Έρευνα, μετά την έρευνα, μετά την έρευνα συμφωνεί - οι συναντήσεις είναι φοβερή σπατάλη χρόνου και όλοι τους μισούν.
Αλλά αν κάθε ζωντανή ψυχή στο γραφείο σας χτυπά όταν έρχεται μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, γιατί ξοδεύετε ακόμα ένα σημαντικό μέρος της εβδομάδας σας καθμένος σε αίθουσες συνεδρίων;
πόσα βγάζει ο Τζος Γκέιτς
Μέρος της απάντησης είναι πιθανώς αναποτελεσματικές πρακτικές συνάντησης. Μερικά από τα προβλήματα θα μπορούσαν να ανακουφιστούν με την εκμάθηση μιας γρήγορης και παραγωγικής συνάντησης. Αλλά μερικές από αυτές τις συγκεντρώσεις δεν μπορούν να επισκευαστούν και απλά δεν πρέπει να συμβούν - τουλάχιστον για εσάς.
Αυτός ο τελευταίος τύπος σύσκεψης δεν μπορεί να διορθωθεί με καλύτερη εφοδιαστική. Απλώς πρέπει να αποβληθούν από το πρόγραμμά σας. Ποιο είναι το σημείο όπου συναντάτε έναν άλλο μεγάλο λόγο για την επιμονή της συνάντησης - είναι δύσκολο να τους πείτε όχι. Εάν η πρόσκληση είναι από το αφεντικό σας, δεν θέλετε να προσβάλλετε τη χρησιμότητα της συγκέντρωσης. Το ίδιο ισχύει και για έναν συνάδελφο, και οι πελάτες μπορεί να είναι το πιο δύσκολο να απομακρυνθούν από όλα.
Αλλά μην απελπίζεστε, είναι δυνατόν να βγείτε ευγενικά από τις συναντήσεις χωρίς να προσβάλλετε κανέναν ή να φαίνεστε τεμπέλης. Στο HBR πρόσφατα, πρόσφερε η Liane Davey, συνιδρυτής της 3COze συγκεκριμένες προτάσεις που βασίζονται σε κοινά θέματα συσκέψεων .
1. Όταν δεν είστε έτοιμοι για τη συνάντηση
Όχι επειδή είσαι χαλαρός, φυσικά, αλλά επειδή η ομάδα δεν είχε αρκετό χρόνο να ερευνήσει, να σκεφτεί, να προετοιμάσει κλπ. Σχετικά με τα θέματα που θα συζητηθούν. Σε αυτήν την περίπτωση, ο Davey προτείνει να αναβληθεί η συγκέντρωση χρησιμοποιώντας γλώσσα όπως: «Αυτό είναι ένα ενδιαφέρον θέμα. Με βάση τις τρέχουσες προτεραιότητες του έτους, δεν είμαι σίγουρος ότι είμαστε έτοιμοι για μια παραγωγική συνομιλία ακόμα. Θα ήταν δυνατόν να ωθήσουμε αυτή τη συνάντηση πίσω και να αφήσουμε την ομάδα εργασίας να σημειώσει λίγο μεγαλύτερη πρόοδο πριν συναντηθούμε;
2. Όταν είναι απαραίτητο, λείπουν άτομα
Μερικές φορές μπορείτε να δείτε μια συνάντηση σπατάλη χρόνου ένα μίλι μακριά. Για παράδειγμα, όταν δεν θα είναι παρόντα όλα τα σχετικά μέρη που χρειάζονται για να πάρουν μια απόφαση, γνωρίζετε ότι σίγουρα δεν θα φύγετε με αντικείμενα δράσης στο χέρι.
