Αυτό που κάνει μια σχέση με μια εταιρεία δημοσίων σχέσεων δεν διαφέρει από αυτό που κάνει κάθε σπουδαία σχέση δουλειάς: Η χημεία πρέπει να είναι εκεί, πρέπει πραγματικά να «πάρουν» αυτό που προσπαθείτε να κάνετε και μόνο και μόνο επειδή είναι σε θέση να Η απόδειξη της επιτυχίας του παρελθόντος σε προηγούμενες σχέσεις δεν σημαίνει ότι είναι απαραίτητα κατάλληλες για εσάς.
Αλλά όπως συμβαίνει με πολλά «λάθη» σχέσεων που κάνουμε στη ζωή ... δεν ξέρετε τι δεν ξέρετε, και οι αποτυχίες και τα λάθη είναι αυτά που μας επιτρέπουν να μεγαλώσουμε. Ωστόσο, είναι ακόμα ωραίο να το έχουμε μερικοί ιδέα για το τι πρέπει να ψάξετε για να αποφύγετε κοινές παγίδες.
Στηρίχτηκα σε μερικούς πρωτοπόρους δημοσίων σχέσεων, οι οποίοι εκτείνονται σε εταιρείες που κυμαίνονται από μικρές μπουτίκ έως παγκόσμια πρακτορεία, για να πάρουν τον καλύτερο τρόπο για να κάνουν outsourcing PR και επικοινωνίες. Θεωρήστε αυτόν τον οδηγό δέκα βημάτων για την εύρεση του καλύτερου στην επιχείρηση, καθώς και πώς να τα ενσωματώσετε και να τα δημιουργήσετε για επιτυχία.
Εδώ είναι τι πρέπει να εξετάσετε πριν και μετά την πρόσληψη ενός πρακτορείου δημοσίων σχέσεων. Εάν εργάζεστε ήδη με ένα, υπάρχουν και μερικές καλές υπενθυμίσεις για εσάς εδώ.
1. Μάθετε τι προσπαθείτε να πετύχετε εκ των προτέρων.
Ξεκινάτε μια νέα εταιρεία; Έχετε αλλάξει την κατεύθυνση της επιχείρησής σας και πρέπει να προσαρμόσετε ανάλογα την αντίληψη της επωνυμίας σας; Προτού αρχίσετε να επικοινωνείτε με τις υπηρεσίες δημοσίων σχέσεων, σκεφτείτε το πρόβλημα που θέλετε να λύσετε. Έμιλι Ντάνλοπ , Ανώτερος Αντιπρόεδρος της PPR Worldwide συμβουλεύει ότι αυτό είναι το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε. «Είναι σημαντικό να έχουμε μια σαφή απάντηση στην ερώτηση« τι προσπαθώ να πετύχω; » Η σαφής εικόνα των στόχων σας θα κάνει την πρόσληψη του σωστού πρακτορείου δημοσίων σχέσεων που μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε αυτούς τους στόχους πολύ πιο απλούς », λέει.
Σιγουρευτείτε επίσης να πάρετε συγκεκριμένες. Η απλή «ενημέρωση της επωνυμίας σας» μπορεί να φαίνεται σαν ένα πρόβλημα που πρέπει να λυθεί, αλλά θα πρέπει πραγματικά να πάρετε λίγο πιο κοκκώδη από αυτό. Θέλετε οι μαμάδες μπλόγκερ να γράφουν για τη νέα λύση καθαρισμού της εταιρείας σας, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε τα ισχυρά δίκτυα καταναλωτών τους και, τελικά, να αυξήσετε τις πωλήσεις κατά την περίοδο της άνοιξης-καθαρισμού; Τώρα ήρθε η ώρα να ξεχάσετε με ό, τι θέλετε από το PR, προτού καν φτάσετε στο τηλέφωνο ή βγάλτε ένα RFP.
2. Βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι για PR. (Άλογο πριν από το αμαξάκι.)
Ιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας μπουτίκ DialedPR, Αντρέα Ολλανδία , σχόλια, 'Ακριβώς επειδή θέλετε οι άνθρωποι να' γνωρίζουν 'για την επιχείρησή σας δεν σημαίνει ότι είστε έτοιμοι για PR.' Σας συμβουλεύει να εξετάσετε πρώτα τα ακόλουθα πριν επιχειρήσετε να δημιουργήσετε μια στρατηγική PR.
πόσο ψηλός είναι ο Τζέιμς Ροντρίγκεζ
Μπορείς...
