Έχοντας συνεργαστεί τόσο με νεοσύστατες εταιρείες όσο και με μεγάλες εταιρείες για περισσότερα από 25 χρόνια, έχω δει τα στελέχη να γοητεύονται τόσο πολύ από τα «αναστατωτικά» μελλοντικά τους οράματα, αγνοούν τα βραχυπρόθεσμα σχέδια που κάνουν τα πράγματα να πάνε. Έχω επίσης δει τους ηγέτες να είναι τόσο επικεντρωμένοι στην εφαρμογή, να μην βλέπουν τον σκοπό και τη στρατηγική τους.
Η πραγματική επιτυχία εμφανίζεται όταν συνδυάζετε τη μεγάλη εικόνα με συγκεκριμένη δράση. Μια μεσαία εταιρεία κατασκευής με την οποία συνεργάστηκα πρόσφατα, για παράδειγμα, ήθελα να δημιουργήσω μια επιχειρηματική στρατηγική. Η πρόκληση ήταν ότι οι ηγέτες τους είχαν τόσα πολλά έργα, οι άνθρωποι μόλις είχαν χρόνο να συναντηθούν για να διαμορφώσουν το σχέδιό τους. Η εκτελεστική ομάδα συναντήθηκε τελικά και ανέφερε τις κορυφαίες ευκαιρίες προτεραιότητας για το έτος. Τότε τα κοιτάξαμε με έναν νέο στρατηγικό φακό - αντί να σκιαγραφήσουμε τα «σχέδια», καθόρισαν τα σχέδια «χαρτών» για κάθε ένα. Με αυτόν τον τρόπο, μπόρεσαν να κάνουν ένα βήμα πίσω και να δουν το χαρτοφυλάκιο των ευκαιριών τους με έναν νέο φακό που τους βοήθησε να επαναπροσδιορίσουν την εστίασή τους και να χρηματοδοτήσουν τα έργα με τη μεγαλύτερη άνοδο.
Ο χάρτης του έργου είναι ένα πολύ σύντομο έγγραφο, ιδανικά μία σελίδα, το οποίο παραθέτει τους συνολικούς στόχους σας και τους παράγοντες επιτυχίας για την επίτευξή τους. Είναι ουσιαστικά ένα cheat sheet που κρατά εσάς και την ομάδα σας επικεντρωμένη σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία με την πάροδο του χρόνου.
Κατά τη δημιουργία του χάρτη του έργου σας, λάβετε υπόψη αυτές τις κατηγορίες και ερωτήσεις:
- Ποιος είναι ο συνολικός σας στόχος; (Ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα ή ευκαιρία που θα αντιμετωπίσετε;)
- Ποιο είναι το πεδίο εφαρμογής; (Τι θα κάνετε έναντι ρητά δεν θα κάνετε στο πλαίσιο του έργου;)
- Ποιος εμπλέκεται; (Ποια άτομα ή ομάδες πρέπει να συμμετέχουν και τι ρόλο παίζουν;)
- Ποια είναι η επιχειρηματική περίπτωση; (Ποια είναι τα οικονομικά ή άλλα οφέλη που θα αποφέρει το έργο στον οργανισμό, τους πελάτες ή άλλους ενδιαφερόμενους;)
- Ποια είναι τα μέτρα επιτυχίας; (Ποιες μετρήσιμες μετρήσεις θα χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε την επιτυχία;)
- Ποιοι πόροι απαιτούνται; (Ποια χρηματοδότηση, χρόνος, υλικά ή άλλοι πόροι χρειάζονται;)
- Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα; (Ποιες είναι οι σημαντικότερες φάσεις ή ορόσημα;)
- Ποιοι είναι οι κίνδυνοι; (Ποια εμπόδια θα μπορούσαν να αποτρέψουν την επιτυχία;)
- Ποιοι είναι οι παράγοντες επιτυχίας; (Τι πρέπει να γίνει ή να εφαρμοστεί για να εξασφαλιστεί η επιτυχία;)
Μπορείτε εύκολα να τροποποιήσετε τις ερωτήσεις ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας προσθέτοντας ή αντικαθιστώντας μερικές από τις ερωτήσεις που αναφέρονται παραπάνω.
Ο χάρτης έργου είναι ένα στρατηγικό εργαλείο για την επικοινωνία του τι κάνετε και πώς, χωρίς να χαθείτε στα ζιζάνια. Οι καλύτεροι ηγέτες εμπλέκουν τις ομάδες τους στη δημιουργία του χάρτη από το μηδέν, επειδή γνωρίζουν ότι οι άνθρωποι υποστηρίζουν αυτό που βοηθούν στη δημιουργία.
