Ο μέσος υπάλληλος των ΗΠΑ ξοδεύει περίπου ένα τέταρτο της εβδομάδας εργασίας που χτενίζει το εκατοντάδες email όλοι στέλνουμε και λαμβάνουμε κάθε μέρα.
Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι είμαστε κολλημένοι στα κουμπιά απάντησής μας, η προπονητής καριέρας Barbara Pachter λέει πολλούς επαγγελματίες ακόμη δεν ξέρω πώς να χρησιμοποιώ σωστά το email.
Στην πραγματικότητα, λόγω του τεράστιου όγκου των μηνυμάτων που διαβάζουμε και γράφουμε κάθε μέρα, ενδέχεται να είμαστε πιο επιρρεπείς σε ενοχλητικά λάθη - και αυτά τα λάθη μπορεί να έχουν σοβαρές επαγγελματικές συνέπειες.
Η Pachter περιγράφει τα βασικά στοιχεία της σύγχρονης εθιμοτυπίας email στο βιβλίο της Τα βασικά στοιχεία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας . Καταργήσαμε τους πιο βασικούς κανόνες που πρέπει να γνωρίζετε.
Οι Vivian Giang και Rachel Sugar συνέβαλαν σε παλαιότερες εκδόσεις αυτού του άρθρου.
1. Συμπεριλάβετε μια σαφή, άμεση γραμμή θέματος.
Παραδείγματα καλής γραμμής θέματος περιλαμβάνουν, 'Η ημερομηνία της συνάντησης άλλαξε', 'Γρήγορη ερώτηση σχετικά με την παρουσίασή σας' ή 'Προτάσεις για την πρόταση'.
«Οι άνθρωποι αποφασίζουν συχνά εάν θα ανοίξουν ένα email με βάση τη γραμμή θέματος», λέει ο Pachter. «Επιλέξτε ένα που επιτρέπει στους αναγνώστες να γνωρίζουν ότι αντιμετωπίζετε τις ανησυχίες τους ή τα επιχειρηματικά τους ζητήματα».
2. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email.
Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση email της εταιρείας σας. Αλλά εάν χρησιμοποιείτε έναν προσωπικό λογαριασμό email - είτε είστε αυτοαπασχολούμενοι είτε θέλετε να τον χρησιμοποιείτε περιστασιακά για αλληλογραφίες που σχετίζονται με την εργασία - θα πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά την επιλογή αυτής της διεύθυνσης, λέει ο Pachter.
Πρέπει πάντα να έχετε μια διεύθυνση email που να μεταφέρει το όνομά σας, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ακριβώς ποιος στέλνει το email. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ίσως υπολείμματα των ημερών της σχολικής σας τάξης) που δεν είναι κατάλληλες για χρήση στο χώρο εργασίας, όπως «babygirl @ ...» ή «beerlover @ ...» - ανεξάρτητα από το πόσο αγαπάτε κρύο ετοιμάζω.
3. Σκεφτείτε δύο φορές πριν πατήσετε «Απάντηση σε όλους».
Κανείς δεν θέλει να διαβάσει email από 20 άτομα που δεν έχουν καμία σχέση με αυτά. Η παράβλεψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι δύσκολη, καθώς πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα στα smartphone τους ή αποσπώντας αναδυόμενα μηνύματα στις οθόνες του υπολογιστή τους. Αποφύγετε να χτυπήσετε «Απάντηση σε όλους», εκτός εάν νομίζετε ότι όλοι στη λίστα πρέπει να λάβουν το email, λέει ο Pachter.
4. Συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφών.
Προμηθεύω ο αναγνώστης σας με κάποιες πληροφορίες για εσάς, προτείνει ο Pachter. «Γενικά, αυτό θα αναφέρει το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, συμπεριλαμβανομένου ενός αριθμού τηλεφώνου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λίγη δημοσιότητα για τον εαυτό σας, αλλά μην υπερβείτε τα λόγια ή τα έργα τέχνης. '
Χρησιμοποιήστε την ίδια γραμματοσειρά, το μέγεθος του τύπου και το ίδιο χρώμα με το υπόλοιπο email, λέει.
5. Χρησιμοποιήστε επαγγελματικούς χαιρετισμούς.
Μην χρησιμοποιείτε χαλαρές, συνομιλητικές εκφράσεις όπως, 'Γεια σας παιδιά', 'Yo' ή 'Γεια σας.'
