Λίγο λιγότερη συζήτηση

Πότε ήταν το την τελευταία φορά που προγραμματίσατε μια συνάντηση και προσκαλέσατε οκτώ άτομα αντί για τα τρία άτομα που έπρεπε πραγματικά να είναι εκεί απλώς και μόνο επειδή δεν θέλατε να αισθανθεί κάποιος που μένει εκτός;

Πότε ήταν η τελευταία φορά που στείλατε ένα εταιρικό e-mail που έλεγε κάτι σαν, 'Γεια, προσοχή οι πότες καφέ: Αν τελειώσετε το pot, φτιάξτε ένα άλλο!' παρόλο που υπάρχει μόνο ένα άτομο που παραβιάζει αυτόν τον κανόνα (και είναι ο συνιδρυτής σας);

Πότε ήταν η τελευταία φορά που μπήκατε σε μια μακρά συζήτηση σχετικά με την παλέτα χρωμάτων για το νέο φυλλάδιο με έναν προγραμματιστή, ο οποίος δεν έχει καμία σχέση με το φυλλάδιο, αλλά σίγουρα ξέρει ότι δεν του αρέσει το πορτοκάλι;

Αυτά είναι συμπτώματα μιας κοινής ασθένειας: πάρα πολύ επικοινωνία .

Τώρα, όλοι γνωρίζουμε ότι η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική και ότι πολλά οργανωτικά προβλήματα προκαλούνται από την αποτυχία επικοινωνίας. Οι περισσότεροι άνθρωποι προσπαθούν να λύσουν αυτό το πρόβλημα αυξάνοντας τον αριθμό των επικοινωνιών: κάνοντας όλους σε ένα e-mail, έχοντας μακρές συναντήσεις και προσκαλώντας όλο το προσωπικό και ζητώντας τα δύο σεντ του καθενός πριν από την εφαρμογή μιας απόφασης.

Αλλά το κόστος επικοινωνίας αυξάνεται γρηγορότερα από ό, τι νομίζετε, ειδικά σε μεγαλύτερες ομάδες. Αυτό που συνήθιζε να δουλεύει με τρία άτομα σε ένα γκαράζ, όλα να μιλούν μεταξύ τους για τα πάντα, δεν λειτουργεί όταν ο αριθμός των κεφαλαίων φτάνει τα 10 ή 20 άτομα. Όποιος δεν χρειάζεται να είναι σε αυτή τη συνάντηση σκοτώνει την παραγωγικότητα. Όποιος δεν χρειάζεται να διαβάσει αυτό το e-mail αποσπάται από αυτό. Σε κάποιο σημείο, η υπερβολική επικοινωνία δεν είναι αποτελεσματική.

Είναι ένα ιδιαίτερα ύπουλο πρόβλημα για τις ταχέως αναπτυσσόμενες νεοσύστατες επιχειρήσεις. Όταν είσαι πολύ μικρός και μόλις ξεκινάς, δεν έχεις τόσους πολλούς ανθρώπους, οπότε η διατήρηση όλων σε ετοιμότητα για τα πάντα δεν χρειάζεται πραγματικά τόσο πολύ χρόνο. Όμως όσο μεγαλώνετε, αυξάνεται ο αριθμός των ατόμων που ενδεχομένως εμπλέκονται σε οποιαδήποτε συγκεκριμένη συζήτηση και αυξάνεται το ποσό των πραγμάτων που κάνετε ως εταιρεία και ο χρόνος που μπορείτε να χάσετε από την επικοινωνία γίνεται ένα σοβαρό πρόβλημα.

Καθώς οι εταιρείες επεκτείνονται, οι άνθρωποι μέσα τους αρχίζουν να ειδικεύονται. Σε τέτοιο σημείο, ορισμένοι διευθυντές θα καταλήξουν στο συμπέρασμα ότι έχουν πρόβλημα «κρατήστε όλους στην ίδια σελίδα». Αλλά συχνά αυτό που έχουν στην πραγματικότητα είναι «σταματήστε τους ανθρώπους να παρεμβαίνουν όταν υπάρχουν ήδη αρκετά έξυπνοι άνθρωποι που εργάζονται σε κάτι».

