Αυτό ιστορία εμφανίστηκε για πρώτη φορά στις Η μούσα , ένας διαδικτυακός προορισμός με συναρπαστικές ευκαιρίες εργασίας και συμβουλές από επαγγελματίες.
Με καλέστε τρελό, αλλά πάντα προτιμούσα τον ύπνο από την καφεΐνη. Αλλά με ακανόνιστα χρονοδιαγράμματα και αυστηρές προθεσμίες έξι ή περισσότερες ώρες ύπνου ανά διανυκτέρευση δεν είναι εύκολο καθήκον για έναν σύμβουλο - απλώς ρωτήστε οποιονδήποτε από τους συναδέλφους μου με σόδα διατροφής και εθισμένους στον καφέ. Ανάμεσα σε μια απαιτητική δουλειά και μια ακόμα πιο απαιτητική ζωή στο σπίτι, έχω περάσει πολύ χρόνο προσπαθώντας διάφορες αμυχές παραγωγικότητας για να συμπιέζω όσο περισσότερο μπορώ κάθε μέρα.
Το αγαπημένο μου εργαλείο για να ολοκληρώσω τα πράγματα; Το χρονόμετρο 10 λεπτών στο τηλέφωνό μου.
Ο «κανόνας 10 λεπτών» είναι αρκετά απλός: Κάθε εργασία στη λίστα υποχρεώσεων πρέπει να διαρκέσει περισσότερο από 10 λεπτά. Εάν διαρκεί περισσότερο από 10 λεπτά, τότε θα πρέπει να το αναλύσετε σε μικρότερες εργασίες ή να το αναθέσετε σε κάποιον άλλο. Το κλειδί για αυτόν τον κανόνα είναι η εφαρμογή του, που σημαίνει ότι η ρύθμιση του χρονοδιακόπτη στο τηλέφωνό σας θα σβήσει με το σημάδι των 10 λεπτών. Το επίπεδο ταχύτητας και εστίασης που φέρνει στην ημέρα σας δεν είναι τίποτα λιγότερο από εκπληκτικό.
Όταν προκαλώ για πρώτη φορά τις ομάδες μου να εφαρμόσουν τον κανόνα των 10 λεπτών, συνήθως αντιμετωπίζω σκεπτικισμό. Ερωτήσεις όπως, 'Αυτό είναι τρελό - μπορώ πραγματικά να δημιουργήσω αυτό το μεγάλο μοντέλο Excel σε βήματα 10 λεπτών;' και 'Μου λέτε ότι το κάνετε αυτό και στην οικογενειακή σας ζωή, κάνοντας ντους 10 λεπτών και κάνοντας προπονήσεις 10 λεπτών;' βρίθω. (Παρεμπιπτόντως, η απάντηση και στις δύο αυτές ερωτήσεις είναι «ναι!»)
Θέλετε να κάνετε μια δοκιμή; Ακολουθούν τρεις συμβουλές για να κάνετε τον κανόνα 10 λεπτών να λειτουργεί για εσάς.
1. Εκπρόσωπος
Μέχρι στιγμής, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να βρείτε επιπλέον χρόνο στην ημέρα σας είναι να αναθέσετε σε τρίτους τα πράγματα στη λίστα υποχρεώσεων που μπορεί να κάνει εύκολα κάποιος άλλος σε 10 λεπτά ή λιγότερο. Για παράδειγμα, έχω έναν πολύ επιτυχημένο και σεβαστό συνάδελφο, ο οποίος ισχυρίζεται ότι η επιτυχία του είναι ότι «λέει« ναι »σε όλα, αλλά εκτελεί μόνο τα καθήκοντα που μόνο μπορεί να κάνει το καλύτερο. ' Οτιδήποτε άλλο, εκπροσωπεί .
Η ανάθεση δεν είναι τόσο εύκολη όσο ακούγεται. Μπορεί να είναι δύσκολο να εγκαταλείψετε μια εργασία όταν φοβάστε ότι η εργασία ενός άλλου ατόμου δεν θα είναι τόσο καλή όσο η δική σας. Είναι χρήσιμο να θυμόμαστε ότι «το να κάνεις είναι καλύτερο από το τέλειο» και ο μόνος τρόπος που θα προχωρήσεις στην καριέρα σου είναι αν αφήσεις τα πράγματα που έχεις κυριαρχήσει και αντιμετωπίσεις νέες προκλήσεις. Μια άλλη αλλαγή νοοτροπίας που με βοήθησε ήταν να συνειδητοποιήσω ότι η ανάθεση δημιουργεί ευκαιρίες για άλλους. Τώρα σκέφτομαι ενεργά ποια καθήκοντα και έργα μπορώ να δημιουργήσω για την ομάδα μου που θα τους βοηθήσουν να μάθουν, να μεγαλώσουν και να προωθήσουν τη σταδιοδρομία τους (κάτι που βοηθά επίσης να καθαρίσω το πιάτο μου).
