σε οποιοδήποτε βήμα της διαδικασίας. Οι διευθυντές επιχειρήσεων πρέπει να κατανοήσουν και να εξαλείψουν τα κοινά εμπόδια που εμποδίζουν την αποτελεσματική επικοινωνία. Μερικές από τις αιτίες των προβλημάτων επικοινωνίας στις επιχειρηματικές ρυθμίσεις περιλαμβάνουν:

Η έλλειψη βασικών γλωσσικών δεξιοτήτων
Διαφορετικές προσδοκίες και αντιλήψεις εκ μέρους αποστολέων και παραληπτών
Επιλεκτικότητα ή η τάση για τα άτομα να επιλέγουν και να επιλέγουν τι διατηρούν όταν λαμβάνουν ένα μήνυμα από άλλο άτομο
Αποσπάσεις όπως κουδούνισμα τηλεφώνων, προγραμματισμένες συναντήσεις και ημιτελείς αναφορές

Σύμφωνα με την Herta A. Murphy και τον Herbert W. Hildebrandt στο βιβλίο τους Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επικοινωνίες , η καλή επικοινωνία πρέπει να είναι πλήρης, συνοπτική, σαφής, συγκεκριμένη, σωστή, διακριτική και ευγενική. Πιο συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει ότι η επικοινωνία πρέπει: να απαντά σε βασικές ερωτήσεις όπως ποιος, τι, πότε, πού; να είναι σχετικοί και να μην είναι υπερβολικά ευδιάκριτοι · επικεντρωθεί στον παραλήπτη και τα ενδιαφέροντά του. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα γεγονότα και αριθμούς και ενεργά ρήματα · Χρησιμοποιήστε έναν συνομιλητικό τόνο για αναγνωσιμότητα. συμπεριλάβετε παραδείγματα και οπτικά βοηθήματα όταν χρειάζεται. να είστε διακριτικοί και καλοί. και να είστε ακριβείς και χωρίς διακρίσεις.

Η ασαφής, ανακριβής ή ανακριβής επικοινωνία των επιχειρήσεων μπορεί να σπαταλήσει πολύτιμο χρόνο, να αποξενώσει υπαλλήλους ή πελάτες και να καταστρέψει την καλή θέληση προς τη διοίκηση ή τη συνολική επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με μια μελέτη του 2004 από την Εθνική Επιτροπή για τη Γραφή, με τίτλο Γράψιμο: Ένα εισιτήριο για δουλειά »ή ένα εισιτήριο έξω Φαίνεται ότι οι διορθωτικές ελλείψεις γραπτώς μπορεί να κοστίσουν αμερικανικές εταιρείες έως και 3,1 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως. ' Καθώς μπαίνουμε στην εποχή της πληροφορίας, η σημασία της επικοινωνίας αυξάνεται σαφώς και η έμφαση στη γραπτή επικοινωνία αυξάνεται. Ο Brent Staples εξηγεί πώς η αλλαγή σε μια οικονομία της εποχής της πληροφορίας αυξάνει την ανάγκη για καλές δεξιότητες γραφής Νιου Γιορκ Ταιμς άρθρο, «Η Καλές Τέχνες να το κατεβάσεις γρήγορα, σε χαρτί». «Οι εταιρείες κάποτε κάλυπταν τους φτωχούς συγγραφείς, περιβάλλοντάς τους με ανθρώπους που μπορούσαν να μεταφράσουν τις σκέψεις τους σε χαρτί. Όμως, αυτή η στρατηγική αποδείχθηκε λιγότερο πρακτική στην εποχή της πληροφορίας που βασίζεται στην κατώτατη γραμμή, η οποία απαιτεί περισσότερη γραφή υψηλής ποιότητας από περισσότερες κατηγορίες εργαζομένων από ποτέ. Αντί να καλύπτουν τους μη συγγραφείς, οι εταιρείες αναζητούν όλο και περισσότερους τρόπους για να τις ελέγξουν στην πόρτα. '

ΙΣΤΟΡΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ

Στα πρώτα χρόνια της εταιρικής Αμερικής, οι διευθυντές επιχειρήσεων λειτουργούσαν με αυστηρή βάση από πάνω προς τα κάτω επικοινωνίες. Ό, τι είπε το αφεντικό ή ο ιδιοκτήτης της εταιρείας ήταν ο νόμος. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι στρατηγικές για να κάνουμε τα πάντα, από την πώληση προϊόντος έως τη συναλλαγή με υπαλλήλους θα συζητηθούν πίσω από κλειστές πόρτες. Μόλις ληφθούν αυτές οι αποφάσεις από τους διευθυντές, οι εργαζόμενοι χαμηλότερου επιπέδου αναμένεται να τις θέσουν σε ισχύ. Οι εργαζόμενοι είχαν λίγη συμβολή. έκαναν όπως τους είπαν ή βρήκαν εργασία αλλού. Τέτοιες συμπεριφορές διαχείρισης, ιδιαίτερα όταν εφαρμόστηκαν σε θέματα ασφάλειας των εργαζομένων σε μέρη όπως ορυχεία άνθρακα και χάλυβα, οδήγησαν στην ανάπτυξη των εργατικών συνδικάτων. Αν δεν υπήρχε τίποτα άλλο, τα συνδικάτα είχαν σε πολλές περιπτώσεις τη δύναμη να επιβραδύνουν ή να σταματήσουν την παραγωγή έως ότου η διοίκηση ακούσει τις απαιτήσεις των εργαζομένων.

Ανταποκρινόμενοι στις συνδικαλιστικές απαιτήσεις, οι εταιρείες δημιούργησαν τελικά συστήματα επικοινωνίας, όπου τα μέλη της τάξης και του φακέλου μπορούσαν να μιλήσουν για το μυαλό τους μέσω εκπροσώπων των συνδικάτων. Αν και τα συνδικάτα έδωσαν την ώθηση στους εταιρικούς διευθυντές να εφαρμόσουν τέτοια συστήματα, οι διαχειριστές τελικά συνειδητοποίησαν ότι οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να έχουν ουσιαστική συμβολή στην επίλυση προβλημάτων της εταιρείας. Όταν τους δόθηκε η ευκαιρία να συνεισφέρουν, πολλοί υπάλληλοι πήραν την ευκαιρία. Αυτό το είδος ανατροφοδότησης ονομάστηκε επικοινωνία από κάτω προς τα πάνω.

Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον, οι περισσότερες εταιρείες ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να αναλάβουν ενεργό ρόλο στην εταιρεία. Οι εργαζόμενοι που παρατηρούν τρόπους βελτίωσης της παραγωγής ενθαρρύνονται και συνήθως ανταμείβονται για τη μετάδοση αυτών των ιδεών στους διευθυντές. Οι εργαζόμενοι που υποβάλλουν ιδέες που αντέχουν στην έντονη μελέτη μπορούν να ανταμείβονται με ένα ποσοστό των εξοικονομήσεων στην εταιρεία. Οι εργαζόμενοι που παρενοχλούνται στη δουλειά ενθαρρύνονται έντονα να αναφέρουν τέτοια παρενόχληση όσο το δυνατόν περισσότερο στην αλυσίδα της διοίκησης για να το σταματήσουν. Πραγματοποιούνται τακτικές συναντήσεις υπαλλήλων όπου ο υπάλληλος χαμηλότερου επιπέδου μπορεί να σηκωθεί και να ζητήσει από τον διευθυντή υψηλότερου επιπέδου μια άμεση ερώτηση με την πλήρη προσδοκία ότι μια άμεση απάντηση θα προσφέρεται σε αντάλλαγμα.

Οι διευθυντές επιχειρήσεων έχουν επίσης αναπτύξει μια μέθοδο παρακολούθησης του τρόπου λειτουργίας της εταιρείας ενώ συναντά τους υπαλλήλους στα μισά του δρόμου. Μερικές φορές ονομάζεται «διαχείριση με τα πόδια», αυτή η μέθοδος επικοινωνίας καλεί τους ανώτερους διευθυντές να βγουν από τα γραφεία τους και να δουν τι συμβαίνει στο επίπεδο όπου εκτελείται η εργασία. Αντί να διαβάζουν απλώς αναφορές από υφισταμένους, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων επισκέπτονται εργοστάσια ή κέντρα εξυπηρέτησης, παρατηρούν υπαλλήλους στη δουλειά και ζητούν τη γνώμη τους. Αν και η πρακτική επαινείται και ταυτίζεται τακτικά από ειδικούς στη διοίκηση επιχειρήσεων, αυτή η μορφή επικοινωνιών χρησιμεύει για να διατηρήσει το αφεντικό σε επαφή.

