Στην εποχή του Διαδικτύου , ίσως βρεθείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή 'απάντηση', πληκτρολογώντας μια γρήγορη απάντηση και πατώντας 'αποστολή' χωρίς να σκεφτείτε τόσο πολύ τι έχετε γράψει. Ωστόσο, οι ειδικοί συμφωνούν ότι η συμπεριφορά σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει τη δυνατότητα να σαμποτάρει τη φήμη σας τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά. Η Inc.com ήρθε σε επαφή με μερικούς από τους πιο έμπειρους ειδικούς του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της βιομηχανίας και τους είχε ζητήσει να σκεφτούν πώς να τελειοποιήσουν την εθιμοτυπία σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
1. Συζητήστε μόνο δημόσια θέματα. Όλοι έχουμε ακούσει τις ιστορίες για ένα «ιδιωτικό» ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που κατέληξε να μεταδίδεται σε ολόκληρη την εταιρεία και, σε ορισμένες περιπτώσεις, σε όλο το Διαδίκτυο. Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όσον αφορά την εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εάν το θέμα που συζητάτε είναι δημόσιο ή κάτι που πρέπει να συζητηθεί πίσω από κλειστές πόρτες. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν το θέμα που συζητάτε είναι κάτι που θα γράφατε στο επιστολόχαρτο της εταιρείας ή θα δημοσιεύσετε σε έναν πίνακα ανακοινώσεων για να το δουν όλοι πριν κάνετε κλικ στο 'αποστολή'. - Τζούντιθ Κάλλος ,
συγγραφέας του Εύκολη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Το εγχειρίδιο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Οδηγός εγγραφής
2. Εισαγάγετε εν συντομία τον εαυτό σας. Μην υποθέσετε ότι το άτομο που λαμβάνει το e-mail σας γνωρίζει ποιος είστε ή θυμάται να σας γνωρίζει. Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν ο παραλήπτης αναγνωρίζει τη διεύθυνση ή το όνομα του e-mail σας, συμπεριλάβετε μια απλή υπενθύμιση για το ποιος είστε σε σχέση με το άτομο στο οποίο επικοινωνείτε. μια επίσημη και εκτεταμένη βιογραφία του εαυτού σας δεν είναι απαραίτητη. - Πέγκυ Ντάνκαν , εμπειρογνώμονας προσωπικής παραγωγικότητας και συγγραφέας του Κατακτήστε την υπερφόρτωση email με καλύτερες συνήθειες, εθιμοτυπία και Outlook 2007
Σημείωση εκδότη: Αναζητάτε υπηρεσίες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εταιρεία σας; Εάν θέλετε πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να ζητήσετε από τον συνεργάτη μας, το BuyerZone, δωρεάν πληροφορίες:
3. Μην θυμίζετε e-mail. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με κακές ειδήσεις, η απόλυση πελάτη ή πωλητή, η έκφραση θυμού, η επίπληξη κάποιου, η περιφρόνηση άλλων ανθρώπων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ειδικά αν λέτε κάτι λιγότερο από το είδος για το αφεντικό σας) είναι όλα σημαντικά όχι. Επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να φαίνεται τόσο ανεπίσημο, πολλοί άνθρωποι πέφτουν σε αυτήν την παγίδα. Να θυμάστε πάντα ότι η αλληλογραφία μέσω e-mail διαρκεί για πάντα. - Lindsey Pollak , ειδικός σταδιοδρομίας και εργασίας, σύμβουλος εθιμοτυπίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συγγραφέας του Μετάβαση από το κολέγιο στην καριέρα
4. Χρησιμοποιήστε τα θαυμαστικά με φειδώ. Ο μέγιστος αριθμός θαυμαστικών σε ένα επιχειρησιακό e-mail; Ενας. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να φαίνεστε παιδικά και αντιεπαγγελματικά. - Pollak
5. Να είστε προσεκτικοί με εμπιστευτικές πληροφορίες. Αποφύγετε τη συζήτηση εμπιστευτικών πληροφοριών σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως φορολογικά στοιχεία κάποιου ή στοιχεία μιας πολύ ευαίσθητης επιχειρηματικής συμφωνίας. Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έρθει στα χέρια του λανθασμένου ατόμου, θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε σοβαρές - ακόμη και νομικές - επιπτώσεις. - Peter Post , διευθυντής του Μπέρλινγκτον, Emily Post Institute με έδρα το Βερμόντ, το οποίο προσφέρει συμβουλές εθιμοτυπίας και απαντήσεις σε ερωτήσεις τρόπων όπως η εθιμοτυπία του γάμου, τα θέματα γονικής μέριμνας και οι επιτραπέζιοι τρόποι.