«Η χαλαρή φύση των γραπτών μας δεν πρέπει να επηρεάζει τον χαιρετισμό σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο», λέει. «Γεια σας είναι ένας πολύ ανεπίσημος χαιρετισμός και γενικά δεν πρέπει να χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας. Και ούτε ο Γιο δεν είναι εντάξει. Χρησιμοποιήστε Γεια ή Γεια αντι αυτου.'
Συμβουλεύει επίσης να μην συντομεύσει το όνομα κανενός. Πείτε 'Γεια Μιχαήλ', εκτός αν είστε βέβαιοι ότι προτιμά να ονομαστεί 'Mike'.
6. Χρησιμοποιήστε τα θαυμαστικά με φειδώ.
Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα θαυμαστικό, χρησιμοποιήστε μόνο ένα για να μεταφέρετε τον ενθουσιασμό, λέει ο Pachter.
«Οι άνθρωποι μερικές φορές παρασύρονται και βάζουν ορισμένα θαυμαστικά στο τέλος των ποινών τους. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται πολύ συναισθηματικό ή ανώριμο », γράφει. «Θαυμαστικά πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ γραπτώς.»
7. Να είστε προσεκτικοί με το χιούμορ.
Το χιούμορ μπορεί εύκολα να χαθεί στη μετάφραση χωρίς τον σωστό τόνο ή τις εκφράσεις του προσώπου. Σε μια επαγγελματική ανταλλαγή, είναι καλύτερο να αφήσετε το χιούμορ από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη καλά. Επίσης, κάτι που νομίζετε ότι είναι αστείο μπορεί να μην είναι αστείο σε κάποιον άλλο.
Ο Pachter λέει: «Κάτι που θεωρείται αστείο όταν μιλάμε μπορεί να συναντηθεί πολύ διαφορετικά όταν γράφεται. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αφήστε το. »
8. Γνωρίστε ότι άνθρωποι από διαφορετικούς πολιτισμούς μιλούν και γράφουν διαφορετικά.
Η εσφαλμένη επικοινωνία μπορεί εύκολα να συμβεί εξαιτίας πολιτισμικές διαφορές , ειδικά στη μορφή γραφής όταν δεν μπορούμε να δούμε τη γλώσσα του σώματος του άλλου. Προσαρμόστε το μήνυμά σας στο πολιτιστικό υπόβαθρο του παραλήπτη ή πόσο καλά τα γνωρίζετε.
Ένας καλός κανόνας που πρέπει να θυμάστε, λέει ο Pachter, είναι ότι οι πολιτισμοί υψηλού περιεχομένου (Ιαπωνικά, Άραβες ή Κινέζοι) θέλουν να σας γνωρίσουν πριν συνεργαστείτε μαζί σας. Επομένως, μπορεί να είναι κοινό για τους επιχειρηματικούς συνεργάτες από αυτές τις χώρες να είναι πιο προσωπικοί στα γραπτά τους. Από την άλλη πλευρά, άνθρωποι από πολιτισμούς χαμηλού περιεχομένου (Γερμανικά, Αμερικανικά ή Σκανδιναβικά) προτιμούν να φτάσουν στο σημείο πολύ γρήγορα.
9. Απαντήστε στα email σας - ακόμα κι αν το email δεν προοριζόταν για εσάς.
Είναι δύσκολο να απαντήσετε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έχει σταλεί ποτέ, αλλά πρέπει να προσπαθήσετε, λέει ο Pachter. Αυτό περιλαμβάνει όταν το email σας στάλθηκε κατά λάθος, ειδικά εάν ο αποστολέας αναμένει απάντηση. Η απάντηση δεν είναι απαραίτητη, αλλά χρησιμεύει ως καλή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά εάν αυτό το άτομο εργάζεται στην ίδια εταιρεία ή κλάδο με εσάς.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα απάντησης: «Ξέρω ότι είστε πολύ απασχολημένοι, αλλά δεν νομίζω ότι σκοπεύατε να μου στείλετε αυτό το email. Και ήθελα να σας ενημερώσω, ώστε να μπορείτε να το στείλετε στο σωστό άτομο. '
10. Προδιαβάστε κάθε μήνυμα.
Τα λάθη σας δεν θα παραγνωρίζονται από τους παραλήπτες του email σας. «Και, ανάλογα με τον παραλήπτη, μπορεί να κριθεί ότι τα έκανε», λέει ο Pachter.