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ

Ίσως το πιο σημαντικό μέρος της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι να αφιερώσετε χρόνο για να προετοιμάσετε ένα αποτελεσματικό και κατανοητό μήνυμα. Σύμφωνα με τους Murphy και Hildebrandt, το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζουμε τον κύριο σκοπό του μηνύματος. Για παράδειγμα, ένα μήνυμα προς έναν προμηθευτή μπορεί να έχει ως σκοπό την απόκτηση αντικατάστασης για ένα ελαττωματικό μέρος. Το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε το κοινό έτσι ώστε το μήνυμα να μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να ταιριάζει στις απόψεις και τις ανάγκες τους. Μπορεί να είναι χρήσιμο να απεικονίσετε τον παραλήπτη και να σκεφτείτε ποιες περιοχές του μηνύματος μπορεί να βρουν θετικά ή αρνητικά, ενδιαφέροντα ή βαρετά, ευχάριστα ή δυσαρεστημένα. Μετά από αυτό, ο αποστολέας πρέπει να επιλέξει τις ιδέες για να συμπεριλάβει και να συλλέξει όλα τα απαραίτητα γεγονότα. Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την οργάνωση του μηνύματος, καθώς ένα κακό οργανωμένο μήνυμα θα αποτύχει να προκαλέσει την απαιτούμενη απάντηση. Μπορεί να είναι χρήσιμο να προετοιμάσετε ένα περίγραμμα εκ των προτέρων, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην αρχή και στο τέλος τμημάτων. Τέλος, πριν από τη μετάδοση του μηνύματος, είναι σημαντικό να επεξεργαστείτε και να διορθώσετε τη διόρθωση.

ΜΕΣΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Υπάρχουν δύο κύρια μέσα που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία: γραπτά και προφορικά. Οι μη λεκτικές επικοινωνίες είναι επίσης ένα στοιχείο των συστημάτων επικοινωνίας. Καθένας από αυτούς τους τύπους επικοινωνίας περιγράφεται παρακάτω.

Γραπτή επικοινωνία

Η γραπτή επικοινωνία είναι η πιο συνηθισμένη μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας και μάλιστα στην εποχή της πληροφορίας και στη διάδοση των εργαλείων ηλεκτρονικών επικοινωνιών. Είναι σημαντικό για τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές μικρών επιχειρήσεων να αναπτύξουν αποτελεσματικές γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας και να ενθαρρύνουν το ίδιο σε όλους τους υπαλλήλους της. Η εποχή της πληροφορίας έχει αλλάξει τους τρόπους με τους οποίους επικοινωνούμε και δίνουμε μεγαλύτερη έμφαση στις γραπτές και τις προφορικές επικοινωνίες.

Η συνεχώς αυξανόμενη χρήση υπολογιστών και δικτύων υπολογιστών για την οργάνωση και τη μετάδοση πληροφοριών σημαίνει ότι αυξάνεται η ανάγκη για ικανές δεξιότητες γραφής. Ο Δρ Craig Hogan, πρώην καθηγητής πανεπιστημίου που τώρα διευθύνει ένα διαδικτυακό σχολείο γραφής για επιχειρήσεις, λαμβάνει εκατοντάδες ερωτήσεις κάθε μήνα από διευθυντές και στελέχη που ζητούν βοήθεια για τη βελτίωση των δεξιοτήτων γραφής των δικών τους και των υπαλλήλων τους. Ο Δρ Hogan εξηγεί, σε ένα άρθρο με τίτλο «What Corporate America Can't Build: A Sentence», ότι εκατομμύρια άνθρωποι που προηγουμένως δεν ήταν υποχρεωμένοι να κάνουν πολλά γράμματα στη δουλειά αναμένεται τώρα να γράφουν συχνά και γρήγορα. Σύμφωνα με τον Δρ Χόγκαν, πολλοί από αυτούς δεν είναι στο έργο. «Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα πάρτι στο οποίο δεν έχουν προσκληθεί καθηγητές Αγγλικών. Έχει εταιρείες που ξεσκίζουν τα μαλλιά τους ». Τα αποτελέσματα της έρευνας από τη μελέτη της Εθνικής Επιτροπής για τη συγγραφή υποστηρίζουν αυτήν την αξιολόγηση. Διαπίστωσαν ότι το ένα τρίτο των εργαζομένων στις εταιρείες «blue chip» της χώρας γράφουν άσχημα και χρειάζονται διορθωτική διδασκαλία.