Μία από τις προκλήσεις που βλέπω περισσότερο με άτομα που έχουν πρόβλημα να εκχωρήσουν - ειδικά εκείνα σε θέσεις εισόδου - είναι ότι ξεχνούν ότι μπορούν και πρέπει να αναθέσουν. Εάν αισθάνεστε άβολα να ζητήσετε από έναν επόπτη ή ανώτερο να κάνει κάτι, δοκιμάστε το: Ξεκινήστε επισημαίνοντας τι κάνετε και τοποθετήστε το «ερώτημα» ως αίτημα για βοήθεια. Για παράδειγμα, αντί για 'Θέλω να καλέσω τους επικεφαλής της ομάδας', θα μπορούσατε να πείτε 'Εργάζομαι για να αντλήσω τα δεδομένα για αυτήν την ανάλυση - θα ήταν δυνατόν να με βοηθήσετε καλώντας τους άλλους προπονητές της ομάδας; '
Ως διευθυντής, μπορώ να σας πω ότι πολύ συχνά ζητώ από τις ομάδες μου να μου αναθέσουν κάτι και μου αρέσει όταν δημιουργούν ευκαιρίες για μένα να βοηθήσω.
2. Βρείτε την Εύκολη εργασία 10 λεπτών
Ίσως να είστε δύσπιστοι στην αρχή, αλλά απλά αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο διαμορφώνετε τις εργασίες σας, θα δείτε ότι σχεδόν όλα μπορούν να χωριστούν σε εργασίες 10 λεπτών. Χρειάζεται να ερευνήσετε ένα νέο θέμα; Ξεκινήστε με 10 λεπτά στο Google για σάρωση ειδησεογραφικών άρθρων, ακολουθούμενο από 10 λεπτά καταγράφοντας ό, τι γνωρίζετε και τις πρώτες ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε και στη συνέχεια 10 λεπτά κάθε καλέστε τους ανθρώπους να λάβουν συμβουλές σχετικά με την απάντηση στις ανοιχτές ερωτήσεις σας (πόντοι μπόνους εάν ήσασταν αρκετά καταλαβαίνω για να παρατηρήσετε ότι το τηλεφώνημα είναι μια μορφή εξουσιοδότησης!).
Τόνια Λούις Λι η καθαρή θέση
Voilà! Μόλις συμπιέσατε μια εργασία που διαφορετικά θα είχε καθυστερήσει σε ώρες σε 30 λεπτά.
Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί και μετά από ώρες. Έχω έναν συνάδελφο που τόσο ενθουσιάστηκε από τον κανόνα των 10 λεπτών και πώς τη βοήθησε κατά τις ώρες εργασίας που αποφάσισε να το δοκιμάσει στο σπίτι. Έβγαλε το χρονοδιακόπτη της για μερικά πρωινά για να ρυθμίσει τη ρουτίνα της προ-εργασίας, και με ντους 10 λεπτών, πρωινό 10 λεπτών κ.λπ., διαπίστωσε ότι ήταν σε θέση να περικοπή του τυπικού χρόνου «ετοιμάζεται» , ανταλλάσσοντας το για πολυπόθητο ύπνο. Ποτέ δεν πίστευε ότι ήταν δυνατό να κάνει ντους σε 10 λεπτά - έως ότου το δοκίμασε και συνειδητοποίησε ότι ήταν πραγματικά πολύ εύκολο!
3. Χρησιμοποιήστε αυτό το χρονόμετρο
Η χρήση του χρονοδιακόπτη είναι ένα κρίσιμο μέρος του κανόνα, οπότε μην το ξεχάσετε. Όπως όλοι γνωρίζουν στον επιχειρηματικό κόσμο, «κάνουμε αυτό που μετράμε».