- Αποδείξτε εύκολα πώς η επιχείρησή σας είναι διαφορετική από τον ανταγωνισμό;
- Ορίστε με σαφήνεια το κοινό-στόχο σας;
- Διαθέτετε πόρους για να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το PR σας με εξωτερική ανάθεση;
- Προσφέρετε εκπροσώπους να μιλήσουν στα μέσα ενημέρωσης;
- Εργάζεστε με τον καθορισμένο προϋπολογισμό PR για μεγάλο χρονικό διάστημα;
Εάν χτυπάτε μόνο τρεις από τις πέντε από τις παραπάνω σφαίρες, ίσως είναι καλύτερο να περιμένετε έως ότου είστε καλύτερα εξοπλισμένοι για να συνεργαστείτε με μια εταιρεία. Το PR δεν είναι αποσπασματικό, και για να δείτε αποτελέσματα πρέπει να είστε διατεθειμένοι να διαθέσετε αρκετά προϋπολογισμό για να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα που διαρκεί πέρα από μερικούς μήνες.
3. Ρωτήστε πώς σχεδιάζει η εταιρεία να μετρήσει την επιτυχία.
Αυτή είναι ίσως η πιο σημαντική ερώτηση που μπορείτε να κάνετε. Η μέτρηση είναι το βαρόμετρο σας για αξιόλογο PR και ο καλύτερος τρόπος για να επιτύχετε τον εαυτό σας (και τον υποψήφιο οργανισμό σας) για την επιτυχία είναι να συζητήσετε για το πώς φαίνεται η επιτυχία.
Τζίνι Ντίτριχ , Ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της μεσαίας εταιρείας Arment Dietrich σχολιάζει, «Μπορούν να μιλήσουν για μετρήσεις; Όχι εμφανίσεις και αύξηση των επισημάνσεων 'μου αρέσει' στο Facebook, αλλά τα είδη των πραγμάτων που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε περισσότερα έσοδα. Ρωτούν για τους επιχειρηματικούς σας στόχους και είναι σε θέση να συνδέσουν τη δουλειά τους απευθείας με αυτό που εστιάζετε; ' Πιστεύει ότι η σωστή μέτρηση έχει να κάνει με τον εντοπισμό της θέσης που θέλετε να μετακινήσετε τη βελόνα.
Η Ολλανδία καλείται να μοιραστεί από τις εμπειρίες της στη δημιουργία στρατηγικών δημοσίων σχέσεων για νεοσύστατες επιχειρήσεις. «Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις είναι ο καθορισμός της επιτυχίας. Σε αντίθεση με τη συνεργασία με μεγαλύτερες, καθιερωμένες εταιρείες, δεν υπάρχει πρόσβαση σε μετρήσεις από μήνα σε μήνα ή από έτος σε έτος για να μετρήσετε τη βελτίωση ή τη μείωση. Και με τους δύο τύπους πελατών, η επιτυχία μπορεί να συμβεί αμέσως ή μπορεί να διαρκέσει 6 μήνες έως ένα χρόνο. Ωστόσο, ένας καλός επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων θα είναι σε θέση να συμβουλεύει και να προτείνει στόχους που πρέπει να επιτύχουν με βάση παράγοντες όπως η μοναδικότητα του προϊόντος, η χρηματοδότηση, ο ανταγωνισμός, η σε βάθος γνώση του τοπίου των μέσων ενημέρωσης και ούτω καθεξής. '
4. Οι εταιρείες διαφορετικών μεγεθών προσφέρουν διαφορετικά οφέλη.
Το μέγεθος της αντιπροσωπείας έχει σημασία, σε βαθμό. Το μέγεθος του πρακτορείου θα επηρεάσει τα πάντα, από το ποσό που ξοδεύετε μέχρι την προσωπική προσοχή που θα λάβετε από εκείνους που είναι υψηλότεροι στον πόλο του πρακτορείου. Οι Solopreneurs, τα boutique πρακτορεία, τα μεσαίου μεγέθους και τα μεγαλύτερα, παγκοσμίως πρακτορεία προσφέρουν διαφορετικά οφέλη και εξειδικεύσεις.
