Με όλο τον δέοντα σεβασμό στα μηνύματα και την κοινωνική δικτύωση, το email παραμένει η βασική μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας. Είναι γνωστό ότι κάνετε ή σπάζετε προσφορές. Συχνά, δεν είναι το περιεχόμενο του email, αλλά η εθιμοτυπία του αποστολέα (ή η έλλειψη αυτού).
Όταν χρησιμοποιούμε τόσο συχνά email σε όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής μας ζωής, μερικές φορές παραμελούμε τους βασικούς κανόνες επικοινωνίας: να είμαστε ευγενικοί, να αντιμετωπίζουμε σωστά τους ανθρώπους, να ανταποκρίνονται εγκαίρως και πολλά άλλα.
Το BCC είναι το τέλειο παράδειγμα για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά ή εντελώς κατάχρηση το email. Όταν χρησιμοποιούμε το BCC, σκεφτόμαστε ακόμη και τι κάνουμε και πώς μπορεί ενδεχομένως να πυροδοτήσει;
Μου συνέβη περισσότερες από μία φορές. Για να σας σώσω κάποια σοβαρή αμηχανία, θα ήθελα να εξετάσω το ζήτημα εδώ και τώρα.
Υπάρχουν μόνο δύο καταστάσεις για το BCC.
Πρώτον, μαζικά email. Σπάνια δικαιολογούνται.
Εάν πρέπει να στείλετε ένα - για παράδειγμα έχετε ένα ενημερωτικό δελτίο ή στέλνετε μια πρόσκληση στο μπαρ του γιου σας mitzvah - επιτρέποντας σε όλους να δουν τη διεύθυνση email κάθε παραλήπτη είναι ένα τεράστιο όχι-όχι. Χρησιμοποιήστε το BCC.
Ως διαδικτυακός συγγραφέας, συχνά λαμβάνω βήματα στα εισερχόμενά μου, τα οποία αποστέλλονται σε εκατοντάδες (αν όχι χιλιάδες) bloggers και δημοσιογράφους. Εάν είστε άτομο PR, προσέξτε: Αυτός δεν είναι ο τρόπος να κάνετε PR, ούτε καν κοντά. Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, πιστεύετε ότι το email είναι καλή ιδέα, χρησιμοποιήστε το BCC. Κανένας δημοσιογράφος δεν θέλει το email της να δοθεί σε εκατοντάδες άλλα άτομα που δεν γνωρίζει.
Εάν δεν χρησιμοποιείτε το BCC σε αυτό το σενάριο, μπορείτε να περιμένετε να μπείτε στη μαύρη λίστα από πολλούς δημοσιογράφους. Ή τα μέλη της οικογένειας που διαφωνούν με τη λίστα προσκλήσεων του μπαρ mitzvah.
Δεύτερον, πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε το BCC όταν κάποιος σας συστήσει σε κάποιον άλλο. Το άτομο που έκανε την εισαγωγή έκανε ένα ωραίο πράγμα και δεν έπρεπε να υποφέρει από κάθε απάντηση σε αυτό το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με το BCCing αυτό το άτομο, απελευθερώνετε έτσι από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ακολουθήσουν. Είναι κοινή ευγένεια και πρέπει να γίνεται 1-2 μηνύματα μετά την εισαγωγή τους.
Πέρα από αυτό, μην αφήνετε ποτέ άλλους να παρακολουθούν τη χρήση BCC.
Σε κάθε άλλη περίπτωση, όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον και στο BCC κάποιον άλλο, είστε ανέντιμοι - είτε του αρέσει είτε όχι.
Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Πρόσωπο X και χωρίς να το γνωρίζετε, αφήνοντας το Πρόσωπο Y να παρακολουθεί τη συνομιλία σας. Το άτομο X δεν έχει ιδέα ότι κάποιος άλλος διαβάζει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ στην πραγματικότητα το στείλατε κρυφά και σε κάποιον άλλο.
Ίσως αυτό ακούγεται σαν ένα μικρό ζήτημα. Δεν είναι.
πόσο χρονών είναι ο Jim Nance
Στην επιχείρηση, η ακεραιότητα και η διαφάνεια είναι τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά σας. Εάν είστε ο τύπος για άτομα BCC σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, δεν είστε ο τύπος του ατόμου με το οποίο θέλω να συνεργαστώ.
Όταν οι χρήστες με κάνουν BCC σε email, τους απαντώ αμέσως και τους λέω να μην χρησιμοποιήσουν ποτέ ξανά το BCC σαν αυτό.
Αυτό με οδηγεί στο επόμενο σημείο: τους κινδύνους του BCC.
Το BCC μπορεί να οδηγήσει σε μια σοβαρά αδέξια κατάσταση.
Κάποτε έστειλα ένα στέλεχος υψηλού επιπέδου στην Google για να συστήσω έναν φίλο για δουλειά. Έκανα το λάθος να κάνω BCCing με αυτόν τον φίλο για να τον ενημερώσω ότι έστειλα αυτό το email.
Μαντέψτε τι έκανε ο φίλος μου; Απάντησε τυχαία σε όλους, λέγοντας, «Ευχαριστώ». Αυτό σήμαινε ότι το στέλεχος έλαβε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τον ευχαρίστησε από κάποιον που δεν συνειδητοποίησε καν ότι ήταν στο νήμα.
Ποιος κατέληξε να φαίνεται πολύ κακός; Μου. Ποιος δεν πήρε τη δουλειά; Ο φίλος μου.
Εάν πρέπει απολύτως, χρησιμοποιήστε το κουμπί Προώθηση.
Εάν πιστεύετε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε πρέπει να είναι ορατό από κάποιον άλλο εκτός από τον παραλήπτη, προωθήστε το μετά την αποστολή του. Είναι ελαφρώς καλύτερο από τη χρήση BCC. Ωστόσο, δεν το προτείνω.
Με την προώθηση, αποφεύγετε τον κίνδυνο απάντησης σε όλους - αλλά δεν είναι μια πιο ειλικρινής κίνηση. Εξακολουθείτε να μοιράζεστε ιδιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να το γνωρίζει κάποιο από τα συμβαλλόμενα μέρη.
Η επιχειρηματική ηθική είναι το παν. Ξεκινούν με τον τρόπο που επικοινωνούμε. Γίνετε ο τύπος του ατόμου με το οποίο θέλετε να εργαστείτε - όχι ο τύπος του ατόμου που σας κάνει να ιδρώνετε με κάθε email.