πόσο χρονών είναι το brooklyn rae silzer

Δεν είναι ότι ο Μπομπ στη Λογιστική δεν έχει τίποτα χρήσιμο να πει για τη φωτογραφία για τη νέα διαφημιστική καμπάνια. Ναι, ο Μπομπ έχει μεταπτυχιακό στις καλές τέχνες. Ναι, ο Μπομπ είναι ερασιτέχνης φωτογράφος. Και ίσως έχει ακόμη καλύτερη γεύση από ό, τι οι άνθρωποι στο μάρκετινγκ. Ωστόσο, ο Μπομπ δεν πρέπει να λέει στον υπεύθυνο μάρκετινγκ τι να κάνει, γιατί απλά δεν είναι αποτελεσματικό. Στην πραγματικότητα, είναι εξαιρετικά αναποτελεσματικό.

Το κόστος της υπερ-επικοινωνίας εντός των οργανισμών εκπληρώθηκε από τον Fred Brooks στο βιβλίο του 1975, Ο Μυθικός Άνθρωπος-Μήνας . Η Brooks βοήθησε στην εκτέλεση του έργου OS / 360 στην IBM, δημιουργώντας ένα τεράστιο λειτουργικό σύστημα για τα κύρια πλαίσια της εταιρείας. Εκείνες τις μέρες, οι υπολογιστές ήταν μεγάλοι, σε μέγεθος δωματίου, υδρόψυκτες μηχανές, μερικές φορές με τεράστια μνήμη 256.000 bytes. Το OS / 360 ήταν πιθανώς το μεγαλύτερο έργο λογισμικού που προσπάθησε ποτέ μέχρι τότε. Και ήταν μνημειώδη αργά.

Κάθε φορά που κάποια πτυχή του έργου καθυστερούσε το χρονοδιάγραμμα, η IBM ανέθεσε μερικά ακόμη άτομα στην εργασία. Και αυτό που παρατήρησε ο Brooks, το οποίο εξακολουθεί να εκπλήσσει τους ανθρώπους, είναι ότι αυτό δεν λειτούργησε. Η παρατήρησή του έγινε γνωστή ως Νόμος του Brooks: Η προσθήκη ατόμων σε ένα έργο αργά τείνει να το κάνει να λειτουργεί αργότερα.

Διαβάστε ξανά αυτήν την πρόταση, γιατί δεν είναι διαισθητική. Ο Μπρουκς ανακάλυψε ότι η προσθήκη ατόμων σε ένα έργο θα το θέσει πιο πίσω από το χρονοδιάγραμμα .

Πως είναι αυτό δυνατόν? Λοιπόν, όταν προσθέτετε ένα νέο άτομο σε μια ομάδα, αυτό το άτομο πρέπει να επικοινωνήσει και να συντονιστεί με όλα τα άλλα άτομα στην ομάδα. Αυτό δεν ακούγεται σαν μεγάλη υπόθεση, αλλά είναι. Το νέο παιδί δεν ξέρει τι συμβαίνει, οπότε κάποιος άλλος στην ομάδα - κάποιος που μόλις την περασμένη εβδομάδα έκανε παραγωγική δουλειά - πρέπει να σταματήσει τη δουλειά του και να δείξει σε αυτόν τον αρχάριο τα σχοινιά.

Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα, τόσο χειρότερα γίνεται. Όταν έχετε μια ομάδα ενός ατόμου, δεν έχετε απαιτήσεις επικοινωνίας. Κανένας.

Προσθέστε ένα δεύτερο άτομο και τώρα έχετε μία σύνδεση: Ο Αδάμ και η Μαίρη πρέπει να μιλούν μεταξύ τους μια φορά.

melissa "missy" Rothstein

Τώρα προσθέστε ένα τρίτο άτομο, ας πούμε, Srinivas, και ξαφνικά έχουμε πάει από μία σύνδεση σε τρεις, αφού ο Srinivas πρέπει να μιλήσει με τον Adam και τη Mary.

Προσθέστε ένα τέταρτο άτομο. Έχω εξαντλήσει τα ονόματα εδώ για να με βοηθήσει - OK: Britney. Εάν την προσθέσουμε και πρέπει να συντονιστεί με όλα αυτά, έχετε έξι συνδέσεις.

