Όλοι επιθυμούμε να είμαστε πιο παραγωγικοί. Όμως, πώς είναι δυνατόν όταν οι εργασίες συνεχίζουν να συσσωρεύονται, η τελευταία σεζόν του Το πορτοκαλί είναι το νέο μαύρο μόλις εμφανίστηκε στο Netflix και έχετε πολλές ειδοποιήσεις μέσω email, κειμένων και κοινωνικών μέσων;
Τον τελευταίο μήνα είχα πάει πάρα πολύ. Έχω ρίξει την μπάλα αριστερά και δεξιά. Αυτό είναι απαράδεκτο εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης. Έχω ανθρώπους που βασίζονται σε εμένα και δεν πρέπει να επιτρέψω να συμβεί αυτό. Με έκανε να αξιολογήσω πράγματα που σκοτώνουν την παραγωγικότητά μου.
Το πρώτο βήμα που έπρεπε να κάνω ήταν να εντοπίσω τα σπατάλη του χρόνου και να τα τσιμπήσω έτσι ώστε να μπορέσω να παραμείνω παραγωγικός. Εδώ είναι οκτώ σπατάλη χρόνου που παρατήρησα ότι σκοτώνουν την παραγωγικότητά μου και τους περισσότερους ανθρώπους με τους οποίους συνεργάζομαι.
1. Ελέγχετε συνεχώς τα email σας.
Δεν πρέπει να εκπλήσσει το γεγονός ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα, αν το μεγαλύτερο, σπατάλη χρόνου. Εξάλλου, περισσότερα από 200 δισεκατομμύρια email αποστέλλονται καθημερινά και έχει διαπιστωθεί ότι ο μέσος υπάλληλος ελέγχει το email του 36 φορές την ώρα. Και, είμαστε όλοι ένοχοι για αυτό. Δεν μπορώ να σας πω πόσες φορές έγραψα ένα άρθρο μόνο για να αποσπούν την προσοχή μου μέσω ειδοποίησης μέσω email, είτε στον φορητό υπολογιστή είτε στο smartphone μου.
Κατανοώ απολύτως ότι δεν μπορείτε να αφήσετε τον πελάτη ή το αφεντικό σας να κρέμεται αν δεν απαντήσετε σε email, αλλά πολλές φορές λαμβάνουμε ενημερωτικά δελτία ή κουπόνια στα οποία καταλήγουμε να κάνουμε κλικ, γεγονός που μας οδηγεί στην περιήγηση σε έναν ιστότοπο. Για να παραμείνετε παραγωγικοί, πρέπει να περιορίσετε το χρόνο που αφιερώνετε για τον έλεγχο των email σας.
Ορισμένοι οργανισμοί έχουν εγκαταστήσει πραγματικά φίλτρα σε προγράμματα email. Αυτό αρχειοθετεί όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωσή τους αργότερα. Ενώ η απαγόρευση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας τρόπος για την επίλυση αυτού του προβλήματος, ο περιορισμός των ελέγχων μέσω email σε συγκεκριμένες ώρες μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικός. Για παράδειγμα, μπορείτε να αφήσετε στη διάθεσή σας είκοσι λεπτά, τρεις φορές την ημέρα για να ελέγχετε και να απαντάτε στα email σας.
Εάν ανησυχείτε για αυτές τις ειδοποιήσεις που αυξάνουν την περιέργειά σας, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις τόσο στον φορητό υπολογιστή όσο και στο smartphone.
2. Μη αυτοματοποίηση των λογαριασμών κοινωνικών μέσων.
Ενώ τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τη διάδοση της αναγνωρισιμότητας της επωνυμίας, το δίκτυο, την ενημέρωση σχετικά με τις τελευταίες ειδήσεις στον κλάδο και την ενημέρωση με φίλους ή συγγενείς, είναι ένα άλλο τεράστιο χάσιμο χρόνου. Στην πραγματικότητα, ξοδεύουμε κατά μέσο όρο 118 λεπτά την ημέρα στα κοινωνικά μέσα. Εκτός αν είστε διαχειριστής κοινωνικών μέσων, δεν χρειάζεται να περνάω τόσο πολύ χρόνο στα κοινωνικά μέσα.
πόσο ψηλός είναι ο Μάικ Μπίμπι
Όπως και με τα email σας, προγραμματίστε συγκεκριμένες ώρες καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας για να δείτε και να ενημερώσετε τα κοινωνικά σας κανάλια, όπως κατά τη διάρκεια της μετακίνησης σας από και προς την εργασία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αποκλειστές όπως η Cold Turkey και να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις σας. Θα πρότεινα επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης κοινωνικών μέσων όπως το Hootsuite, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε όλες τις ενημερώσεις κοινωνικών μέσων εκ των προτέρων από έναν πίνακα ελέγχου.
3. Ογκώδεις λίστες υποχρεώσεων.
Είτε γράφετε τις λίστες υποχρεώσεων σε ένα σημειωματάριο είτε χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο όπως το Evernote, οι λίστες υποχρεώσεων μπορούν να είναι μια πραγματική εξοικονόμηση ζωής, καθώς μειώνει το άγχος της προσπάθειας να θυμάστε πράγματα όπως μια συνάντηση ή αυτό που εσείς πρέπει να παραλάβετε από το μανάβικο. Οι λίστες υποχρεώσεων μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την πορεία σας επισημαίνοντας τις πιο σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε.
Για να είναι αποτελεσματικές οι λίστες, και για να αποτρέψετε τη συντριβή σας, πρέπει να διατηρήσετε τις λίστες σας σύντομες, συνήθως περίπου τρία από τα πιο σημαντικά στοιχεία σας την ημέρα. Θα πρέπει επίσης να γράψετε τις λίστες σας εκείνο το προηγούμενο βράδυ, ώστε να ξυπνήσετε το πρωί και να αρχίσετε να αντιμετωπίζετε τη λίστα σας.