Οι πιο βασικές αρχές της γραπτής επικοινωνίας είναι παρόμοιες με εκείνες για τη συνολική επικοινωνία. Οι ειδικοί στον αναπτυσσόμενο κλάδο της διορθωτικής γραφής συμφωνούν ότι υπάρχουν πέντε ελάχιστες απαιτήσεις για καλή γραφή. Αυτοί είναι:

Γνωρίστε το κοινό σας
Κρατήστε σύντομες και απλές προτάσεις
Αποφύγετε την ορολογία και τα κλισέ
Διάκριση μεταξύ γεγονότων και απόψεων
Ελέγχετε πάντα την ορθογραφία, τη γραμματική και τη στίξη

Το κλειδί είναι, φυσικά, να μεταφέρουμε το νόημα με όσο το δυνατόν πιο ακριβή και συνοπτικό τρόπο. Οι άνθρωποι δεν διαβάζουν επαγγελματικά μνημόνια για την ευχαρίστηση της ανάγνωσης. Το πράττουν προκειμένου να λάβουν οδηγίες ή πληροφορίες βάσει των οποίων να βασίζουν αποφάσεις ή να αναλαμβάνουν δράση. Ως εκ τούτου, η πολύ λογοτεχνική πεζογραφία δεν είναι επιθυμητή στην επιχειρηματική γραφή. Η υπερβολικά επίσημη πεζογραφία μπορεί επίσης να είναι αντιπαραγωγική από το να φαίνεται ξεκάθαρη ή απλά λόγια. Ένα στυλ γραφής που είναι υπερβολικά ανεπίσημο μπορεί επίσης να μεταφέρει ένα ανεπιθύμητο μήνυμα, δηλαδή ότι το θέμα δεν είναι σοβαρό ή δεν λαμβάνεται σοβαρά υπόψη από τον αποστολέα. Ένας απλός, ευγενικός τόνος είναι συνήθως η καλύτερη επιλογή, αλλά δεν μπορεί να έρθει φυσικά χωρίς άσκηση.

Η επιχειρηματική αλληλογραφία πρέπει να ξεκινά με μια ξεκάθαρη δήλωση σχετικά με τον σκοπό του μηνύματος και να ακολουθείται με απλές και σαφείς λεπτομέρειες για την υποστήριξη του σκοπού. Οι παραλήπτες αλληλογραφίας χρειάζονται πληροφορίες για να ενεργήσουν σωστά. Χρειάζονται επίσης λόγους που τους πείθουν να ενεργήσουν ή να σκεφτούν με τον τρόπο που σκοπεύει ο αποστολέας. Εάν το μήνυμα μεταφέρει το νόημά του με σαφή επιχειρήματα που προσδιορίζουν τους λόγους και παρέχουν αποδείξεις, θα πρέπει να επιτύχει αυτόν τον στόχο.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να ληφθεί σε όλες τις εξωτερικές αλληλογραφίες, δεδομένου ότι αντικατοπτρίζει την επιχείρηση στο σύνολό της. Για παράδειγμα, οι επιστολές που προορίζονται να πείσουν κάποιον είτε να επενδύσουν σε ένα έργο είτε να αγοράσουν από μια εταιρεία έχουν έναν ειδικό οργανισμό. Σύμφωνα με τους Murphy και Hildebrandt, πρέπει: 1) να προσελκύσουν ευνοϊκή προσοχή από τον αναγνώστη. 2) να προκαλέσει ενδιαφέρον? 3) να πείσει τον αναγνώστη και να δημιουργήσει την επιθυμία. και 4) περιγράφουν τη δράση που πρέπει να κάνει ο αναγνώστης. Όταν ο σκοπός της επιστολής είναι να πραγματοποιήσει μια πώληση, είναι επίσης σημαντικό να συμπεριλάβετε στοιχεία σχετικά με το προϊόν και ένα σαφές κεντρικό σημείο πώλησης. Πάνω απ 'όλα, είναι σημαντικό κάθε είδος γραπτής επικοινωνίας που προέρχεται από μια επιχείρηση να δημιουργήσει ή να ενισχύσει την καλή θέληση.

Προφορική επικοινωνία

Οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές μικρών επιχειρήσεων καλούνται συχνά να κάνουν παρουσιάσεις, να διεξάγουν συνεντεύξεις ή να οδηγούν σε συναντήσεις, οπότε οι δεξιότητες προφορικής επικοινωνίας είναι ένας άλλος σημαντικός τομέας ανάπτυξης. Μπορεί να γίνουν παρουσιάσεις σε υπαλλήλους για εκπαιδευτικούς σκοπούς ή σε πιθανούς πελάτες για σκοπούς πωλήσεων. Και στις δύο περιπτώσεις, οι καλές τεχνικές παρουσίασης μπορούν να δημιουργήσουν ενδιαφέρον και να δημιουργήσουν εμπιστοσύνη. Ίσως χρειαστούν δεξιότητες συνέντευξης για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, τη διεξαγωγή αξιολογήσεων απόδοσης ή την έρευνα αγοράς. Οι συναντήσεις ή τα συνέδρια μπορούν να είναι σημαντικά εργαλεία για τη σχέση με υπαλλήλους ή με ενδιαφερόμενα μέρη εκτός του οργανισμού προκειμένου να επιλύσουν προβλήματα ή να θέσουν στόχους.