6. Απαντήστε έγκαιρα. Εάν δεν εργάζεστε σε κάποιο είδος χωρητικότητας έκτακτης ανάγκης, δεν είναι απαραίτητο να είστε διαθέσιμοι αμέσως μόλις φτάσει ένα e-mail. Ανάλογα με τη φύση του e-mail και του αποστολέα, η απάντηση εντός 24 έως 48 ωρών είναι αποδεκτή. - Ντάνκαν
7. Αποφύγετε να στείλετε ένα σκάφος. «Ευχαριστώ» και «Ω, Εντάξει» μην προωθήσετε τη συζήτηση με κανέναν τρόπο. Μη διστάσετε να βάλετε το «No Reply Necessary» στην κορυφή του e-mail όταν δεν περιμένετε απάντηση. - Ντάνκαν
8. Αποφύγετε τη χρήση συντομεύσεων σε πραγματικές λέξεις, emoticon, ορολογίες ή αργκό. Δεν είναι αποδεκτές λέξεις από μεγάλους, επιχειρηματίες που χρησιμοποιούν συντομεύσεις όπως «4 u» (αντί για «για εσάς»), «Gr8» (για μεγάλα) σε επιχειρηματικά e-mail. Εάν δεν θα θέλατε ένα χαμογελαστό πρόσωπο ή ένα emoticon στην αλληλογραφία της επιχείρησής σας, δεν πρέπει να το τοποθετήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οποιοδήποτε από τα παραπάνω έχει τη δυνατότητα να σας κάνει να φαίνεστε λιγότερο από επαγγελματίας. - Ντάνκαν
9. Κρατήστε το καθαρό. Τίποτα δεν ενοχλεί τους παραλήπτες παρά όταν οι άνθρωποι απαντούν και αφήνουν τα μηνύματα ακατάστατα, για παράδειγμα, μια αλυσίδα e-mail που περιλαμβάνει υπερβολικά χαλιά (>>>) ή σελίδες και σελίδες διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν προστατεύονταν με χρήση Bcc. Μπορείτε να απαλλαγείτε από τα μοκέτα επιλέγοντας το κείμενο, Ctrl + F για να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εύρεση και αντικατάσταση για να βρείτε ένα καρέ και να αντικαταστήσετε όλα αυτά με τίποτα. Μπορείτε να απαλλαγείτε από όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απλώς διαγράφοντας. Καθαρίστε το και μετά στείλτε το. - Ντάνκαν
10. Να είστε ξεκάθαροι στη γραμμή θέματος. Με τα εισερχόμενα να φράσσονται από εκατοντάδες e-mail την ημέρα, είναι σημαντικό η γραμμή του θέματος να φτάσει στο σημείο. Θα πρέπει να είναι αρκετά απλό και περιγραφικό για αυτό που έχετε γράψει. Περιμένετε ότι οποιοδήποτε e-mail με ένα χαριτωμένο, ασαφές ή σκοτεινό θέμα θα απορριφθεί. Επίσης, αποδείξτε τη γραμμή του θέματος σας τόσο προσεκτικά όσο θα αποδείγατε το υπόλοιπο e-mail. - Θέση
11. Μην κάνετε λάθος για το Spam. Αποφύγετε τις γραμμές θέματος που βρίσκονται σε όλα τα κεφαλαία γράμματα, όλες τις πεζά και εκείνες που περιλαμβάνουν διευθύνσεις URL και θαυμαστικά - που τείνουν να μοιάζουν με ανεπιθύμητα στον παραλήπτη. - Τζούντιθ Κάλλος ,
συγγραφέας του Εύκολη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Το εγχειρίδιο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Οδηγός εγγραφής
