Σημείωση εκδότη: Ο αρθρογράφος Inc.com, Alison Green, απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με ζητήματα στο χώρο εργασίας και διαχείρισης - από όλα πώς να αντιμετωπίσετε ένα αφεντικό μικροδιαχείρισης πώς να μιλήσετε με κάποιον στην ομάδα σας για τη μυρωδιά του σώματος.
Ένας αναγνώστης γράφει:
Δουλεύω ως σύμβουλος για μερικούς μικρούς ΜΚΟ. Πρόσφατα, ο διευθυντής ενός από τους οργανισμούς στους οποίους εργάζομαι για συνταξιούχους. Εκείνη και εγώ συνεργαστήκαμε για αρκετά χρόνια, και το στυλ επικοινωνίας μας ταιριάζει στο ότι γενικά προτιμούσαμε και οι δύο να χρησιμοποιούμε email μέσω τηλεφώνου για τα περισσότερα πράγματα (εκτός από κλήσεις που θα σχεδιάζαμε εκ των προτέρων ή σε ακραίες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης).
Ο νέος διευθυντής του οργανισμού ανέλαβε να με καλεί πολλές φορές την ημέρα για 'check in' για πράγματα που του έχω ήδη στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημερώσεις ή για πράγματα που συμφωνήσαμε να παρακολουθήσουμε αργότερα, εν αναμονή πρόσθετων πληροφοριών που ακόμα περιμένω . Άλλες φορές, θα καλέσει τυχαία να πραγματοποιήσει μια μεγάλη ομαδική συζήτηση για κάτι, χωρίς προηγούμενο σχεδιασμό. Αρκετές φορές, αυτό συνέβη όταν ήμουν μακριά από το γραφείο μου, και στη συνέχεια γίνεται θέμα του πού είμαι και πότε θα μπορώ να τηλεφωνήσω, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να φτάσω στο γραφείο μου το συντομότερο δυνατό.
Επιπλέον, θα αφήσει εντελώς άχρηστα φωνητικά μηνύματα όταν δεν απαντώ, λέγοντας πράγματα όπως «Γεια, είναι (όνομα). Κάλεσέ με πίσω.' Θέλω να πω ... αν πρόκειται να αφήσετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο, τουλάχιστον Πείτε ΛΟΓΟΣ στο φωνητικό ταχυδρομείο πέρα από αυτό που μόλις καλέσατε, το οποίο μπορώ να δω ήδη λόγω των τριών αναπάντητων κλήσεων που είχα από εσάς στο παρελθόν 20 λεπτά.
Εκτός από το ότι είναι ενοχλητικό και αποσπά την προσοχή, αυτή η δυναμική των συνεχών τηλεφωνικών κλήσεων με κάνει να τονίσω. Είμαι σύμβουλος, όχι υπάλληλος, πράγμα που σημαίνει ότι δεν είμαι υπόλογος στον οργανισμό για τον τόπο και τις δραστηριότητές μου κατά τη διάρκεια της ημέρας, αρκεί να γίνει η δουλειά μου (κάτι που κάνει), και αυτό το συνεχές φράγμα κλήσεων πραγματοποιείται νιώθω αλυσοδεμένος στο γραφείο και το τηλέφωνό μου. Και πιστέψτε με, δεν με πληρώνουν «δεμένα στο γραφείο μου». Πέρα από αυτό, τα πολυάριθμα «check-in» του σε αντικείμενα που εργάζομαι ενεργά με κάνουν να νιώθω κυνηγημένος, γκρίνια και μικροδιαχείριση.
πόσο χρονών είναι ο Kurt Iswarienko
Ο φίλος μου με συμβούλεψε να προσπαθήσω να «εκπαιδεύσω» τον νέο διευθυντή στον τρόπο επικοινωνίας μαζί μου λέγοντάς του «Δεν είμαι διαθέσιμος μέσω τηλεφώνου, αλλά θα είμαι διαθέσιμος μέσω email» και απαντώντας αμέσως σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά δεν απαντώ τηλέφωνο. Το δοκίμασα, αλλά μέχρι στιγμής δεν λειτουργεί. Εάν δεν λάβω, συνήθως μπορώ να περιμένω αρκετές ακόμη αναπάντητες κλήσεις έως ότου τελικά δαγκώσω την κουκκίδα και επανέλθω. Και τα ζητήματα για τα οποία αναφέρεται δεν είναι ποτέ «έκτακτες ανάγκες».
Αυτό με κάνει τρελό και όσο περισσότερο το αφήνω να συνεχίσει, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να το σταματήσω. Είναι στο σημείο όπου αυτός και εγώ κουβεντιάζουμε στο τηλέφωνο έξι, επτά φορές σε μια μέρα. Υπάρχουν πιο άμεσοι - αλλά ακόμα επαγγελματικά αποδεκτοί - τρόποι να του πούμε ότι απλά δεν μπορεί να με καλεί τόσο συχνά;
Ο Πράσινος αποκρίνεται:
Λοιπόν, πρώτα, δεν θα έπαιρνα τη συμβουλή του φίλου σας. Το να πείτε σε έναν πελάτη ότι μπορείτε να προσεγγίσετε μόνο μέσω email θα είναι άκαμπτο και μη ρεαλιστικό για τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται πολλοί πελάτες. (Φυσικά, εάν έχετε μεγάλη ζήτηση, μπορείτε να κάνετε κάθε είδους κανόνες - αλλά διαφορετικά, πρέπει να είστε αρκετά ευέλικτοι.)