καθαρή αξία του andrew Mccollum 2017

Οι ίδιες αρχές που ισχύουν και για άλλες μορφές προφορικής επικοινωνίας ισχύουν και για τις τηλεφωνικές κλήσεις. Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε επιχειρηματικές κλήσεις καθορίζοντας τον σκοπό, λαμβάνοντας υπόψη το κοινό (συμπεριλαμβανομένης της καλύτερης ώρας κλήσης), και αποφασίζοντας τις ιδέες που θα συμπεριληφθούν και τις ερωτήσεις που πρέπει να τεθούν. Όταν απαντάτε στο τηλέφωνο σε επιχειρηματικό περιβάλλον, είναι σημαντικό να απαντήσετε αμέσως και να αναφέρετε το όνομα και το τμήμα σας με καθαρή, ευχάριστη φωνή. Η επικοινωνία μέσω τηλεφώνου μπορεί να δημιουργήσει εντυπώσεις που είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία των μικρών επιχειρήσεων.

Ένα συχνά παραβλέπεται στοιχείο της προφορικής επικοινωνίας είναι να ακούει. Οι καλές δεξιότητες ακρόασης μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για την εξεύρεση λύσης σε παράπονα ή ακόμη και στην πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων. Η ακρόαση περιλαμβάνει την εμφάνιση ενδιαφέροντος για τον ομιλητή, την επικέντρωση στο μήνυμα και την υποβολή ερωτήσεων για την εξασφάλιση κατανόησης. Βοηθά να προετοιμαστείτε για τη συζήτηση, να αποφύγετε το επιχείρημα ή τη διακοπή, να σημειώσετε όπως απαιτείται και να συνοψίσετε τις δηλώσεις του ομιλητή.

Μη λεκτική επικοινωνία

Η μη λεκτική επικοινωνία - όπως εκφράσεις του προσώπου, χειρονομίες, στάση και τόνος φωνής - μπορεί να βοηθήσει στην επιτυχή ερμηνεία ενός μηνύματος. «Μερικές φορές τα μη λεκτικά μηνύματα έρχονται σε αντίθεση με τα λεκτικά. Συχνά εκφράζουν τα αληθινά συναισθήματα με μεγαλύτερη ακρίβεια από την προφορική ή γραπτή γλώσσα », σημείωσαν οι Murphy και Hildebrandt. Στην πραγματικότητα, μελέτες έχουν δείξει ότι μεταξύ 60 και 90 τοις εκατό του αποτελέσματος ενός μηνύματος μπορεί να προέρχεται από μη λεκτικές ενδείξεις. Επομένως, οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές μικρών επιχειρήσεων πρέπει επίσης να γνωρίζουν τις μη λεκτικές ενδείξεις στη συμπεριφορά τους και να αναπτύξουν την ικανότητα ανάγνωσης μη λεκτικών μορφών επικοινωνίας στη συμπεριφορά των άλλων.

Υπάρχουν τρία κύρια στοιχεία της μη λεκτικής επικοινωνίας: εμφάνιση, γλώσσα σώματος και ήχος. Η εμφάνιση τόσο του ηχείου όσο και του περιβάλλοντος είναι ζωτικής σημασίας στις προφορικές επικοινωνίες, ενώ η εμφάνιση γραπτών επικοινωνιών μπορεί είτε να μεταδώσει σημασία είτε να προκαλέσει ένα γράμμα ως ανεπιθύμητο ταχυδρομείο. Η γλώσσα του σώματος, και ιδιαίτερα οι εκφράσεις του προσώπου, μπορούν να παρέχουν σημαντικές πληροφορίες που μπορεί να μην περιέχονται στο λεκτικό τμήμα της επικοινωνίας. Τέλος, ο τόνος, ο ρυθμός και η ένταση της φωνής ενός ομιλητή μπορούν να μεταφέρουν διαφορετικά νοήματα, όπως και οι ήχοι όπως το γέλιο, το λαιμό, ή το βουητό.

