Σημείωση του συντάκτη: Ο αρθρογράφος Inc.com, Alison Green, απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με ζητήματα στο χώρο εργασίας και διαχείρισης - από όλα πώς να αντιμετωπίσετε ένα αφεντικό μικροδιαχείρισης πώς να μιλήσετε με κάποιον στην ομάδα σας για τη μυρωδιά του σώματος.
Ένας αναγνώστης γράφει:
Έχω έναν υπάλληλο που είναι εξαιρετικά λεπτομερής από κάθε άποψη. Αυτό μπορεί να είναι υπέροχο σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά όποτε μιλάει (σε μια συνάντηση ή μόνο μία προς μία) είναι εξαιρετικά μακρά. Θα πει γενικά το ίδιο πράγμα με τρεις διαφορετικούς τρόπους και στη συνέχεια θα συνοψίσει. Τα email και τα γραπτά της έργα είναι μυθιστορήματα.
Θεωρώ ότι δεν γνωρίζει καθόλου το ζήτημα. συχνά πριν από μια συνάντηση όταν όλοι συμφωνούμε να είμαστε σύντομοι, θα κάνω το ρόλο μου (ελπίζω να είμαι παράδειγμα) αλλά δεν το παίρνει.
πόσο ψηλός είναι ο Άλεξ Κόμπο
Η κύρια ανησυχία μου είναι ότι οι άνθρωποι την συντονίζουν πραγματικά καθώς συνεχίζει να μιλά. Θέλω να πετύχει και έτσι θέλω πραγματικά να της δώσω τα σχόλια και τα εργαλεία που χρειάζεται. Συνειδητοποιώ ότι αυτός είναι ο τρόπος που είναι και δεν είμαι σίγουρος ότι μπορεί να αλλάξει. Έχεις συμβουλές;
Πράσινες απαντήσεις:
Έχετε απόλυτο δίκιο ότι αυτή η συνήθεια θα την συγκρατήσει επαγγελματικά. Όσο πιο ψηλά ανεβαίνει η σκάλα και όσο πιο μπροστά βρίσκεται από διευθυντές υψηλότερου επιπέδου, τόσο πιο σημαντικό θα γίνει για να αποστάξει ένα μήνυμα στα βασικά του και να το μεταφέρει γρήγορα και συνοπτικά.
Υποθέτοντας ότι η υπόλοιπη δουλειά της είναι καλή - και επομένως αξίζει μια βραχυπρόθεσμη επένδυση του χρόνου σας για να την βοηθήσετε να βελτιωθεί σε αυτόν τον τομέα - εδώ προτείνω:
1. Καθίστε μαζί της και πείτε ότι θέλετε να συζητήσετε σοβαρά μαζί της για μια συνήθεια εργασίας. Εξηγήστε ότι η μεταφορά πληροφοριών πιο συγκεκριμένα δεν είναι απλώς μια προτίμηση στυλ. είναι μια επιχειρησιακή ανάγκη και είναι κάτι που την χρειάζεστε για να εργαστείτε ενεργά. Πες της ότι ανησυχείτε ότι την επηρεάζει επαγγελματικά και θα συνεχίσει να το κάνει, και ότι η δουλειά της είναι καλή και αξίζει να δοθεί προσοχή στους ανθρώπους, αλλά δεν θα το κάνουν αν δεν βρει τρόπο να επικοινωνήσει πιο συνοπτικά.
2. Δώστε της συγκεκριμένες οδηγίες. Δεν αρκεί απλώς να πούμε «κρατήστε τα πράγματα πιο σύντομα», επειδή ο μετρητής βαθμονόμησης είναι σβηστός. Δεν μπορεί να πει πότε κάτι είναι πολύ μεγάλο. Άρα πρέπει να το εξηγήσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να της πείτε ότι κανένα σημείωμα δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερο από μία σελίδα και ότι κάθε ένα πρέπει να γράφεται πρωτίστως σε κουκκίδες, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τρεις σύντομες παραγράφους και οι παρουσιάσεις δεν πρέπει να ξεπερνούν τα X λεπτά. θα πρέπει να παρατηρήσει πόσο καιρό άλλοι μιλούν σε συναντήσεις και δεν μιλούν πλέον μόνο από αυτό.