4. Πολλαπλές εργασίες.
Η πολλαπλή εργασία δεν λειτουργεί. «Όσον αφορά την προσοχή και την παραγωγικότητα, ο εγκέφαλός μας έχει ένα πεπερασμένο ποσό», λέει ο Guy Winch, PhD, συγγραφέας του Συναισθηματικές πρώτες βοήθειες: Πρακτικές στρατηγικές για τη θεραπεία της αποτυχίας, της απόρριψης, της ενοχής και άλλων καθημερινών ψυχολογικών τραυματισμών .
«Είναι σαν ένα γράφημα πίτας και ό, τι δουλεύουμε πρόκειται να καταλάβει την πλειονότητα αυτής της πίτας. Δεν έχουν απομείνει πολλά για άλλα πράγματα, με εξαίρεση τις αυτόματες συμπεριφορές όπως το περπάτημα ή η τσίχλα. '
που είναι και ο Mark Wahlberg παντρεμένος
Η πολλαπλή εργασία σπαταλά την παραγωγικότητα γιατί όταν αλλάζετε μεταξύ των εργασιών σας, η προσοχή σας δαπανάται στην πράξη αλλαγής ταχυτήτων.
Κάνετε ένα πράγμα κάθε φορά. Μόλις ολοκληρώσετε μια εργασία, τότε μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη.
5. Να είσαι τελειομανής.
Όταν έχετε ρεαλιστικά υψηλά πρότυπα, θα αφιερώσετε περισσότερο χρόνο από ό, τι πρέπει σε μια εργασία. Ακόμα και μετά την ολοκλήρωσή του, εξακολουθείτε να κάνετε αναθεωρήσεις για να το κάνετε «τέλειο». Σε άλλες περιπτώσεις, το να είσαι τελειομανής μπορεί να σε πετάξει, αφού τα πράγματα δεν πήγαιναν καλά. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να εγκαταλείψετε ένα έργο στο οποίο έχετε ήδη ξεκινήσει να εργάζεστε.
Εδώ είναι το πράγμα. Η τελειότητα είναι ένας αδύνατος στόχος που όχι μόνο σκοτώνει την παραγωγικότητά σας, αλλά και βλάπτει την υγεία σας.
Η υπέρβαση αυτής της νοοτροπίας δεν είναι εύκολη υπόθεση. Αλλά μπορείτε να ξεκινήσετε εστιάζοντας στην εργασία σας. Για παράδειγμα, ολοκληρώστε πρώτα τα γυμνά κόκαλα ενός έργου. Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να το κάνετε «τέλειο» αργότερα.
Ίσως παρατηρήσετε ότι δεν είναι τόσο κακό όσο νομίζατε. Πρέπει επίσης να αποδεχτείτε την αποτυχία. Συμβαίνει σε όλους μας. Αντί να το αφήσετε να σας καταναλώσει, μάθετε από τα λάθη σας, ώστε να μην τα επαναλάβετε.
6. Περιττές συναντήσεις.
Γνωρίζατε ότι υπάρχουν μόνο 25 εκατομμύρια συναντήσεις καθημερινά στις ΗΠΑ; Το πρόβλημα με αυτό είναι ότι τα στελέχη παραδέχτηκαν ότι αυτές οι συναντήσεις είναι αποτυχίες, πράγμα που σημαίνει ότι οι οργανισμοί σπαταλούν χρόνο και χρήμα με περιττές συναντήσεις.
Εάν θέλετε οι συναντήσεις να είναι παραγωγικές, κρατήστε τις κάτω από 30 λεπτά, ορίστε σαφείς προσδοκίες, στείλτε υλικό εκ των προτέρων, ξεκινήστε και τελειώστε έγκαιρα και μείνετε συγκεντρωμένοι. Θα συνιστούσα επίσης να ρωτήσετε εάν μια συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη. Στις περισσότερες περιπτώσεις αρκεί ένα γρήγορο email ή τηλεφώνημα.
7. Λέγοντας «Ναι».
Είναι κατανοητό ότι δεν θέλετε να απογοητεύσετε τους άλλους, αλλά δεν είναι εφικτό να κρατήσετε όλους ευχαριστημένους. Κάνετε τον εαυτό σας ένα μεγάλο μειονέκτημα λέγοντας «ναι» σε όλους, καθώς καταλήγετε να εξαπλώσετε τον εαυτό σας πολύ λεπτό.
Να είστε ειλικρινείς με τους άλλους και να ενημερώσετε ότι απλά δεν έχετε το χρόνο να οδηγήσετε μια συνάντηση, να γράψετε μια ανάρτηση ιστολογίου ή οτιδήποτε άλλο είναι αυτό που ζητούν. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσφέρετε να επιστρέψετε στο αίτημά τους όταν έχετε τη διαθεσιμότητα.
8. Αναβολή δυσκολότερων εργασιών.
Όλοι έχουμε αυτά τα καθήκοντα που είτε δεν θέλουμε να κάνουμε είτε βρίσκουμε πολύ προκλητικά. Τελικά σπρώχνουμε αυτές τις εργασίες μέχρι άλλη φορά και δουλεύουμε σε αυτές τις ευκολότερες εργασίες. Αυτό δεν αλλάζει το γεγονός ότι αυτή η εργασία εξαφανίζεται. Αντί να αφήσετε αυτό το κεφάλι να κολλάει, πρέπει να δαγκώσετε τη σφαίρα και να το ολοκληρώσετε.
Η αποφυγή αυτού του τύπου αναβλητικότητας διασφαλίζει ότι θα παραμείνετε παραγωγικοί καθημερινά.