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ

Η πρόοδος στην τεχνολογία τα τελευταία 20 χρόνια έχει αλλάξει δραματικά τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι επιχειρηματικές επικοινωνίες. Στην πραγματικότητα, με πολλούς τρόπους οι τεχνολογίες επικοινωνίας έχουν αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η επιχείρηση. Η διευρυμένη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του Διαδικτύου γενικά επέτρεψε στις επιχειρήσεις να μετακινούν ευκολότερα την εργασία από τη μία τοποθεσία στην άλλη, να δημιουργούν απομακρυσμένα ή / και κινητά γραφεία, ακόμη και να δημιουργούν εικονικά γραφεία. Η νέα τεχνολογία επικοινωνιών έχει επίσης επιταχύνει τον χρόνο αναμονής για τη λήψη αποφάσεων και θόλωσε το όριο μεταξύ των ωρών εργασίας και των προσωπικών ωρών. Όλες αυτές οι εξελίξεις προκαλούν στις εταιρείες να προσαρμοστούν σε ένα γρηγορότερο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτή είναι και η ευκαιρία για τις εταιρείες να γίνουν πιο παραγωγικές και αποτελεσματικές και δοκιμή της προσαρμοστικότητάς τους.

Αν και οι αλλαγές στην τεχνολογία ηλεκτρονικών επικοινωνιών συμβαίνουν με φαινομενικό ρυθμό, δεν είναι ριζικές αλλαγές στις βασικές μορφές επικοινωνίας. Πρόκειται μάλλον για βελτιώσεις στις παραδοσιακές τεχνικές επικοινωνίας. Αυτές οι τεχνολογίες έχουν κάνει δύο βασικές βελτιώσεις στον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να επικοινωνούμε.

Κινητικότητα και προσέγγιση χρηστών

Η ασύρματη και κινητή τεχνολογία έχει επεκτείνει σημαντικά τα μέρη από τα οποία μπορούμε να επικοινωνήσουμε και την απόσταση από την οποία επικοινωνούμε εύκολα. Ένας διευθυντής στο δρόμο για εργασία οπουδήποτε στις Η.Π.Α. μπορεί εύκολα να καλέσει και να συνομιλήσει με έναν συνάδελφο ή προμηθευτή στη Σιγκαπούρη καθώς επιστρέφει στο σπίτι το βράδυ εκεί.

Ταχύτητα και ισχύς

Οι τηλεφωνικές γραμμές υψηλής ταχύτητας με οπτικές ίνες και οι δορυφορικές μεταδόσεις υψηλής ταχύτητας σε λογικές τιμές δημιούργησαν μια κατάσταση στην οποία είναι τόσο εύκολο να μεταφέρετε μεγάλα αρχεία δεδομένων από ένα τμήμα σε άλλο σε ένα μόνο κτίριο, όπως είναι να μεταφέρετε αυτά τα αρχεία σε μια τοποθεσία οπουδήποτε στον κόσμο.

Και οι δύο αυτές βελτιώσεις στις επικοινωνίες έχουν επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η επιχείρηση. Ο καθένας έχει αρνητικά και αρνητικά. Η ευκολία με την οποία οι συνάδελφοι μπορούν να μείνουν σε επαφή μεταξύ τους είναι χρήσιμη στο συντονισμό των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας. Η παραμονή σε στενή επαφή με προμηθευτές είναι επίσης ευεργετική. Για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, ωστόσο, η διαθεσιμότητα ανά πάσα στιγμή μπορεί επίσης να είναι επιβάρυνση.

Τα κινητά τηλέφωνα, οι φορητοί υπολογιστές και οι φορητές συσκευές ανταλλαγής μηνυμάτων διαφόρων ειδών είναι όλα πολύτιμα εργαλεία για επιχειρηματικές επικοινωνίες. Αυξάνουν την ικανότητά μας να επικοινωνούμε και να παραμένουμε σε επαφή, αλλά για να επωφεληθούμε από τις δυνατότητές τους, μια εταιρεία πρέπει να τις χρησιμοποιεί με σύνεση και αποτελεσματικότητα και να θεσπίζει κανόνες που εμποδίζουν τις συσκευές να γίνουν επαχθές για τον χρήστη. Με ευκολία μπορεί επίσης να έρθει εφησυχασμός. Για παράδειγμα, απλώς και μόνο επειδή ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων μπορεί να καλέσει την Joan στην παραγωγή - εύκολα, γρήγορα και σχεδόν από οπουδήποτε - για να διευκρινίσει και να απαντήσει σε ερωτήσεις σχετικά με μια παραγγελία με άσχημη θέση, δεν σημαίνει ότι η πραγματοποίηση και η απάντηση πολλών κλήσεων σχετικά με την παραγγελία είναι αποτελεσματική. Απαιτείται έμφαση στις σαφείς και ακριβείς επικοινωνίες για αποδοτικότητα, ανεξάρτητα από την ευκολία ή την ταχύτητα με την οποία λειτουργούν οι συσκευές επικοινωνίας.