Κρίστεν Τισχάουζερ , Διαχειριστικός συνεργάτης της εταιρείας PRTTECH, προτείνει να δώσετε προσοχή στους τύπους πελατών στο χαρτοφυλάκιο του μελλοντικού σας οργανισμού. «Αν το χαρτοφυλάκιο της εταιρείας αποτελείται κυρίως από νεοσύστατες επιχειρήσεις και είστε εκκίνηση, τότε αυτό θα έχει νόημα για εσάς. Εάν το πρακτορείο λειτουργεί για μεγάλες μάρκες και εταιρείες Fortune 500 και είστε εκκίνηση, τότε αποφύγετε. Η εταιρεία σας θα πληρώνει υψηλά τέλη και πιθανότατα δεν θα πάρει την προσοχή που χρειάζεστε και αξίζει να κάνετε μια πραγματική βουτιά στον τύπο », λέει ο Tischhauser.
Ο Dietrich περιγράφει τι να περιμένει από μικρές, μεσαίες και μεγαλύτερες εταιρείες:
- Ένα πρακτορείο μπουτίκ θα είναι πολύ ευέλικτο και ευέλικτο. Θα είναι ενημερωμένοι για τις μεταβαλλόμενες τάσεις και φορούν πολλά καπέλα. Πιθανότατα θα συνεργαστείτε με όλους, από τον CEO έως τον ασκούμενο.
- Ένα μεσαίο γραφείο αρχίζει να ειδικεύεται. Θα έχουν μια ομάδα ειδικών που θα συνεργάζονται μαζί σας και θα αρχίσετε να βλέπετε τον Διευθύνοντα Σύμβουλο λιγότερο καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή του.
- Ένα μεγάλο πρακτορείο έχει τη δυνατότητα να συνεργάζεται με άλλα γραφεία ή συνεργαζόμενα γραφεία για να κάνει σχεδόν ό, τι θέλετε ή χρειάζεστε. Οι ομάδες τείνουν να είναι πιο κατώτερες (εκτός από περιπτώσεις όπως κρίσεις ή πιέσεις ή κανονιστικές εργασίες).
Η Dunlop πιστεύει ότι το μέγεθος της εταιρείας δεν έχει σημασία όταν οι ανάγκες σας είναι στενά καθορισμένες. «Εάν χρειάζεστε βασικές σχέσεις με τα μέσα ενημέρωσης, μπορούν να εργαστούν μεμονωμένοι εργολάβοι σε μεγάλα πρακτορεία. Ωστόσο, το πλεονέκτημα μιας εταιρείας που αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου δικτύου πρακτορείων είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε ένα ευρύτερο φάσμα υπηρεσιών που ικανοποιούν τις ανάγκες σας καθώς εξελίσσονται. Για παράδειγμα, οι μεγαλύτερες εταιρείες τείνουν να έχουν παγκόσμια εμβέλεια, συνδέσεις εκτός PR και εξειδικευμένες ομάδες (κοινωνικά μέσα, κοινωνική ευθύνη, διαχείριση θεμάτων κ.λπ.). Η ικανότητα εξελίξεως της σχέσης της εταιρείας σας καθώς η επιχείρησή σας εξελίσσεται είναι πλεονεκτική », προσθέτει.
5. Το να ξοδέψετε εξαρτάται από τις ανάγκες σας.
Είναι λιγότερο για τον προσδιορισμό ενός ποσού που μπορείτε να ξοδέψετε τώρα και περισσότερο για το τι μπορείτε να δεσμεύσετε για μακροπρόθεσμα. Ο Dunlop σχολιάζει: «Δεν υπάρχει μαγικός τύπος για τον υπολογισμό του προϋπολογισμού δημοσίων σχέσεων - ξοδεύετε όσα μπορείτε να ξοδέψετε. Όμως, η συμβουλή μου είναι να στοχεύσω σε μια συνεχή, διατηρούμενη σχέση, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε μαζί ως ομάδα, να μεγαλώνετε ισχυρότερα κάθε χρόνο ».
πότε παντρεύτηκε η Kellin Quinn
Η Dietrich πιστεύει ότι ο προϋπολογισμός δημοσίων σχέσεών σας πρέπει να καθοριστεί βάσει των δαπανών σας στο μάρκετινγκ. «Οι περισσότερες εταιρείες θα δαπανήσουν περίπου το 10% των εσόδων τους στο μάρκετινγκ. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από εμπορικές εκθέσεις και διαφημίσεις μέχρι απευθείας αλληλογραφία και PR. Το κομμάτι PR πρέπει να είναι τρία έως πέντε τοις εκατό. Εάν δεν ξοδεύετε δέκα τοις εκατό στο μάρκετινγκ, μπορείτε να το τρυπήσετε έως και στο 3 έως 5 τοις εκατό του ποσού που ξοδεύετε », λέει ο Dietrich.