πόσο χρονών είναι η bea alonzo
Αλλά μπορείτε και πρέπει να ορίσετε ορισμένα όρια εδώ. Έχετε απόλυτο δίκιο ότι, ως σύμβουλος με πολλούς πελάτες, δεν αναμένεται να είστε διαθέσιμοι όλες τις ώρες και όποτε η διάθεση χτυπά αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη.
Και ενώ μερικοί άνθρωποι παίρνουν τα είδη των ενδείξεων που στέλνετε, αυτός ο τύπος σαφώς δεν είναι. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχετε μια πιο άμεση συνομιλία μαζί του σχετικά με αυτό.
Θα έλεγα κάτι τέτοιο: «Θέλω να μιλήσω για τον καλύτερο τρόπο για να φτάσετε όταν με χρειάζεστε. Επειδή έχω πολλούς πελάτες, δεν είμαι συνήθως διαθέσιμος για ad hoc τηλεφωνικές κλήσεις όλη την ημέρα - αλλά χαίρομαι που έχω χρόνο για αυτούς όταν μπορούμε να τους προγραμματίσουμε εκ των προτέρων. Όμως, ως εργολάβος, χωρίζω το χρόνο μου ανάμεσα σε πολλά έργα και δεν μπορώ να προσφέρω διαθεσιμότητα πλήρους απασχόλησης. Οι τιμές μου θα ήταν πολύ υψηλότερες διαφορετικά! Αλλά αυτό που μπορώ να κάνω είναι να προγραμματίσω μια εβδομαδιαία ή δύο φορές την εβδομάδα τηλεφωνική κλήση μαζί σας και θα μπορούσαμε να καταλάβουμε όλα αυτά τα πράγματα σε αυτές τις κλήσεις. Θα λειτουργούσε; '
Εάν σπρώξει πίσω, θα μπορούσατε να πείτε: «Ξέρεις, το πλεονέκτημα της πρόσληψης ενός συμβούλου σαν κι εμένα για να κάνω αυτό το έργο είναι να αποκτήσεις εμπειρία ___ χωρίς να πληρώσεις τον μισθό πλήρους απασχόλησης και τις παροχές που θα πληρώσεις για να έχεις κάποιον προσωπικό που το κάνει. Αλλά η άλλη πλευρά είναι ότι δεν είμαι διαθέσιμος όλη την ώρα με τον τρόπο που μπορεί να είναι ένας εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης. Έχω άλλους πελάτες και άλλες δεσμεύσεις στο πρόγραμμά μου. Τον τελευταίο μήνα, άρχισα να λαμβάνω κλήσεις από εσάς αρκετές φορές την ημέρα ή αναμένεται να συμμετάσχω σε ομαδικές κλήσεις την τελευταία στιγμή. Ως εξωτερικός σύμβουλος, δεν μπορώ να κάνω κάτι. Αλλά θα χαρούμε να προγραμματίσω ένα εβδομαδιαίο ή δύο φορές την εβδομάδα τηλεφωνική κλήση για εμάς. '
Αν συμφωνεί με αυτό, τότε είναι λογικό να περιμένουμε ότι θα σταματήσει να καλεί τόσο πολύ έξω από τις προγραμματισμένες τηλεφωνικές σας κλήσεις. Αλλά αν συνεχίσει, μπορείτε να αφήσετε τις περισσότερες από αυτές τις κλήσεις να μεταβούν στο φωνητικό ταχυδρομείο και, στη συνέχεια, να του τραβήξετε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα εκείνη την ημέρα, λέγοντας: «Πήρα το φωνητικό σας ταχυδρομείο. Δεν θα είναι δωρεάν τις περισσότερες μέρες - μπορεί να περιμένει την κλήση μας την Παρασκευή; ' (Τούτου λεχθέντος, είναι έξυπνο να είσαι πρόθυμος να απαντήσεις μερικοί από αυτές τις κλήσεις τελευταίας στιγμής - δηλαδή μία ή δύο την εβδομάδα, όχι δύο την ημέρα. Οι σύμβουλοι που είναι τουλάχιστον κάπως ευέλικτοι είναι γενικά πιο πολύτιμοι.)
Μια άλλη επιλογή, εάν συνεχιστεί, είναι να του πείτε ότι με το ποσό διαθεσιμότητας που ζητά, πρέπει να αυξήσετε τις τιμές σας για να το καλύψετε (αν είναι κάτι που είστε διατεθειμένοι να κάνετε σε υψηλότερη τιμή - αλλά ίσως να μην είστε πρόθυμοι να το κάνετε σε οποιαδήποτε τιμή, κάτι που είναι επίσης εντάξει).
Ωστόσο, σε όλα αυτά, λάβετε υπόψη ότι πρέπει να γνωρίζετε πόσο είστε πρόθυμοι να το προωθήσετε. Είστε πρόθυμοι να χάσετε τον πελάτη από αυτό; Είναι πιθανό ότι θα αποφασίσει ότι θα προτιμούσε να συνεργάζεται με κάποιον που είναι διαθέσιμος πιο συχνά. Εάν αυτό είναι αποτέλεσμα που δεν είστε διατεθειμένοι να ανεχτείτε, θα θέλατε να τροποποιήσετε ανάλογα την προσέγγισή σας.
Θέλετε να υποβάλετε μια δική σας ερώτηση; Στείλτε το σε alison@askamanager.org .
τι εθνικότητα είναι η Kelly Ripa