3. Προπονηθείτε της να προχωρήσει ενεργά. Για παράδειγμα, όταν της εκχωρείτε ένα γραπτό έργο, δώστε της ένα μέγιστο αριθμό σελίδων στην αρχή. Εάν ανησυχεί ότι δεν θα μπορεί να συμπεριλάβει όλες τις πληροφορίες που πιστεύει ότι πρέπει να συμπεριληφθούν, μιλήστε το μαζί της. Καθώς ακούτε αυτό που ανησυχεί δεν θα ταιριάζει, εξηγήστε γιατί το X είναι σημαντικό να συμπεριληφθεί, αλλά το Y δεν είναι. Εξηγήστε ότι ειδικά οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων δεν το κάνουν θέλω όλες οι πληροφορίες. Θέλουν υψηλού επιπέδου συμπεράσματα και απολήψεις, και να μπορούν να εμπιστεύονται αυτό που υποστηρίζεται από τη σκέψη και την έρευνα πριν τους φτάσει έτσι ώστε να μην χρειάζεται να ξοδεψουν το χρόνο τους σε αυτό το μέρος. Μερικοί άνθρωποι πραγματικά δεν το συνειδητοποιούν αυτό και πιστεύουν ότι η δουλειά τους δεν θα είναι αξιόπιστη ή θα φαίνεται ελλιπής εάν δεν περιλαμβάνουν όλες τις σχετικές λεπτομέρειες για το θέμα.
4. Μην βασίζεσαι στη λήψη συμβουλών , όπως ζητάτε στην αρχή της συνάντησης ότι όλοι θα είναι σύντομοι ή θα σας ενημερώσουν ως παράδειγμα. Αυτό δεν λειτουργεί, οπότε θα πρέπει να είστε πιο σαφείς. Αντ 'αυτού, θα μπορούσατε να πείτε σε μια συνάντηση, 'Jane, θα μπορούσατε να μας δώσετε μια επισκόπηση ενός λεπτού για το Χ;' Ή όταν είναι μόνο οι δυο σας, 'Αυτό είναι περισσότερο από ό, τι χρειάζομαι. Σας εμπιστεύομαι να καλύψετε τις λεπτομέρειες χωρίς να χρειάζεται να είμαι ενημερωμένος. Σε ποια μέρη χρειάζεστε τη συμβολή μου; '
5. Και τελευταίο, φροντίστε να της δώσετε τα σχόλιά σας , είτε είναι «Η αρχή της παρουσίασής σας στην κλήση ήταν υπέροχη, αλλά νομίζω ότι άρχισες να χάνεις ανθρώπους όταν μίλησες για τις λεπτομέρειες για το πώς θα λειτουργήσει το νέο λογισμικό» ή «Αυτό το σημείωμα είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα που εφαρμόζεις τι μιλήσαμε για, και μου αρέσει ο τρόπος με τον οποίο μεταφέρατε όλες τις πληροφορίες υψηλού επιπέδου με εύκολο τρόπο.
Εάν είστε πρόθυμοι να επενδύσετε λίγο χρόνο για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει είτε να δείτε μια πραγματική αλλαγή τους επόμενους μήνες είτε όχι. Εάν δεν το κάνετε, η έλλειψη βελτίωσης μπορεί να σημαίνει ότι παίρνει λιγότερες ή καθόλου ευκαιρίες για παρουσία ενώπιον των ανώτερων διευθυντικών στελεχών ή ότι δεν θα είναι ποτέ η πρώτη σας επιλογή για έργα υψηλότερου προφίλ ή ότι επηρεάζει την ικανότητά της να προχωρήσει στο οργάνωση. Ή μπορεί απλώς να σημαίνει ότι θα πρέπει να συνεχίσετε να στέλνετε έργα σε αυτήν με οδηγίες για να τα συντομεύσετε.
Ανεξάρτητα από τις πιθανές συνέπειες, μιλήστε την για αυτά ρητά, ώστε να είναι ξεκάθαρη για το τι κάνει η ανταλλαγή. Αλλά με μερικούς μήνες επικεντρωμένης καθοδήγησης σε αυτό, νομίζω ότι έχετε μια καλή πιθανότητα να τη βοηθήσετε να βελτιωθεί σημαντικά.
Θέλετε να υποβάλετε μια δική σας ερώτηση; Στείλτε το σε alison@askamanager.org .
πόσο χρονών είναι η Justine Ezarik