12. Η γραμμή θέματος πρέπει να ταιριάζει με το μήνυμα. Μην ανοίγετε ποτέ ένα παλιό e-mail, πατήστε Απάντηση και μην στέλνετε ένα μήνυμα που δεν έχει καμία σχέση με το προηγούμενο. Μην διστάσετε να αλλάξετε το θέμα μόλις αλλάξει το νήμα ή το περιεχόμενο της αλυσίδας e-mail. - Πέγκυ Ντάνκαν , εμπειρογνώμονας προσωπικής παραγωγικότητας και συγγραφέας του Κατακτήστε την υπερφόρτωση email με καλύτερες συνήθειες, εθιμοτυπία και Outlook 2007
13. Παρέχετε μια προειδοποίηση κατά την αποστολή μεγάλων συνημμένων. Η αποστολή μη αιφνιδιαστικών συνημμένων μπορεί να φράξει τα εισερχόμενα του παραλήπτη και να αναγκάσει άλλα σημαντικά e-mail. Εάν στέλνετε κάτι που υπερβαίνει τα 500 KB, οι αποστολείς θα πρέπει να ρωτήσουν: 'Θα σας πείραζε αν σας έστειλα ένα συνημμένο; Πότε θα ήταν η καλύτερη στιγμή για εσάς; ' - Kallos
14. Όχι περισσότερα από δύο συνημμένα και παρέχετε ένα λογικό όνομα. Εκτός αν έχει ζητηθεί ειδικά, αποφύγετε την αποστολή μηνύματος με περισσότερα από δύο συνημμένα. Επίσης, δώστε στα συνημμένα αρχεία ένα λογικό όνομα, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει με μια ματιά το θέμα και τον αποστολέα. - Ντάνκαν
15. Στείλτε ή αντιγράψτε άλλους μόνο με βάση την ανάγκη γνώσης. Πριν κάνετε κλικ στο Reply All ή τοποθετήσετε ονόματα στις γραμμές Cc ή Bcc, αναρωτηθείτε εάν όλοι οι παραλήπτες χρειάζονται τις πληροφορίες στο μήνυμά σας. Εάν δεν το κάνουν, γιατί να το στείλετε; Αφιερώστε χρόνο για να στείλετε τα μηνύματά σας στα σωστά άτομα. - Ντάνκαν
16. Προσοχή στην «απάντηση όλων». Μην πατάτε «απάντηση σε όλους», εκτός εάν κάθε μέλος της αλυσίδας e-mail πρέπει να γνωρίζει. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε σε όλους τους καταλόγους την απάντησή σας- είτε πρέπει να το γνωρίζουν είτε όχι. - Ντάνκαν
17. Σηκώστε το τηλέφωνο. Όταν ένα θέμα έχει πολλές παραμέτρους που πρέπει να εξηγηθούν ή να διαπραγματευτούν και θα δημιουργήσουν πάρα πολλές ερωτήσεις και σύγχυση, μην το χειριστείτε μέσω e-mail. Επίσης, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για ακυρώσεις συσκέψεων, γεύματα, συνεντεύξεις της τελευταίας στιγμής και ποτέ για καταστροφικές ειδήσεις. Εάν έχετε έναν υπάλληλο ή έναν φίλο στον οποίο πρέπει να μεταδώσετε κακές ειδήσεις, προτιμάτε ένα τηλεφώνημα. Εάν πρόκειται για νέα που πρέπει να μεταδώσετε σε μια μεγάλη ομάδα, το e-mail είναι πιο πρακτικό. - Ντάνκαν
18. Αξιολογήστε τη σημασία του e-mail σας. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά την επιλογή υψηλής προτεραιότητας. Εάν χρησιμοποιείτε υπερβολικά αυτήν τη λειτουργία, λίγα άτομα θα την λάβουν σοβαρά υπόψη. Μια καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε περιγραφικές γραμμές θέματος που εξηγούν ακριβώς τι είναι ένα μήνυμα. - Ντάνκαν
