Η έννοια του «εύρους ελέγχου», επίσης γνωστή ως λόγος διαχείρισης, αναφέρεται στον αριθμό των υφισταμένων που ελέγχονται άμεσα από έναν ανώτερο. Είναι μια ιδιαίτερα σημαντική ιδέα για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να καταλάβουν γιατί οι μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν συχνά προβλήματα όταν ο ιδρυτής καταλήγει σε πολύ μεγάλο εύρος ελέγχου. Το εύρος ελέγχου είναι ένα θέμα που διδάσκεται σε σχολές διαχείρισης και χρησιμοποιείται ευρέως σε μεγάλους οργανισμούς όπως ο στρατός, οι κυβερνητικές υπηρεσίες και τα εκπαιδευτικά ιδρύματα. «Ωστόσο, λίγοι επιχειρηματίες γνωρίζουν τον όρο ή είναι πρόθυμοι να παραδεχτούν οποιοδήποτε όριο στον αριθμό των ατόμων που εποπτεύουν άμεσα», εξήγησε ο Mark Hendricks σε ένα άρθρο για Επιχειρηματίας περιοδικό. Όταν το εύρος ελέγχου ενός ιδιοκτήτη μιας μικρής επιχείρησης γίνεται πολύ μεγάλο, μπορεί να περιορίσει την ανάπτυξη της εταιρείας του. Ακόμη και οι καλύτεροι διευθυντές τείνουν να χάνουν την αποτελεσματικότητά τους όταν περνούν όλο το χρόνο τους διαχειριζόμενοι τους ανθρώπους και τα ζητήματά τους και δεν μπορούν να επικεντρωθούν σε μακροπρόθεσμα σχέδια και ανταγωνιστικές θέσεις για την επιχείρηση στο σύνολό της.
Η έννοια του εύρους ελέγχου αναπτύχθηκε στο Ηνωμένο Βασίλειο το 1922 από τον Sir Ian Hamilton. Προέκυψε από την υπόθεση ότι οι διευθυντές έχουν περιορισμένο χρόνο, ενέργεια και προσοχή για να αφιερώσουν στις δουλειές τους. Σε μελέτες βρετανών στρατιωτικών ηγετών, ο Χάμιλτον διαπίστωσε ότι δεν μπορούσαν να ελέγξουν αποτελεσματικά περισσότερα από τρία έως έξι άτομα άμεσα. Αυτά τα στοιχεία έχουν γίνει γενικά αποδεκτά ως «κανόνας» για έκταση ελέγχου από τότε. Πάνω από μια δεκαετία αργότερα, ο A.V. Ο Graicumas παρουσίασε μαθηματικά την έννοια του εύρους ελέγχου. Η έρευνά του έδειξε ότι ο αριθμός των αλληλεπιδράσεων μεταξύ των διευθυντών και των υφισταμένων τους - και επομένως ο χρόνος που αφιέρωσαν οι διαχειριστές στην επίβλεψη - αυξήθηκε γεωμετρικά καθώς το εύρος ελέγχου των διευθυντών έγινε μεγαλύτερο.
πόσο χρονών είναι η λίμνη Kari
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι όλοι οι διαχειριστές αντιμετωπίζουν μείωση της αποτελεσματικότητας καθώς η διάρκεια ελέγχου τους υπερβαίνει το βέλτιστο επίπεδο. Με άλλα λόγια, οι περιορισμοί που συνεπάγεται η διάρκεια του ελέγχου δεν είναι ελλείψεις ορισμένων μεμονωμένων διευθυντών αλλά μάλλον των διαχειριστών γενικά. Επιπλέον, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι το εύρος ελέγχου αναφέρεται μόνο σε άμεσες αναφορές και όχι σε μια ολόκληρη εταιρική ιεραρχία. Παρόλο που ένας Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί τεχνικά να ελέγχει εκατοντάδες υπαλλήλους, η διάρκεια ελέγχου του θα περιλαμβάνει μόνο τους επικεφαλής των τμημάτων ή λειτουργικούς διευθυντές που ανέφεραν απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. «Όταν έχει δοθεί αρκετά επίπεδα ιεραρχίας, οποιοσδήποτε διευθυντής μπορεί να ελέγχει οποιονδήποτε αριθμό ατόμων - αν και έμμεσα», σημείωσε ο Hendricks. «Αλλά όταν πρόκειται για άμεσες αναφορές, η θεωρία [του εύρους ελέγχου] προτείνει ότι οι επιχειρηματίες πρέπει να σέβονται τα εγγενή όρια των διευθυντών».
