Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού επιχειρηματικού email έχει γίνει κάτι χαμένο. Όλο και περισσότεροι επαγγελματίες λαμβάνουν αλληλογραφίες με απρόσωπα ή καθόλου χαιρετισμούς, ορθογραφικά λάθη, έλλειψη δομής και ασαφές περιεχόμενο. Αυτά τα κακώς γραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να αντανακλούν άσχημα τον αποστολέα ή ακόμη και να αποθαρρύνουν κάποιον να συνεργαστεί μαζί του.
Γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να προσέχετε εθιμοτυπία και βέλτιστες πρακτικές όταν επικοινωνείτε με επαγγελματικές επαφές, συναδέλφους και υπαλλήλους μέσω email. Παρακάτω, μια ομάδα ηγετών επιχειρήσεων μοιράστηκαν τις συμβουλές τους για τη σύνταξη του τέλειου επιχειρηματικού email και γιατί κάθε συμβουλή είναι τόσο αποτελεσματική.
sofia black-d'elia ύψος
Χρησιμοποιήστε μια σαφή και σχετική γραμμή θέματος.
Μπορεί να έχετε τα καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο, αλλά εάν η γραμμή του θέματος σας πέσει επίπεδη, πιθανότατα δεν θα ανοίξει ποτέ. Γι 'αυτό η γραμμή θέματος του email σας είναι τόσο σημαντική.
«Αποφύγετε ασαφείς ή γενικές γραμμές θέματος και βεβαιωθείτε ότι είναι ξεκάθαρο τι συζητάτε», λέει ο Kalin Kassabov, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της ProTexting . 'Εάν είναι ένα μήνυμα σε κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά, μπορείτε να αναφέρετε το πλαίσιο, όπως' Re: Η συνομιλία μας στο εικονικό συνέδριο XYZ '.
Κρατήστε το σύντομο.
Με τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εισέρχονται στα εισερχόμενά σας, πιθανότατα δεν θα σας άρεσε να διαβάζετε ένα μεγάλο, πολλών παραγράφων email - και ούτε το άτομο που στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λέει ο Kelsey Raymond, συνιδρυτής και πρόεδρος της Επιρροή & Co.
«Αν καταλάβετε ότι γράφετε πάνω από τέσσερις παραγράφους σε ένα email, ρωτήστε αν θα ήταν καλύτερο ως τηλεφώνημα», λέει ο Raymond.
Πες τους γιατί.
Τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορούν σε κάποιον να κάνει μια συγκεκριμένη ενέργεια αφού το διαβάσει. Είτε ζητάτε από έναν συνεργάτη για κάτι είτε προωθείτε τις υπηρεσίες σας σε έναν υποψήφιο, πείτε του γιατί υποβάλλετε το αίτημα.
'Για παράδειγμα,' Hey Clara, θα μπορούσατε παρακαλώ να διαβάσετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο για να βοηθήσετε το βήμα μας στην εταιρεία A 'ή' Hi Mark, οι υπηρεσίες μας θα αυξάνουν τους δυνητικούς πελάτες στη διοχέτευση πωλήσεων. Αν σας ενδιαφέρει, ας μιλήσουμε », λέει ο Samuel Thimothy, συνιδρυτής της OneIMS . «Εάν μπορείτε να πουλήσετε ό, τι υπάρχει για αυτούς, τους επηρεάζετε».
Προσθέστε μια παρότρυνση για δράση.
Εκτός από την εξήγηση του λόγου πίσω από το email σας, φροντίστε να προσθέσετε μια παρότρυνση για δράση (CTA) στο τέλος, λέει η Stephanie Wells, συνιδρυτής και CTO της Έντυπες μορφές .
«Η προσθήκη ενός CTA δίνει στους συνδρομητές σας κάπου αλλού την πλοήγηση, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να αλληλεπιδρούν με την επωνυμία σας εκτός των εισερχομένων τους», σημειώνει ο Wells. 'Η σύνδεση με τον ιστότοπό σας θα οδηγήσει τη στοχευμένη επισκεψιμότητα εκεί και θα μετακινήσει τους πελάτες μέσω της διοχέτευσης πωλήσεων, ώστε να μπορείτε να αυξήσετε τις μετατροπές σας.'
Να είστε φιλικοί και αισιόδοξοι.
Είναι συχνά δύσκολο να ερμηνεύσουμε τον τόνο και το συναίσθημα ενός ατόμου μέσω μέσων που βασίζονται σε κείμενο, έτσι ο Matt Wilson, συνιδρυτής του Under30Εμπειρίες , συνιστά να είστε εξαιρετικά φιλικοί και αισιόδοξοι για να αφοπλίσετε οποιαδήποτε πιθανή παρεξήγηση.
«Να είστε πολύ άμεσοι στα περιεχόμενα του email σας, αλλά εάν ξεκινήσετε και τελειώσετε με επιπλέον ενθουσιασμό ή θαυμαστικά, αυτό μπορεί να βοηθήσει κάποιον να ερμηνεύσει τον τόνο του email ως πιο θετικό», λέει ο Wilson. «Όταν οι άνθρωποι είναι κουρασμένοι ή τεμπέληδες, ξεχνούν ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συχνά δεν έρχεται καλά και αντιμετωπίζει προβλήματα».
Εξατομικεύστε το και κάντε το σχετικό.
Nicole Munoz, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Nicole Munoz Συμβουλευτική , συμβουλεύει τους επαγγελματίες να συμπεριλάβουν την εξατομίκευση και την κοινωνική απόδειξη στα επαγγελματικά email τους.
«Οι άνθρωποι θέλουν να γνωρίζουν ότι υπάρχει ένας καλός λόγος για να διαβάσετε το email και ότι ο χρόνος τους ξοδεύεται καλά», εξηγεί ο Munoz. 'Για να το δείξετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι το email είναι σχετικό με αυτούς.'
Δοκιμάστε διαφορετικές γραμμές θέματος και αντιγράψτε.
Όταν ο Reuben Yonatan, ιδρυτής του Λίστα Saas , και η ομάδα του έστειλε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έστειλαν αναρτήσεις επισκεπτών, έμαθαν πώς να δημιουργήσουν το τέλειο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δοκιμάζοντας διαφορετικά στοιχεία και παρακολουθώντας τα αποτελέσματα.
«Παρατηρήσαμε, για παράδειγμα, ότι όταν δώσαμε δύο επιλογές για έναν τίτλο, έχουμε μεγαλύτερη αφοσίωση», λέει ο Yonatan. «Ορισμένες δοκιμές και σφάλματα, μαζί με ανάλυση και προσαρμογές, θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα τέλειο επιχειρηματικό email για το σκοπό σας».
Προσχέδιο πρώτα και, στη συνέχεια, προσθέστε το email του παραλήπτη.
Το μόνο πράγμα χειρότερο από ένα κακώς γραμμένο email; Ένα μισό γραπτό email που έχει σταλεί κατά λάθος πριν ολοκληρωθεί Για να αποφευχθεί αυτό το ατύχημα, η Diana Goodwin, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της MarketBox , γράφει πάντα το κύριο σώμα και τη γραμμή θέματος του email πρώτα και μετά προσθέτει το email του παραλήπτη ως το τελευταίο βήμα.
«Ακόμα και όταν βιάζομαι, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πάντα τελευταίο για να αποφευχθεί τυχόν τυχαία ή πρόωρη αποστολή email», λέει ο Goodwin. Η ενεργοποίηση της 'αναίρεσης αποστολής' στο Gmail είναι επίσης σωτηρία. '
πόσες φορές έχει παντρευτεί ο Todd Chrisley