Αυτό ισχύει και για τον κανόνα των 10 λεπτών - πρέπει να χρησιμοποιήσετε χρονοδιακόπτη ή ρολόι για να παρακολουθείτε πόσο καιρό ξοδεύετε σε πράγματα. Τα smartphone το καθιστούν ευκολότερο με τις ενσωματωμένες εφαρμογές χρονοδιακόπτη, αλλά κάθε ρολόι με ένα λεπτό χέρι. Ό, τι κι αν κάνετε, μην μαντέψετε - γιατί αν σας κατά προσέγγιση Τα 10 λεπτά γίνονται πάντα 20, δεν μεγιστοποιείτε την παραγωγικότητά σας.
Μερικές φορές, θα αφιερώσετε λιγότερο από 10 λεπτά σε μια εργασία (περισσότερο χρόνο πίσω - ναι!), Και μερικές φορές αυτός ο συναγερμός θα χτυπήσει και θα εξακολουθείτε να είστε στο τηλέφωνο (όχι, δεν προτείνω να κρεμάσετε όταν σβήνει ο συναγερμός). Μην αισθάνεστε άσχημα για το τρέξιμο - απλώς σημειώστε το για την επόμενη φορά.
Για παράδειγμα, εάν ένας συνάδελφος τείνει να κροταφεί, προλογίστε την επόμενη συνομιλία σας λέγοντάς της ότι έχετε 10 λεπτά για να κάνετε καταιγισμό ιδεών. Τι γίνεται αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο; Και αυτό είναι εντάξει: Η παρακολούθηση του χρόνου που ξοδεύετε θα σας δώσει πληροφορίες για τον τρόπο εργασίας σας, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε την ημέρα σας καλύτερα την επόμενη φορά.
Ο κανόνας των 10 λεπτών σε δράση
Ένα από τα αγαπημένα μου παραδείγματα αυτού του κανόνα εν δράσει συνέβη πριν από λίγα χρόνια όταν μια ομάδα στην οποία δούλευα έλαβε το φοβερό τηλεφώνημα 4 μ.μ. από έναν πελάτη που ανακατευθύνει την εργασία που θα παρουσιάζουμε το επόμενο πρωί. Ω, τόσο για ένα χαλαρωτικό βράδυ!
που είναι η Μόλι Ρόζενμπλατ τώρα
Συμμετείχαν δύο μεγάλα έργα, οπότε χωρίσαμε την ομάδα των τεσσάρων στο μισό. Κάθε μία από τις δύο υποομάδες μας είχε περίπου τον ίδιο αριθμό διαφανειών του PowerPoint για ανανέωση, με παρόμοια ποσά ανάλυσης, οπότε θα έπρεπε να μας είχε περίπου τον ίδιο χρόνο για να ολοκληρώσουμε.
Είπα στον συμπαίκτη μου ότι ήθελα πραγματικά να τελειώσω έως τις 6 μ.μ., ώστε να πάμε για δείπνο, και συμφώνησε, αλλά ήταν αμφίβολο για την ικανότητά μας να το κάνουμε. Έτσι, μετρήσαμε τις σελίδες, διαιρούμενες με τις υπόλοιπες δύο ώρες της ημέρας, και διαπιστώσαμε ότι αν μπορούσαμε να επιτύχουμε ρυθμό 10 λεπτών ανά σελίδα, θα είχαμε αρκετό χρόνο για να το ολοκληρώσουμε - συν ένα buffer για οτιδήποτε αποδείχθηκε να είναι ιδιαίτερα δύσκολο. Ανανεώθηκε, χωρίσαμε τις σελίδες, ρυθμίσαμε το χρονόμετρο και ξεκινήσαμε την εκκίνηση. Για να βγάλουμε ένα παιχνίδι από αυτό, κρατήσαμε έναν πίνακα στον αριθμό των σελίδων που ο καθένας από εμάς ολοκληρώθηκε κάτω από ή πάνω από το σημάδι των 10 λεπτών.
Έως τις 6 μ.μ., τελειώσαμε - και αισθανόμαστε πολύ καλά γι 'αυτό. Η άλλη ομάδα που δεν χρησιμοποίησε τον κανόνα των 10 λεπτών; Τελείωσαν γύρω στις 9.
Η πρόκληση συνεχίστηκε. Για την επόμενη εργασία σας σήμερα, βγάλτε το χρονοδιακόπτη και δοκιμάστε το μόνοι σας. Το ρολόι χτυπά!