19. Διατηρήστε το απόρρητο. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα σε μια ομάδα ατόμων και πρέπει να προστατεύσετε το απόρρητο της λίστας σας, θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε το 'Bcc'. Επιπλέον, αποφύγετε τη διανομή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τρίτους (όπως Evite, ενημερωτικό δελτίο κ.λπ.). Βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις που παραδίδετε πρόθυμα σε τρίτους μένουν μαζί τους, ειδικά όταν η υπηρεσία που προσφέρουν είναι δωρεάν. - Ντάνκαν
20. Κρατήστε το σύντομο και φτάστε στο σημείο. Το μεγάλο e-mail είναι κάτι παρελθόν. Γράψτε συνοπτικά, με πολύ κενό χώρο, ώστε να μην κατακλύσετε τον παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι όταν κοιτάζετε αυτό που στέλνετε δεν μοιάζει με βάρος ανάγνωσης - μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες. Το άτομο που διαβάζει το e-mail σας δεν πρέπει να χρειάζεται να ανακαλύψει αρκετές παραγράφους για να καταλάβει τι ζητάτε. Πρέπει να δηλώσετε τον σκοπό του e-mail εντός των δύο πρώτων προτάσεων. Να είστε ξεκάθαροι και να είστε μπροστά. - Lindsey Pollak , ειδικός σταδιοδρομίας και εργασίας, σύμβουλος εθιμοτυπίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συγγραφέας του Μετάβαση από το κολέγιο στην καριέρα
21. Γνωρίστε το κοινό σας. Ο χαιρετισμός και η αποσύνδεση μέσω e-mail θα πρέπει να συνάδουν με το επίπεδο σεβασμού και τυπικότητας του ατόμου με το οποίο επικοινωνείτε. Επίσης, γράψτε για το άτομο που θα το διαβάσει - εάν τείνει να είναι πολύ ευγενικό και επίσημο, γράψτε σε αυτήν τη γλώσσα. Το ίδιο ισχύει και για έναν δέκτη που τείνει να είναι πιο ανεπίσημος και χαλαρός. - Lindsey Pollak , ειδικός σταδιοδρομίας και εργασίας, σύμβουλος εθιμοτυπίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συγγραφέας του Μετάβαση από το κολέγιο στην καριέρα
22. Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια υπογραφή. Ποτέ δεν θέλετε κάποιος να αναζητήσει πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Εάν είστε καταλαβαίνω τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, συμπεριλάβετε επίσης όλες τις πληροφορίες σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στην υπογραφή σας. Η υπογραφή του e-mail σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τα άτομα για εσάς, ειδικά όταν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν περιλαμβάνει το πλήρες όνομα ή την εταιρεία σας. - Pollak
23. Χρησιμοποιήστε μόνο αυτόματο ανταποκριτή μόνο όταν είναι απαραίτητο. Μια αυτόματη απάντηση που λέει, 'Σας ευχαριστούμε για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα σας απαντήσω το συντομότερο δυνατό »είναι άχρηστο. Ωστόσο, ένα πράγμα που κάνουν αυτά τα μηνύματα είναι εξαιρετικοί είναι οι προειδοποιητικοί spammers ότι το e-mail σας είναι πραγματικό και ότι μπορούν να σας προσθέσουν στη λίστα ανεπιθύμητων μηνυμάτων. - Πέγκυ Ντάνκαν , εμπειρογνώμονας προσωπικής παραγωγικότητας και συγγραφέας του Κατακτήστε την υπερφόρτωση email με καλύτερες συνήθειες, εθιμοτυπία και Outlook 2007
24. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να βεβαιωθούν ότι το προσωπικό τους είναι εκπαιδευμένο σε επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - μην υποθέσετε ότι ξέρουν τι κάνουν και τι θεωρείται επαγγελματικό. Ορίστε πρότυπα e-mail που πρέπει να τηρούν όλοι στην εταιρεία. - Pollak
25. Το e-mail σας αντικατοπτρίζει. Κάθε e-mail που στέλνετε προσθέτει ή μειώνει τη φήμη σας. Εάν το e-mail σας είναι διασκορπισμένο, αποδιοργανωμένο και γεμάτο με λάθη, ο παραλήπτης θα έχει την τάση να σας θεωρεί ως διάσπαρτο, απρόσεκτο και αποδιοργανωμένο επιχειρηματία. Οι απόψεις των άλλων ανθρώπων έχουν σημασία και στον επαγγελματικό κόσμο, η αντίληψή τους για εσάς θα είναι κρίσιμη για την επιτυχία σας. - Peter Post , διευθυντής του Μπέρλινγκτον, Emily Post Institute με έδρα το Βερμόντ, το οποίο προσφέρει συμβουλές εθιμοτυπίας και απαντήσεις σε ερωτήσεις τρόπων όπως η εθιμοτυπία του γάμου, τα θέματα γονικής μέριμνας και οι επιτραπέζιοι τρόποι.
Σημείωση εκδότη: Αναζητάτε υπηρεσίες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εταιρεία σας; Εάν θέλετε πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να ζητήσετε από τον συνεργάτη μας, το BuyerZone, δωρεάν πληροφορίες:
Συντακτική αποκάλυψη: Η Inc. γράφει για προϊόντα και υπηρεσίες σε αυτό και άλλα άρθρα. Αυτά τα άρθρα είναι συντακτικά ανεξάρτητα - αυτό σημαίνει ότι οι συντάκτες και οι δημοσιογράφοι ερευνούν και γράφουν σε αυτά τα προϊόντα χωρίς καμία επιρροή οποιουδήποτε τμήματος μάρκετινγκ ή πωλήσεων. Με άλλα λόγια, κανείς δεν λέει στους δημοσιογράφους ή στους εκδότες μας τι να γράψουν ή να συμπεριλάβουν στο άρθρο συγκεκριμένες θετικές ή αρνητικές πληροφορίες σχετικά με αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Το περιεχόμενο του άρθρου είναι αποκλειστικά στη διακριτική ευχέρεια του δημοσιογράφου και του συντάκτη. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι μερικές φορές συμπεριλαμβάνουμε συνδέσμους προς αυτά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες στα άρθρα. Όταν οι αναγνώστες κάνουν κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους και αγοράσουν αυτά τα προϊόντα ή υπηρεσίες, η Inc μπορεί να αποζημιωθεί. Αυτό το μοντέλο διαφήμισης που βασίζεται στο ηλεκτρονικό εμπόριο - όπως κάθε άλλη διαφήμιση στις σελίδες των άρθρων μας - δεν έχει καμία επίδραση στην κάλυψη της σύνταξής μας. Οι δημοσιογράφοι και οι συντάκτες δεν προσθέτουν αυτούς τους συνδέσμους, ούτε θα τα διαχειρίζονται. Αυτό το διαφημιστικό μοντέλο, όπως και άλλα που βλέπετε στην Inc, υποστηρίζει την ανεξάρτητη δημοσιογραφία που βρίσκετε σε αυτόν τον ιστότοπο.