Εσωτερικές επικοινωνίες

Τα εσωτερικά δίκτυα, ή τα εσωτερικά οργανωτικά δίκτυα υπολογιστών, έχουν γίνει τα μέσα επιλογής για τις περισσότερες εταιρείες όσον αφορά την ενημέρωση των εργαζομένων. Το intranet της εταιρείας μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν ηλεκτρονικός πίνακας ανακοινώσεων και όταν συνδυαστεί με e-mail μπορεί να χρησιμεύσει για τη διάδοση πληροφοριών γρήγορα και αποτελεσματικά.

Δεδομένου ότι ένα ενδοδίκτυο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη εύκολη σύνδεση ατόμων που εργάζονται σε διάφορες τοποθεσίες, μπορεί να βοηθήσει στην εδραίωση ή τη διατήρηση της αίσθησης της κοινότητας σε έναν οργανισμό που είναι γεωγραφικά διασκορπισμένος. Στην πραγματικότητα, τα intranets επιτρέπουν σε ομάδες ανθρώπων να συνεργάζονται στενά σε αυτό που είναι συνήθως γνωστό ως εικονικό γραφείο. Πολλές μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών ξεκινούν ως εικονικά γραφεία στα οποία κάθε άτομο εντός του ομίλου εργάζεται στο σπίτι του ή στον τόπο επιλογής του. Αυτό που ενώνει την ομάδα είναι δύο πράγματα: ένας κοινός στόχος και ένα δίκτυο υπολογιστών κάποιας μορφής μέσω των οποίων κοινοποιούνται τα εργαλεία πληροφοριών και λογισμικού.

Εξωτερικές επικοινωνίες

Η ανάπτυξη του Διαδικτύου έχει καταστήσει σχεδόν απαραίτητο για μια επιχείρηση να έχει μια διαδικτυακή παρουσία, απλή αλλά και αν είναι. Σε έναν απλό ιστότοπο Διαδικτύου μια εταιρεία μπορεί να παρέχει στους πιθανούς πελάτες, πελάτες, υπαλλήλους ή / και επενδυτές στοιχεία επικοινωνίας και μια εικόνα της εταιρείας. Για όσους επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν το Διαδίκτυο ως όχημα πωλήσεων και μάρκετινγκ, μπορεί να αναπτυχθεί ένας πιο εξελιγμένος (και ακριβός) ιστότοπος. Συχνά ονομάζονται ιστότοποι ηλεκτρονικού εμπορίου, αυτοί οι ιστότοποι χρησιμοποιούνται για διαφήμιση, προβολή εμπορευμάτων, λήψη και επεξεργασία παραγγελιών, παρακολούθηση εντολών ή / και εκτέλεση πολλών εργασιών εξυπηρέτησης πελατών.

Οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να έχουν μια μοναδική ευκαιρία να επωφεληθούν από μια παρουσία στο Διαδίκτυο. Η προσέγγιση που είναι δυνατή μέσω ενός καλά διαδεδομένου ιστότοπου Web είναι πολύ μεγαλύτερη από ό, τι θα ήταν δυνατή μέσω άλλων μέσων με παρόμοιο κόστος. Σύμφωνα με ορισμένους αναλυτές, για τις επιχειρήσεις μία από τις πιο ισχυρές πτυχές ενός διαδραστικού μέσου όπως το Διαδίκτυο είναι η ικανότητα να αναπτύξει μια πραγματική αμφίδρομη συνομιλία με πελάτες και πελάτες. Το Διαδίκτυο είναι ένα ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας και αυτό που οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών χρησιμοποιούν πλέον τακτικά.

