Για ορισμένους επιχειρηματίες, οι συναντήσεις είναι ισοδύναμες με την άσκηση, δεν είναι διασκεδαστικές αλλά γνωρίζετε ότι είναι απαραίτητες. Μερικές φορές οι συναντήσεις είναι γρήγορες και άμεσες και άλλες φορές παίρνουν ένα μεγάλο μέρος της ημέρας σας. Όμως, ανεξάρτητα από το πόσο διαρκεί η συνάντηση, αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι αυτό που βγείτε από αυτήν.
Έχετε προθεσμίες για εκπλήρωση, τόνους εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε και μια ολόκληρη ομάδα για διαχείριση. Ο χρόνος είναι χρήμα και αν δεν αντιμετωπιστεί σωστά, οι συναντήσεις μπορούν να καταναλώσουν πολλές πολύτιμες ώρες. Για να σας βοηθήσουμε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ομαδικές συναντήσεις, εσείς και οι υπάλληλοί σας μπορείτε να ακολουθήσετε αυτόν τον οδηγό πέντε βημάτων. Θα παρατηρήσετε γρήγορα ότι και η ομάδα σας θα διοργανώνει πιο παραγωγικές συναντήσεις, πιο συχνά.
πόσο χρονών είναι ο Άλεξ Χόλεϊ
1. Ανάπτυξη και διανομή ατζέντας.
Η εκ των προτέρων προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε ένα συμπαγές σχέδιο παιχνιδιού. Μπορείτε να αναφέρετε όλα τα σημαντικά θέματα που θέλετε να συζητήσετε και τους στόχους που θέλετε να πετύχετε στο τέλος της συνάντησης. Κάντε το συνοπτικό και εισαγάγετε ακόμη και τα κενά για πράγματα που θέλετε να γνωρίζετε.
Στο πίσω μέρος της ατζέντας μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με αριθμημένα κενά για αντικείμενα δράσης. Αυτό επιτρέπει στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να γράψουν ό, τι χρειάζονται για να ενεργήσουν ως αποτέλεσμα της συνάντησης και διατηρεί τα πάντα σε ένα μέρος.
Μόλις ολοκληρωθεί η ημερήσια διάταξη, στείλτε την στην ομάδα σας. Θα μπορούν να δουν ακριβώς τι θέλετε να συζητήσετε, ποιες ερωτήσεις μπορεί να έχετε και τι είδους ιδέες ή ανησυχίες μπορεί να θέλουν να θέσουν. Η ημερήσια διάταξη βοηθά όλους να αισθάνονται οργανωμένοι σχετικά με το τι να περιμένουν και τι θα περιμένουν από αυτούς κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
2. Σχέδιο γύρω από την ημερήσια διάταξη.
Η ημερήσια διάταξη είναι απλώς μια λίστα με σημεία συζήτησης. Είναι απαραίτητο όλοι να επανεξετάσουν την ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση για να προετοιμάσουν μια λίστα με ερωτήσεις, απαντήσεις ή συμβουλές δίπλα σε κάθε θέμα. Αυτό θα κρατήσει τους πάντες σε θέματα, συζητώντας όλα όσα πρέπει να συζητηθούν πριν προχωρήσουμε στο επόμενο θέμα της ημερήσιας διάταξης.
Στο τέλος κάθε θέματος ρωτήστε τον καθένα: «Έχει κανείς ερωτήσεις προτού προχωρήσουμε;» Αυτή είναι η ευκαιρία να θέσω άλλες ερωτήσεις, ενώ οι πληροφορίες είναι ακόμα φρέσκες στο μυαλό όλων.
3. Πηγαίνετε «σκοτεινά» πριν από κάθε συνάντηση.
Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να ακολουθήσει την ατζέντα τους και να πάει «σκοτεινή» ή να απομακρυνθεί από τις περισπασμούς, για να εστιάσει στην παρουσίαση ενημερώσεων και νέων ιδεών. Για παράδειγμα, όταν αποφασίσετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση καταιγισμού ιδεών, ζητήστε από όλους να αφιερώσουν 10-15 λεπτά καταιγισμού ιδεών λίγο πριν από τη συνάντηση για να προετοιμάσουν μια λίστα ιδεών για συζήτηση. Μπορούν ακόμη και να προσθέσουν τις ιδέες και τις σημειώσεις τους στο αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης ως γρήγορο οδηγό αναφοράς.
Αυτό θα επιτρέψει σε εσάς και την ομάδα σας να πηδήξετε κατευθείαν στη συνάντηση και να περιηγηθείτε στο τραπέζι για να συζητήσετε τις ιδέες ενώ είστε στο μυαλό σας. Αντί να περιμένουμε μεγάλες χρονικές περιόδους για να μιλήσει το επόμενο άτομο, όλοι θα είναι έτοιμοι να μιλήσουν μέσω ιδεών και θα έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να αποφασίσετε την καλύτερη πορεία δράσης την ίδια μέρα. Η ενέργεια στο δωμάτιο θα είναι μεταδοτική και θα χαρείτε να δείτε πόσο πιο παραγωγικές μπορούν να έχουν αυτές οι συναντήσεις.
4. Εξαλείψτε τις εξωτερικές περισπασμούς.
Οι συναντήσεις δημιουργούνται για να αφιερώσουν ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να συζητήσουν σημαντικά θέματα. Σεβαστείτε αυτόν τον χρόνο, μη φέρνοντας εξωτερικές περισπασμούς μαζί σας, όπως το τηλέφωνο ή ο φορητός υπολογιστής σας. Διαφορετικά, οι συνάδελφοι μπορεί να πιστεύουν ότι είναι αγενές ή ασέβεια να σας βλέπουν να πληκτρολογείτε ή να ελέγχετε συνεχώς το τηλέφωνό σας.
Ωστόσο, επειδή ορισμένα άτομα ενδέχεται να χρειάζονται μια ηλεκτρονική συσκευή για να λαμβάνουν σημειώσεις ή να παρακολουθούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φροντίστε να τη διατηρείτε σε αθόρυβη ρύθμιση, ώστε να μην ακούγονται δυνατές ειδοποιήσεις. Επίσης, εάν φέρετε ηλεκτρονικές συσκευές, πείτε σε όλους στην αρχή της συνάντησης ότι θα το χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε. Με το να μην φέρνετε συσκευές ή να προειδοποιείτε τους ανθρώπους για το λόγο για τον οποίο φέρετε μια συσκευή, θα αποτρέψετε τους συναδέλφους να αναρωτηθούν εάν προσέχετε.
5. Τερματίστε τις συναντήσεις επαναλαμβάνοντας βασικές επιλογές.
Ως ηγέτης της συνάντησης, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε τα τελευταία πέντε λεπτά κάθε συνάντησης για να συνοψίσετε γρήγορα τις βασικές επιλογές. Αυτό βοηθά να καταστούν τα πιο σημαντικά κομμάτια πληροφοριών ξεκάθαρα. Η επανάληψη του τι αναμένεται να κάνει ή να παρουσιάσει ο καθένας από την επόμενη συνάντηση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ολοκληρώσετε μια συνάντηση και να κρατήσετε όλους σε εργασία.
Η απόκτηση αξίας από τις συσκέψεις πρέπει να είναι η κύρια προτεραιότητα, να μην έχετε συσκέψεις για πράγματα που μπορείτε να συζητήσετε γρήγορα μέσω τηλεφώνου ή email. Βεβαιωθείτε ότι οι συναντήσεις σας έχουν ρυθμιστεί για σημαντικά θέματα συζήτησης και υψηλή παραγωγικότητα. Ζητήστε από την ομάδα σας να σας χρησιμοποιήσει αυτή τη φορά με σύνεση για να συνεργαστείτε και να προχωρήσετε ομαλά σε έργα.