Εάν είστε εκκίνηση σε αρχικό στάδιο, η Tischhauser συνιστά να πληρώνετε μεταξύ $ 4.500- $ 10k ανά μήνα.
6. Η τοποθεσία δεν πρέπει να αποτελεί πρόβλημα.
Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, η εγγύτητα δεν πρέπει να αποτελεί εμπόδιο όταν πρόκειται να συνεργαστεί με μια υπηρεσία δημοσίων σχέσεων. Συνήθως βασίζεται σε προσωπικές προτιμήσεις, πόσο εκτιμάτε τις προσωπικές συναντήσεις σε σχέση με την απομακρυσμένη συνεργασία και την αξιολόγηση εάν η συνεργασία με μια εταιρεία που εδρεύει σε μια σχετική αγορά θα μπορούσε να είναι επωφελής για εσάς.
Ο Dietrich συμφωνεί, «Η τοποθεσία είναι λιγότερο σημαντική από ό, τι κάποτε επειδή ο Ιστός άνοιξε την ευκαιρία να συνεργαστεί με οποιονδήποτε, οπουδήποτε. Θα επικεντρωνόμουν περισσότερο στο αν τους αρέσει ή όχι και μπορεί να δουλεύει δίπλα-δίπλα μαζί τους καθημερινά. '
Προσθέτει τον Tischhauser: «Εκτός αν προσπαθείτε να στοχεύσετε μια συγκεκριμένη αγορά που εξυπηρετεί τους« ντόπιους »(για παράδειγμα μια επιχείρηση σκύλου με τα πόδια), η τοποθεσία δεν πρέπει να έχει σημασία. Οι εταιρείες είναι εικονικές, αλλά εάν είναι σημαντικό να συναντηθείτε προσωπικά αρχικά ή τριμηνιαία, βεβαιωθείτε ότι αυτό αναφέρεται στο συμβόλαιό σας. Τις περισσότερες φορές, οι εβδομαδιαίες κλήσεις πρέπει να αρκούν. '
7. Αφιερώστε έναν αρμόδιο για τη διαχείριση της εταιρείας PR σας.
Μόλις τους προσλάβετε, θεωρήστε την εταιρεία σας ως επέκταση της εσωτερικής σας ομάδας. Όπως οι εσωτερικοί υπάλληλοι, κάποιος πρέπει να τους διαχειρίζεται και είναι υπεύθυνος για τη σωστή ένταξη και ανάπτυξή τους. Αυτό το άτομο θα πρέπει να έχει στέρεη εμπειρία στο PR ή σε άλλο σχετικό πεδίο.
Σύμφωνα με τον Dunlop, «Η πιο σημαντική ποιότητα ενός διαχειριστή σχέσης πρακτορείου είναι ανοιχτή σε ένα πνεύμα συνεργασίας. Δεν χρειάζεται να «κάνετε PR» για να καταλάβετε τι εργάζεστε μαζί για να ολοκληρώσετε με την εταιρεία σας. Εάν οι επιχειρηματικοί σας στόχοι και το σχέδιο μάρκετινγκ είναι σαφείς, τότε η γνώση τομέα PR δεν είναι απαραίτητη. Αλλά μια ανοιχτή σκέψη για να μάθετε και να λάβετε συμβουλές από το πρακτορείο (και το αντίστροφο) είναι σημαντική καθώς διαχειρίζεστε το πρόγραμμα από κοινού. '
8. Πώς να επιβιβαστείτε σε μια εταιρεία.
Ακριβώς όπως όταν συμμετέχετε σε ένα νέο μέλος της ομάδας, η δημιουργία μιας εταιρείας για επιτυχία είναι το πόσο καλά τα ενσωματώνετε από την αρχή. Και μιλάμε για περισσότερα από το να στέλνουμε συνδέσμους στην εταιρική σας σελίδα ή σε προηγούμενα δελτία τύπου.
«Οι πιο αποτελεσματικές σχέσεις πρακτορείου είναι συνεργασίες όπου η εταιρεία αποτελεί επέκταση της ομάδας σας. Δώστε τους πληροφορίες, μεταφέρετέ τους στον εσωτερικό κύκλο για τις μελλοντικές εξελίξεις και επιτρέψτε την άμεση επικοινωνία με επιλεγμένους ενδιαφερόμενους στην εταιρεία σας. Όσο πιο έξυπνη είναι η εταιρεία στην επιχείρησή σας και στον τρόπο που κάνετε τα πράγματα, τόσο πιο ισχυρή μπορεί να είναι η συνδυασμένη ομάδα σας », λέει ο Dunlop.