Για τα μαθηματικά κεκλιμένα, ο τύπος είναι ότι αν έχετε n άτομα στην ομάδα σας, υπάρχουν (ν^δύο-n) / 2 συνδέσεις. Αυτό το γράφημα απεικονίζει πώς αυτό γίνεται πρόβλημα:

Όπως μπορείτε να δείτε, το κόστος επικοινωνίας αρχίζει να αυξάνεται αρκετά γρήγορα έως ότου, σε μεγάλες ομάδες, όλος ο καθένας έχει χρόνο να κάνει να συντονιστεί με όλους τους άλλους - και κανείς δεν κάνει δουλειά. Το 2006, ο Moishe Lettvin, πρώην προγραμματιστής της Microsoft, έγραψε μια ανάρτηση ιστολογίου που περιγράφει το έτος που πέρασε συντονίζοντας τη λίστα των στοιχείων που θα εμφανίζονταν σε ένα μενού στα Windows Vista - το μενού που χρησιμοποιείτε για να απενεργοποιήσετε τον υπολογιστή σας. (Βλέπω Το Windows Shutdown Crapfest .) Ο Lettvin κατάλαβε ότι 43 άτομα είχαν όλοι φωνή στο σχεδιασμό αυτού του μενού. Σαράντα τρία! Με τον τύπο του Brooks, αυτό σημαίνει τη διαχείριση 903 συνδέσεων. Ο Lettvin λέει ότι πέρασε τόσο πολύ χρόνο για εργασίες συντονισμού που, σε 12 μήνες, παρήγαγε λιγότερες από 200 γραμμές κώδικα.

Ως αφεντικό, πρέπει να σχεδιάσετε τρόπους μείωσης των διαδρομών επικοινωνίας. Καταργήστε τις λίστες αλληλογραφίας σε ολόκληρη την εταιρεία - ή χρεώστε τουλάχιστον 1,50 $ για να τις δημοσιεύσετε. Σταματήστε να έχετε μεγάλες συναντήσεις. Χρειάζεστε μια κουλτούρα στην οποία οι άνθρωποι δεν σηκώνονται διότι δεν συμπεριλήφθηκαν σε μια συνάντηση, πράγμα που σημαίνει ότι χρειάζεστε μια κουλτούρα που ανταμείβει τους ανθρώπους για να κάνουν τις δουλειές τους και συνοφρυώματα όταν παρεμβαίνουν στη δουλειά των άλλων.

Και σε κάθε έργο, ορίστε ένα άτομο για να βεβαιωθείτε ότι συμβαίνει η επικοινωνία - αλλά μόνο η σωστή επικοινωνία. Διαφορετικά, η ομάδα θα αρχίσει να έχει μακρές συναντήσεις με όλους εκεί και, ειλικρινά, οι άνθρωποι θα κοινωνικοποιηθούν, θα μπλοκάρουν και θα μιλήσουν και θα διαφωνήσουν για πράγματα που δεν τους ενδιαφέρουν μόνο για να ακούσουν τις δικές τους φωνές.

Νομίζω ότι είναι πιθανώς μία από αυτές τις περιπτώσεις στις οποίες το παλιό στυλ διαχείρισης της δεκαετίας του 1950 κατά λάθος πήρε κάτι σωστό. Σε αυτές τις εταιρείες τύπου General Motors, είχαν τουλάχιστον μια ιδέα για το πώς οι πληροφορίες χρειάζονταν να ανεβαίνουν πάνω και κάτω τακτοποιημένα, συντάγματα γραφημάτων οργάνωσης, τα οποία έδειξαν ένα μικρό ποσοστό αναγνώρισης ότι η σωστή απάντηση δεν είναι ότι κάθε άτομο στον οργανισμό πρέπει να προσέξτε τα πάντα.

Όταν ξεκινήσατε την εταιρεία σας, μάλλον κάνατε μεγάλη δουλειά στην επικοινωνία. Όλοι έλεγαν ο ένας στον άλλο τα πάντα. Και οι πελάτες σας το άρεσαν, γιατί όταν κάλεσαν να ρωτήσουν για την παραγγελία αγοράς τους, όλοι ήξεραν πού ήταν. Όμως, καθώς μεγαλώνετε, δεν μπορείτε να συνεχίσετε να ενημερώνετε όλους για κάθε παραγγελία αγοράς, οπότε πρέπει να εφεύρετε συγκεκριμένα συστήματα επικοινωνιών, έτσι ώστε να ανακαλύπτουν ακριβώς τα σωστά άτομα και κανένας άλλος. Όχι επειδή είναι εμπιστευτικό. Επειδή είναι χάσιμο χρόνου.

Ο Joel Spolsky είναι ο συνιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος του Fog Creek Software και ο οικοδεσπότης του δημοφιλούς ιστολογίου Joel on Software. Για ένα αρχείο των στηλών του, μεταβείτε στη διεύθυνση www.inc.com/author/joel-spolsky .