Επισημάνετε το ζήτημα στον προσκεκλητή λέγοντας κάτι τέτοιο: «Ανυπομονώ να λάβω ορισμένες αποφάσεις σχετικά με αυτό το ζήτημα. Από την πρόσκληση σε σύσκεψη, δεν φαίνεται να συμμετέχει η Παραγωγή [ή όποιος]. Θα ήθελα να περιμένω μέχρι κάποιος από την Production να είναι πρόθυμος να συμμετάσχει. Διαφορετικά, δεν θα είμαστε σε θέση να λάβουμε αποφάσεις. '
3. Όταν είστε λάθος άτομο για να συνεισφέρετε
Μερικές φορές το πρόβλημα δεν είναι τίποτα εγγενές στην προγραμματισμένη συνάντηση - είναι εσείς. Απλώς δεν γνωρίζετε αρκετά ή δεν εμπλέκεστε στο ζήτημα με τον σωστό τρόπο για να συνεισφέρετε χρήσιμα. Ο Davey προσφέρει αυτό το δείγμα σεναρίου για αυτές τις καταστάσεις: «Είμαι κολακευμένος που σας ενδιαφέρει η συμβολή μου. Δεν πιστεύω ότι είμαι ο πιο κατάλληλος σε αυτό το θέμα. Έκανα λίγο σκάψιμο και φαίνεται ότι ο Pat θα είχε το απαραίτητο πλαίσιο. Θα κάνατε άνετα να προσκαλέσετε τον Πατ και όχι εγώ; (Συγγνώμη, Pat.)
Εναλλακτικά, μπορείτε να κηρύξετε την ευθύνη να παραβιάσετε έναν δευτερεύοντα ή μέχρι το αφεντικό σας. Στην πλήρη ανάρτηση Ο Davey προσφέρει προτεινόμενη γλώσσα και σε αυτές τις περιπτώσεις.
4. Όταν ο συγχρονισμός είναι εξαιρετικά άβολος
Σε άλλες περιπτώσεις, η συνάντηση είναι καλά οργανωμένη και μπορείτε να συνεισφέρετε, αλλά ο χρόνος της συνάντησης είναι απλώς τρομερός για την παραγωγικότητά σας. Είσαι κολλημένος; Όχι, λέει ο Davey, ο οποίος σας προτείνει να εξαιρεθείτε, αλλά «αφιερώστε λίγα λεπτά για να συγκεντρώσετε μερικές σημειώσεις και να ενημερώσετε την καρέκλα ή έναν κατάλληλο συμμετέχοντα».
Απαντώντας στην πρόσκληση, προσφέρει αυτήν την προτεινόμενη γλώσσα: «Αυτό θα είναι μια σημαντική συζήτηση. Δεν μπορώ να παρευρεθώ, αλλά θα βρω λίγο χρόνο για να μοιραστώ τις σκέψεις μου, ώστε να μπορείτε να τις συμπεριλάβετε στη συζήτηση. '
που είναι ο αρραβωνιαστικός του Στέφαν Χολτ
5. Όταν το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης δεν σχετίζεται με εσάς
Τι θα λέγατε όταν μόνο ένα από τα πέντε ή δέκα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης σε μια προσεχή συνάντηση είναι σχετικό με εσάς; Μην κάτσετε εκεί να στριφογυρίζετε τους αντίχειρές σας στο 80 τοις εκατό της συζήτησης, συμβουλεύει ο Davey. Αντ 'αυτού, καταστήστε σαφές ότι θα ξεκινάτε νωρίς, απαντώντας στην πρόσκληση κάτι τέτοιο: «Θα ήταν δυνατόν να καλύψουμε τη συζήτηση για το rebranding ως το πρώτο θέμα της ατζέντας; Δεν μπορώ να μείνω για ολόκληρη τη συνάντηση, αλλά θα ήθελα πραγματικά να συνεισφέρω σε αυτό. '
Φυσικά, το να λέτε όχι δεν είναι μόνο δύσκολο όταν πρόκειται για συναντήσεις. Είναι πιθανό να αντιμετωπίσετε το ίδιο πρόβλημα των κακώς συλληφθέντων ή λανθασμένων κατευθύνσεων και σε άλλους τομείς της επαγγελματικής σας ζωής. Ευτυχώς, υπάρχουν εξίσου καλές συμβουλές εκεί έξω για τον ακριβή τρόπο να πω ωραία όχι σε άλλα κοινά γραφεία που ζητά επίσης.