Ο Tischhauser προσθέτει: «Σε γενικές γραμμές, η εταιρεία θα πρέπει να παρέχει στον οργανισμό τα περιουσιακά του στοιχεία, όπως το λογότυπο της εταιρείας, τα στιγμιότυπα των ιδρυτών, το βιογραφικό υλικό, οποιοδήποτε παρελθόν υλικό ανταλλαγής μηνυμάτων και δελτία ειδήσεων. Η επιβίβαση διαρκεί συνήθως δύο έως τρεις εβδομάδες, έτσι ώστε το πρακτορείο να κάνει μια βαθιά βουτιά στα μηνύματα, να ερευνήσει το τοπίο / ανταγωνιστές του κλάδου και, στη συνέχεια, να δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα και να επιμεληθεί μια προσαρμοσμένη λίστα τύπου.
Ο Dietrich πιστεύει ότι ακόμη περισσότερα είναι ευεργετικά. 'Εάν έχετε κάνει τις σωστές ερωτήσεις, η εταιρεία θα χρειαστεί πρόσβαση στα δεδομένα σας, στο επιχειρηματικό σας σχέδιο και στα κοινωνικά σας δίκτυα, καθώς και εισαγωγές στα μέσα ενημέρωσης με τα οποία έχετε ήδη σχέσεις.'
9. Εργαστείτε για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης, το κλειδί για μια ευτυχισμένη σχέση πελάτη-πρακτορείου.
Δεν είναι πραγματικά τόσο διαφορετικό από οποιαδήποτε άλλη σχέση. Να είστε ειλικρινείς, διαφανείς και σεβαστοί όταν επικοινωνείτε και εργάζεστε για τον κοινό σας στόχο. Εάν είστε ο πελάτης, έχετε προσλάβει την εταιρεία σας επειδή ειδικεύονται σε όσα δεν γνωρίζετε, οπότε εμπιστευτείτε τους όταν κάνουν μια πρόταση.
«Είναι εύκολο να εμπίπτεις σε έναν τυπικό ρόλο εξυπηρέτησης πελατών και να έχεις μια αντιπροσωπεία ή συμβουλευτική εταιρεία που ναι« ναι », λέει η Holland. 'Ένα σημάδι ενός καλού επαγγελματία δημοσίων σχέσεων είναι ότι πραγματικά σας λένε ότι είναι ... αν οι ανταγωνιστές σας το κάνουν καλύτερα, γιατί τα νέα σας είναι βαρετά για έναν δημοσιογράφο ή ότι δωρεάν γεύματα / γιόγκα και απεριόριστο PTO aren' αρκετά για να κάνεις πρωτοσέλιδα. Το να έχετε μια αντικειμενική προοπτική και να είστε σε θέση να ακολουθήσετε μια μακροοικονομική προσέγγιση στις ειδήσεις είναι ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη από την πρόσληψη ενός εξωτερικού προμηθευτή. Εάν η εταιρεία σας δεν σας ρωτάει, θα πρέπει να τις ρωτήσετε. '
10. Θυμηθείτε, το PR δεν λειτουργεί σε κενό.
πόσο χρονών είναι ο Χένρικ Ζέτερμπεργκ
Για να αξιοποιήσετε καλύτερα τα χρήματα που ξοδεύετε στο PR, πρέπει να ενσωματωθεί στη μεγαλύτερη στρατηγική μάρκετινγκ. Η Dunlop συμβουλεύει, «το PR είναι πολύτιμο, αλλά δεν στέκεται μόνος του στη δημιουργία ή τη διαμόρφωση μιας μάρκας ή προϊόντος. Το μέλλον είναι ένα από τα περισσότερα ενοποιημένα μέσα στις δημόσιες σχέσεις, κοινωνική, ψηφιακή διαφήμιση, επί πληρωμή μέσα και πολλά άλλα. Έτσι, η συμβουλή μου είναι να ξεκινήσω νωρίς την ένταξη, να ενώσουμε διάφορους κλάδους και πρακτορεία μάρκετινγκ και να ευθυγραμμίσουμε όλους με έναν κοινό στόχο. '
Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχει πολλή δουλειά που πρέπει να κάνετε στο τέλος σας πριν από την ώρα για ένα RFP. Εάν κάνετε τις σωστές ερωτήσεις από την αρχή, εσείς και η εταιρεία σας θα προετοιμαστείτε για επιτυχία.
Καλή πρόσληψη!
