ΔΙΑΓΡΆΜΜΑΤΑ ΡΟΉΣ

Ένα διάγραμμα ροής, ή ένα διάγραμμα ροής, είναι μια γραφική παράσταση μιας διαδικασίας ή συστήματος που περιγράφει λεπτομερώς την αλληλουχία των βημάτων που απαιτούνται για τη δημιουργία εξόδου. Ένα τυπικό διάγραμμα ροής χρησιμοποιεί ένα σύνολο βασικών συμβόλων για την απεικόνιση διαφόρων λειτουργιών και δείχνει την ακολουθία και τη διασύνδεση των συναρτήσεων με γραμμές και βέλη. Τα διαγράμματα ροής μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την τεκμηρίωση σχεδόν κάθε είδους επιχειρηματικού συστήματος, από τη μετακίνηση υλικών μέσω μηχανημάτων σε μια διαδικασία κατασκευής έως τη ροή πληροφοριών των αιτούντων μέσω της διαδικασίας πρόσληψης σε τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Κάθε διάγραμμα ροής σχετίζεται με μια συγκεκριμένη διαδικασία ή σύστημα. Ξεκινά με την εισαγωγή δεδομένων ή υλικών στο σύστημα και εντοπίζει όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται για τη μετατροπή της εισόδου στην τελική της μορφή εξόδου. Τα εξειδικευμένα σύμβολα διαγράμματος ροής δείχνουν τις διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα, τις ενέργειες που εκτελούνται σε κάθε βήμα και τη σχέση μεταξύ διαφόρων βημάτων. Τα διαγράμματα ροής μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας ανάλογα με τις ανάγκες, από μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου ενός ολόκληρου συστήματος έως ένα λεπτομερές διάγραμμα μιας διαδικασίας συνιστωσών σε ένα μεγαλύτερο σύστημα. Σε κάθε περίπτωση, το διάγραμμα ροής δείχνει τη συνολική δομή της διαδικασίας ή του συστήματος, ανιχνεύει τη ροή πληροφοριών και δουλεύει μέσω αυτής, και επισημαίνει βασικά σημεία επεξεργασίας και απόφασης.

Τα διαγράμματα ροής είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τη βελτίωση των διαδικασιών. Παρέχοντας μια γραφική αναπαράσταση, βοηθούν τις ομάδες έργων να προσδιορίσουν τα διαφορετικά στοιχεία μιας διαδικασίας και να κατανοήσουν τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των διαφόρων βημάτων. Τα διαγράμματα ροής μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή πληροφοριών και δεδομένων σχετικά με μια διαδικασία ως βοήθημα στη λήψη αποφάσεων ή στην αξιολόγηση της απόδοσης. Για παράδειγμα, ο ιδιοκτήτης μιας μικρής διαφημιστικής εταιρείας που ελπίζει να μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για τη δημιουργία μιας έντυπης διαφήμισης μπορεί να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει ένα διάγραμμα ροής της διαδικασίας για τον εντοπισμό και την εξάλειψη περιττών βημάτων. Αν και τα διαγράμματα ροής είναι σχετικά παλιά εργαλεία σχεδίασης, παραμένουν δημοφιλή στους προγραμματιστές υπολογιστών που εργάζονται για την ανάλυση συστημάτων και το σχεδιασμό. Τα τελευταία χρόνια, πολλά προγράμματα λογισμικού έχουν αναπτυχθεί για να βοηθήσουν τους επιχειρηματίες στη δημιουργία διαγραμμάτων ροής.

ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΧΑΡΤΩΝ ΡΟΗΣ

Τα διαγράμματα ροής χρησιμοποιούν συνήθως εξειδικευμένα σύμβολα. Μερικά από τα κύρια σύμβολα που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή διαγραμμάτων ροής περιλαμβάνουν:

Ένα στρογγυλό ορθογώνιο που αντιπροσωπεύει δραστηριότητες έναρξης και λήξης, οι οποίες μερικές φορές αναφέρονται ως δραστηριότητες τερματικού.
Ένα ορθογώνιο που αντιπροσωπεύει μια δραστηριότητα ή ένα βήμα. Κάθε βήμα ή δραστηριότητα μέσα σε μια διαδικασία υποδεικνύεται από ένα μόνο ορθογώνιο, το οποίο είναι γνωστό ως σύμβολο δραστηριότητας ή διαδικασίας.
Ένα διαμάντι που σημαίνει ένα σημείο απόφασης. Η ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί ή η απόφαση που πρέπει να ληφθεί είναι γραμμένη μέσα στο διαμάντι, το οποίο είναι γνωστό ως σύμβολο απόφασης. Η απάντηση καθορίζει τη διαδρομή που θα ακολουθηθεί ως επόμενο βήμα.
Οι γραμμές ροής δείχνουν την πρόοδο ή τη μετάβαση από το ένα βήμα στο άλλο.

Η κατασκευή ενός διαγράμματος ροής περιλαμβάνει τα ακόλουθα βασικά βήματα: 1) Ορίστε τη διαδικασία και προσδιορίστε το εύρος του διαγράμματος ροής. 2) Προσδιορίστε τα μέλη της ομάδας του έργου που πρόκειται να συμμετάσχουν στην κατασκευή του διαγράμματος ροής της διαδικασίας. 3) Ορίστε τα διάφορα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία και τις σχέσεις μεταξύ των διαφόρων βημάτων (όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να βοηθήσουν στην ανάπτυξη και να συμφωνήσουν για τα διαφορετικά βήματα της διαδικασίας). 4) Ολοκληρώστε το διάγραμμα, εμπλέκοντας άλλα ενδιαφερόμενα άτομα ανάλογα με τις ανάγκες και κάνοντας τις απαραίτητες τροποποιήσεις. και 5) Χρησιμοποιήστε το διάγραμμα ροής και ενημερώστε το συνεχώς όπως απαιτείται.