Μην βασίζεστε σε ορθογραφικούς ελέγχους. Διαβάστε και διαβάστε ξανά το email σας, κατά προτίμηση δυνατά, πριν το στείλετε.
«Ένας επόπτης σκόπευε να γράψει,« Συγγνώμη για την αναστάτωση », λέει ο Pachter. «Αλλά βασίστηκε στον ορθογραφικό έλεγχο και κατέληξε να γράφει« Συγγνώμη για την ακράτεια ».
11. Προσθέστε την τελευταία διεύθυνση email.
«Δεν θέλετε να στείλετε email κατά λάθος προτού ολοκληρώσετε τη σύνταξη και την απόδειξη του μηνύματος», λέει ο Pachter. 'Ακόμα και όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, είναι καλή προφύλαξη να διαγράψετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και να την εισαγάγετε μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το μήνυμα είναι έτοιμο να σταλεί.'
12. Ελέγξτε ξανά ότι έχετε επιλέξει τον σωστό παραλήπτη.
Ο Pachter λέει ότι πρέπει να προσέχετε προσεκτικά όταν πληκτρολογείτε ένα όνομα από το βιβλίο διευθύνσεών σας στη γραμμή «προς» του email. «Είναι εύκολο να επιλέξεις λάθος όνομα, το οποίο μπορεί να είναι ενοχλητικό για εσένα και για το άτομο που λαμβάνει το email κατά λάθος».
13. Κρατήστε τις γραμματοσειρές σας κλασικές.
Το Purple Comic Sans έχει χρόνο και μέρος (ίσως;). Αλλά για επαγγελματική αλληλογραφία, διατηρήστε τις γραμματοσειρές, τα χρώματα και τα μεγέθη σας κλασικά.
Ο βασικός κανόνας: Τα email σας θα πρέπει να είναι εύκολο να διαβαστούν από άλλα άτομα.
«Γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τύπο 10 ή 12 σημείων και μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως Arial, Calibri ή Times New Roman», συμβουλεύει ο Pachter. Όσον αφορά το χρώμα, το μαύρο είναι η ασφαλέστερη επιλογή.
14. Παρακολουθήστε τον τόνο σας.
Ακριβώς όπως τα αστεία χάνονται στη μετάφραση, ο τόνος είναι εύκολο να παρεξηγηθεί χωρίς το πλαίσιο που θα έχετε από φωνητικές ενδείξεις και εκφράσεις του προσώπου. Κατά συνέπεια, είναι εύκολο να απογειωθείς όσο πιο απότομος μπορεί να είχατε σκοπό: Εννοούσατε «απλό», διάβαζαν «θυμωμένος και κουρδισμένος».
Για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις, ο Pachter συνιστά να διαβάσετε το μήνυμά σας δυνατά πριν πατήσετε το μήνυμα αποστολής. «Αν σας ακούγεται σκληρό, θα ακούγεται σκληρό για τον αναγνώστη», λέει.
Για καλύτερα αποτελέσματα, αποφύγετε τη σαφή χρήση αρνητικών λέξεων («αποτυχία», «λάθος», «παραμελημένο») και πείτε πάντα «παρακαλώ» και «ευχαριστώ».
15. Τίποτα δεν είναι εμπιστευτικό - γι 'αυτό γράψτε αναλόγως.
Να θυμάστε πάντα αυτό που ο πρώην αρχηγός της CIA Ντέιβιντ Πέτρας ξεχνάει προφανώς, προειδοποιεί τον Pachter: Κάθε το ηλεκτρονικό μήνυμα αφήνει ένα ίχνος.
πόσο χρονών είναι η Ελ Ντάνκαν
«Μια βασική οδηγία είναι να υποθέσουμε ότι οι άλλοι θα δουν τι γράφετε», λέει, «οπότε μην γράφετε κάτι που δεν θα θέλατε να δουν όλοι». Μια πιο φιλελεύθερη ερμηνεία: Μην γράφετε τίποτα που θα ήταν καταστροφικό για σας ή επιβλαβές για τους άλλους. Εξάλλου, το email είναι επικίνδυνα εύκολο να προωθηθεί και είναι καλύτερο να είναι ασφαλές παρά να λυπάμαι.
Αυτό ιστορία εμφανίστηκε για πρώτη φορά στις Business Insider .