Οι επιχειρηματίες και οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι ιδιαίτερα επιρρεπείς σε υπερβολική επέκταση του εύρους ελέγχου τους. Σε τελική ανάλυση, πολλοί από αυτούς τους ανθρώπους έχουν ξεκινήσει μια επιχείρηση από την αρχή και είναι επιφυλακτικοί να χάσουν τον έλεγχο των δραστηριοτήτων της. Έτσι, επιλέγουν να διαχειρίζονται πολλούς ανθρώπους απευθείας, αντί να αναθέτουν καθήκοντα σε μεσαία στελέχη, σε μια προσπάθεια να συνεχίσουν να συμμετέχουν σε βασικές αποφάσεις καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση. Ωστόσο, αυτή η στρατηγική μπορεί να προκαλέσει πυρκαγιά, όπως εξήγησε ο Hendricks: «Η επέκταση του ελέγχου πέραν των συνιστώμενων ορίων δημιουργεί φτωχό ηθικό, εμποδίζει την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων και μπορεί να προκαλέσει απώλεια ευελιξίας και ευελιξίας που δίνει σε πολλές επιχειρηματικές εταιρείες το προβάδισμά τους».
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΩΝ
Η καθιέρωση του βέλτιστου εύρους ελέγχου για τους διαχειριστές είναι ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα στη διάρθρωση των οργανισμών. Η εύρεση του βέλτιστου εύρους συνεπάγεται εξισορρόπηση των σχετικών πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων της διατήρησης της ευθύνης για τις αποφάσεις και της ανάθεσης αυτών των αποφάσεων. Σε γενικές γραμμές, μελέτες έχουν δείξει ότι όσο μεγαλύτερος είναι ο οργανισμός, τόσο λιγότερα άτομα πρέπει να αναφέρουν στο ανώτερο άτομο. Οι διευθυντές θα πρέπει επίσης να έχουν λιγότερες άμεσες αναφορές εάν αυτοί οι υφιστάμενοι αλληλεπιδρούν συχνά μεταξύ τους. Σε αυτήν την περίπτωση, ο επόπτης καταλήγει στη διαχείριση της σχέσης του με τους υφισταμένους και των σχέσεων των υφισταμένων μεταξύ τους.
Ορισμένοι άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν το βέλτιστο εύρος ελέγχου περιλαμβάνουν εάν οι εργαζόμενοι εκτελούν καθήκοντα ρουτίνας (που θα μπορούσαν να επιτρέψουν ένα ευρύτερο εύρος ελέγχου) ή μεγάλης ποικιλίας και πολυπλοκότητας (που μπορεί να απαιτούν μικρότερο χρονικό διάστημα ελέγχου) και εάν η συνολική επιχείρηση η κατάσταση είναι σταθερή (που θα υποδηλώνει ένα ευρύτερο εύρος) ή δυναμική (που θα απαιτούσε στενότερο διάστημα). Άλλες καταστάσεις στις οποίες ένα ευρύτερο εύρος ελέγχου μπορεί να είναι πιθανό περιλαμβάνουν όταν ο διαχειριστής εκχωρεί αποτελεσματικά. όταν υπάρχουν βοηθοί προσωπικού για τον έλεγχο αλληλεπιδράσεων μεταξύ του διευθυντή και των υφισταμένων · όταν οι υφισταμένοι είναι ικανοί, καλά εκπαιδευμένοι και ικανοί να εργάζονται ανεξάρτητα · και όταν οι στόχοι των υφισταμένων είναι ευθυγραμμισμένοι με τους στόχους άλλων εργαζομένων και της οργάνωσης.
Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα σε διαφορετικά επίπεδα ελέγχου. Ένα στενό εύρος ελέγχου τείνει να δίνει στους διευθυντές στενό έλεγχο των λειτουργιών και να διευκολύνει τη γρήγορη επικοινωνία μεταξύ των διευθυντών και των υπαλλήλων. Από την άλλη πλευρά, μια στενή διάρκεια ελέγχου μπορεί επίσης να δημιουργήσει μια κατάσταση όπου οι διαχειριστές συμμετέχουν πολύ στην εργασία των υφισταμένων τους, η οποία μπορεί να μειώσει την καινοτομία και το ηθικό μεταξύ των εργαζομένων. Ένα ευρύ φάσμα ελέγχου αναγκάζει τους διευθυντές να αναπτύξουν σαφείς στόχους και πολιτικές, να αναθέτουν αποτελεσματικά καθήκοντα και να επιλέγουν και να εκπαιδεύουν προσεκτικά τους υπαλλήλους. Δεδομένου ότι οι υπάλληλοι λαμβάνουν λιγότερη επίβλεψη, τείνουν να αναλαμβάνουν περισσότερη ευθύνη και έχουν υψηλότερο ηθικό με μεγάλο εύρος ελέγχου. Από την άλλη πλευρά, οι διευθυντές με μεγάλο εύρος ελέγχου ενδέχεται να είναι υπερφορτωμένοι με την εργασία, να έχουν πρόβλημα στη λήψη αποφάσεων και να χάσουν τον έλεγχο των υφισταμένων τους.
Λαμβάνοντας υπόψη όλους αυτούς τους παράγοντες, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ενδέχεται να κατακλύζονται από το έργο να βρουν το βέλτιστο εύρος ελέγχου. Ωστόσο, ο Hendricks ισχυρίστηκε ότι η αξιολόγηση της κατάστασης και η λήψη απόφασης δεν πρέπει να είναι πολύ δύσκολη. «Ο γενικός κανόνας ότι ένα στέλεχος θα πρέπει να εποπτεύει τρία έως έξι άτομα που αντιμετώπισε άμεσα αρκετά καλά ενάντια σε προκλήσεις από εμπειρογνώμονες αποτελεσματικότητας, ζήλο ομάδας, τεχνολογικούς λάτρεις, ενισχυτές ενδυνάμωσης, μεγαλομανία και άλλοι αποφασισμένοι να αυξήσουν το αποδεκτό εύρος ελέγχου», Ο Hendricks έγραψε. Αν οι υπολογισμοί είναι υπερβολικοί για εσάς, ρίξτε μια ματιά στο χρόνο που εργάζεστε. Όταν οι εργάσιμες ημέρες για τους ανθρώπους στην κορυφή είναι διπλάσιες από αυτές που είναι για τους άλλους, η διάρκεια του ελέγχου είναι εκτός λειτουργίας. '
Για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που πιστεύουν ότι έχουν πάρα πολλές άμεσες αναφορές και πρέπει να μειώσουν τη διάρκεια ελέγχου τους, η λύση μπορεί να περιλαμβάνει είτε πρόσληψη μεσαίων διευθυντών για να αναλάβει ένα μέρος των ευθυνών του ιδιοκτήτη, είτε αναδιοργάνωση της δομής αναφοράς της εταιρείας. Σε κάθε περίπτωση, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να εξισορροπήσουν τις δικές τους δυνατότητες και τον φόρτο εργασίας έναντι της ανάγκης ελέγχου του κόστους. Σε τελική ανάλυση, η μείωση του εύρους ελέγχου του επιχειρηματία μπορεί να συνεπάγεται το κόστος της καταβολής πρόσθετων μισθών για νέες προσλήψεις ή την κατάρτιση υπαρχόντων υπαλλήλων για την ανάληψη εποπτικών ευθυνών. Παρά το ενδεχόμενο κόστος, ο Hendricks υποστήριξε ότι η προσαρμογή του εύρους ελέγχου προς το βέλτιστο επίπεδο μπορεί να οδηγήσει σε τεράστιες βελτιώσεις για τις μικρές επιχειρήσεις. «Υπάρχει η πραγματική πιθανότητα ότι η προσοχή στο εύρος ελέγχου θα μπορούσε να οδηγήσει την επιχείρησή σας σε μια νέα εποχή ταχείας, σταθερής και κερδοφόρας ανάπτυξης», είπε στους επιχειρηματίες. «Θα μπορούσατε ακόμη και να βρείτε τη διευκόλυνση της επιχείρησής σας ευκολότερη και πιο διασκεδαστική».
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ
Harrison, Simon. «Υπάρχει σωστό εύρος ελέγχου;» Επιχειρηματική κριτική . Φεβρουάριος 2004.
Χέντρικς, Μάρκ. «Έλεγχος έκτασης». Επιχειρηματίας . Ιανουάριος 2001.
Visser, Bauke. «Οργανωτική δομή και απόδοση επικοινωνίας». Εφημερίδα Οικονομικής Συμπεριφοράς και Οργάνωσης . Ιούνιος 2000.
