Η απλή ενεργοποίηση της εφαρμογής email σας κάνει τους ώμους σας να σηκωθούν. Και ο ενθουσιασμός για αυτές τις επερχόμενες διακοπές αμαυρώνεται από τη σκέψη του καλωσορίσματος από χιλιάδες αναπάντητα email.
Εάν η ανάγνωση και η απάντηση σε email σας αφήνει εξαντλημένους και καταπιεσμένους, ήρθε η ώρα να ελέγξτε τα εισερχόμενά σας .
Αυτό δεν λειτουργεί
Αν σας αρέσουν τα περισσότερα άτομα, κάνετε κλικ σε συγκεκριμένα μηνύματα για να δείτε τι συμβαίνει. Μερικές φορές, απαντάτε. Μερικές φορές επισημαίνετε κάτι ως αναγνωσμένο. Άλλα μηνύματα που διαβάζετε κλείνουν, πιθανώς «αστέρι», με σκοπό να επιστρέψουν σε αυτά αργότερα.
Αυτό δεν λειτουργεί γιατί σχεδόν ποτέ δεν μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτούς. Εν τω μεταξύ, φτάνουν νέα μηνύματα που ωθούν τα παλαιότερα βαθύτερα στη λίστα ... και πιο μακριά από τη συνείδησή σας.
Καθώς τα εισερχόμενά σας γεμίζουν και μπλοκάρουν, έτσι και το μυαλό σας. Και όλα αυτά τα ανεπιτήδευτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πίσω μέρος του μυαλού σας, όπως το Sword of Damocles.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι δεν μπορείτε να εστιάσετε. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι τα μηνύματα πέφτουν στις ρωγμές. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι έχετε άγχος.
Αλλάξτε τον τρόπο με τον οποίο σκέφτεστε τα Εισερχόμενά σας
Δύο απλές αλλαγές παραδείγματος μπορούν να έχουν τεκτονική επίδραση στα εισερχόμενά σας:
Paradigm Shift # 1: Το email δεν πρέπει να παραμένει στα εισερχόμενά σας.
Σκεφτείτε τα εισερχόμενά σας ως μετρητή κουζίνας σας και ένα εισερχόμενο γεμάτο νέα μηνύματα ως μια μεγάλη τσάντα παντοπωλείων. Δεν θα αφήνατε αυτά τα παντοπωλεία στον πάγκο, έτσι;
Όχι, θα έβαζες τα αλλοιώσιμα στο ψυγείο, κονσερβοποιημένα προϊόντα στο ντουλάπι, ζάχαρη και αλεύρι στο ντουλάπι. Παίρνετε την ιδέα.
Γιατί λοιπόν αφήνετε όλα αυτά τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας; Βάλτε τα!
Παράδειγμα Shift # 2. Είναι καλύτερο να κάνετε αναζήτηση παρά να ταξινομήσετε.
Κάποτε, έπρεπε να ταξινομήσετε κάθε email σε κάποιο είδος περίπλοκης δομής φακέλων. Αλλά αυτές οι μέρες έχουν περάσει πολύ.
Ο καλύτερος τρόπος για να «απομακρύνετε» email αυτές τις μέρες είναι, μόλις το αντιμετωπίσετε, αρχειοθετήστε το.
γιατί η laura thomas έφυγε από το abc15;
Τώρα, μην ανησυχείτε, το μήνυμα δεν έχει φύγει. Μπορείτε να το βρείτε όποτε θέλετε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αναζήτησης της εφαρμογής email.
Βάλτε αυτές τις αλλαγές στο πρότυπο
Πώς εφαρμόζετε αυτά τα θεμελιώδη πρότυπα; Μου αρέσει να δανείζομαι ένα πλαίσιο που περιγράφει ο φίλος μου Ari Meisel στο βιβλίο του, Λιγότερο να κάνεις, περισσότερη ζωή .
Κάθε φορά που κάθεστε για να ελέγχετε τα email σας, πρέπει να κάνετε κάτι για κάθε email.
Ως δευτερεύουσα σημείωση, απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις email σας και μην ελέγχετε για νέα email κάθε πέντε λεπτά. Αποκλεισμός, ας πούμε 30 λεπτά κάθε φορά και έλεγχος email μόνο 2-3 φορές την ημέρα.
Τώρα, όταν ψάχνετε ένα νέο email, κάντε αμέσως ένα από τα ακόλουθα:
Αντιμετωπίστε το
Εάν χρειάζονται μόνο 1-3 λεπτά, προχωρήστε και απαντήστε στο email. Στη συνέχεια αρχειοθετήστε το.
Διέγραψε το
Εάν δεν υπάρχει καμία ενέργεια για να λάβετε το email, τότε ξεφορτωθείτε το αρχειοθετώντας το. Στην πραγματικότητα, διαγράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας, αλλά θα μπορείτε να το βρείτε αργότερα αν χρειαστεί.
Αναβολή
Τώρα, εάν πρέπει να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αυτή τη στιγμή, τότε μπορείτε να το αναβάλλετε με έναν από τους διάφορους τρόπους:
- Μετακινήστε το σε φάκελο Εκκρεμότητες
- Προσθέστε το email στο Gmail Tasks (ή μια παρόμοια δυνατότητα στην εφαρμογή email σας)
- Στείλτε το με email στον λογαριασμό σας Asana, για να το μετατρέψετε σε εργασία
- Χρησιμοποιήστε το Boomerang, ένα δωρεάν πρόσθετο, για να σας στείλετε το email σε μελλοντική ημερομηνία
Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, τα email σας θα σταματήσουν να συσσωρεύονται στα εισερχόμενά σας.
Πού να πάτε από εδώ
Από τώρα και στο εξής, ενεργήστε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το αφαιρέσετε από τα εισερχόμενά σας: Αντιμετωπίστε το, Διαγράψτε (αρχειοθετήστε) ή αναβάλλετε το. Ό, τι κι αν κάνετε με τα νέα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην τα αφήσετε να εισέλθουν στα εισερχόμενά σας!
Και τι γίνεται με την καθυστέρηση των email στα εισερχόμενά σας;
Διαλέξτε ένα όριο ή μια περίοδο που τα μηνύματα μιας συγκεκριμένης ηλικίας δεν είναι πλέον σημαντικά. Για παράδειγμα, πάρτε όλα τα μηνύματα που είναι παλαιότερα από έξι εβδομάδες (ή όποιο όριο επιλέξετε), επισημάνετε τα ως αναγνωσμένα και αρχειοθετήστε τα.
Για τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποθηκεύστε τα, μια για πάντα.
Αυτό μπορεί να διαρκέσει μερικές ώρες, αλλά προτού το γνωρίζετε, έχετε επιτύχει το Inbox Zero.
Τα εισερχόμενά σας - καθώς και το μυαλό σας - έχουν γίνει ακατάστατα. Μπορείτε να αναπνέετε τώρα εύκολα και να απολαμβάνετε ξανά το email.