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ

Οι άτυπες μέθοδοι επικοινωνίας, όπως φήμες και «η αμπέλου της εταιρείας», μπορεί να βρίσκονται εκτός του ελέγχου της διοίκησης. Το αμπέλι είναι μια μορφή επικοινωνίας από κάτω προς τα πάνω στην οποία οι εργαζόμενοι προσπαθούν να καταλάβουν τι συμβαίνει γύρω τους όταν δεν υπάρχει επίσημη λέξη από τη διεύθυνση. Όταν η διοίκηση είναι σιωπηλή, οι υπάλληλοι γεμίζουν το κενό με εικασίες για το τι συμβαίνει. Αν και δεν υπάρχει τρόπος να σταματήσει το αμπέλι, μπορεί να επηρεαστεί. Όταν ασχολείστε με ερωτήσεις που δεν μπορούν ή δεν πρέπει να απαντηθούν, οι διαχειριστές πρέπει να αναλάβουν την πρωτοβουλία πριν ξεκινήσουν οι αρνητικές φήμες. Εάν είναι προφανές στους υπαλλήλους ότι η εταιρεία θα υποστεί σύντομα σημαντικές αλλαγές, για παράδειγμα, η διεύθυνση θα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι θα το κάνει. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται ότι η διοίκηση αναγνωρίζει ότι έχουν νόμιμες ανησυχίες, οι οποίες θα αντιμετωπιστούν όταν είναι δυνατόν. Εάν η επίσημη συζήτηση θα βλάψει την εταιρεία, αυτό πρέπει να καταστεί σαφές στους υπαλλήλους.

Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΚΑΛΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Όλες οι μορφές επικοινωνίας, ακόμη και η έλλειψη αυτής, μπορούν να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στις επιχειρηματικές συναλλαγές. Ένα αυστηρό υπόμνημα, επίσημο υπόμνημα προς τους υπαλλήλους που τους λέει να μην μιλήσουν στον Τύπο σχετικά με την επικείμενη αντιδικία θα μπορούσε να ερμηνευθεί ως παραδεκτό ότι η εταιρεία έκανε κάτι λάθος. Η επαναλαμβανόμενη «χωρίς σχόλια» της διοίκησης στους υπαλλήλους και ο Τύπος σχετικά με μια φημολογημένη συγχώνευση μπορεί να ξεκινήσει δεκάδες άτυπες συζητήσεις σχετικά με τους εταιρικούς μνηστήρες, το ποσό που θα πουλήσει η εταιρεία και πόσους υπαλλήλους θα απολυθούν.

Προκειμένου να αποφευχθούν οι αρνητικές επιπτώσεις τέτοιων σεναρίων, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν πρακτική να επικοινωνούν όσο το δυνατόν περισσότερο και ανοιχτά. Θα πρέπει να σκεφτούν δύο φορές προτού καταργήσουν το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας ως μέτρο εξοικονόμησης κόστους, να διατηρούν ενημερωμένους τους πίνακες ηλεκτρονικών δελτίων και να πραγματοποιούν συναντήσεις στις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τη διοίκηση. Επιπλέον, πρέπει να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους έτσι ώστε όλες οι επιχειρηματικές επικοινωνίες να είναι εύκολα κατανοητές. Οι όροι διαχείρισης και η ορολογία, η άκαμπτη ή ευχάριστη γλώσσα μπορεί να συμβάλουν στην εντύπωση μεταξύ των υπαλλήλων ότι η διοίκηση τους μιλάει. Είναι επίσης χρήσιμο να λαμβάνετε και να αναλύετε σχόλια. Ρωτώντας τους υπαλλήλους εάν αισθάνονται ενημερωμένοι ή όχι και τι θα τους έκανε να αισθάνονται πιο ενημερωμένοι για την εταιρεία μπορεί να ανοίξει πολύτιμα κανάλια επικοινωνίας.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

Bonner, William H. και Lillian H. Chaney. Αποτελεσματική επικοινωνία σε μια εποχή της πληροφορίας . Δεύτερη έκδοση, Dame Publishing, 2003.

Χόλζ, Σελ. «Δημιουργία συνδέσεων: Οι σημερινές τεχνολογίες επικοινωνιών έχουν μετατοπίσει τη δυναμική». Κόσμος επικοινωνίας . Μάιος-Ιούνιος 2005.

Irwin, David. Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επικοινωνίες . Εκδόσεις Thorogood, 2001.

Murphy, Herta A. και Herbert W. Hildebrandt. Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επικοινωνίες . Έβδομη Έκδοση. McGraw-Hill, 1997.

Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen και Kimmo Alajoutsijarvi. «Ο ρόλος της επικοινωνίας στις επιχειρηματικές σχέσεις και τα δίκτυα». Απόφαση διαχείρισης . Μάιος-Ιούνιος 2000.

Ross-Larson, Bruce. Γράφοντας για την εποχή της πληροφορίας . W.W. Norton & Company, 2002.