Κακές συναντήσεις: Όλοι τις έχουμε βιώσει. Είτε πρόκειται για κακή σχεδίαση, υπερβολική συζήτηση ή έλλειψη προετοιμασίας, οι κακές συναντήσεις σπαταλούν πολύτιμο χρόνο και χρήμα.
Ωστόσο, ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Amazon Jeff Bezos μπορεί να έχει σπάσει τον κώδικα για να κάνει τις συναντήσεις πιο παραγωγικές. Με την ετήσια επιστολή του προς τους μετόχους, καθώς και α πρόσφατη συνέντευξη, Ο Μπέζος έδωσε κάποια εικόνα για το τι Αμαζόνα Η κουλτούρα των συναντήσεων μοιάζει.
Όλα καταλήγουν να ακολουθούν τρεις απλούς κανόνες.
Ομάδες «Δύο πίτσες».
«Προσπαθούμε να δημιουργήσουμε ομάδες που δεν είναι μεγαλύτερες από ότι μπορούν να τροφοδοτηθούν από δύο πίτσες», δήλωσε ο Bezos. «Το λέμε ότι ο κανόνας των δύο πιτσών».
Εάν έχετε συναντηθεί ποτέ με πάρα πολλά άτομα, μπορείτε να καταλάβετε τη σοφία σε αυτό. Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα, τόσο μεγαλύτερος αριθμός απόψεων - και τόσο πιο δύσκολο γίνεται να καταλήξετε σε συμπεράσματα και να λάβετε αποφάσεις. Και αν κάποιοι από αυτούς τους πολλούς θέλουν να ακούσουν τον ήχο της δικής τους φωνής, οι συναντήσεις σας είναι σίγουρα χρονοβόρες.
Αλλά με τον κανόνα της ομάδας δύο πιτσών, έχετε την ισορροπία απόκτησης διαφορετικών απόψεων και ιδεών, ενώ παραμένετε ευέλικτοι και εύχρηστοι.
Χωρίς PowerPoint.
«Δεν χρησιμοποιούνται PowerPoints μέσα στο Amazon», δηλώνει με υπερηφάνεια ο Bezos. «Κάποιος για τη συνάντηση έχει ετοιμάσει έξι σελίδες ... αφηγηματικά δομημένο υπόμνημα. Έχει πραγματικές προτάσεις, προτάσεις θεμάτων, ρήματα και ουσιαστικά - δεν είναι μόνο κουκκίδες. '
Στην πρόσφατη επιστολή του προς τους μετόχους, ο Bezos περιγράφει λεπτομερώς το έργο που πηγαίνει σε αυτά τα υπομνήματα, το οποίο λέει ότι μπορεί να χρειαστεί έως και μία εβδομάδα ή περισσότερο για να γράψει και να τελειοποιήσει:
«Τα υπέροχα σημειώματα γράφονται και ξαναγράφονται, μοιράζονται με συναδέλφους τους που καλούνται να βελτιώσουν τη δουλειά, να αφιερωθούν για μερικές ημέρες και στη συνέχεια να επεξεργαστούν ξανά με νέο μυαλό. Απλώς δεν μπορούν να γίνουν σε μία ή δύο μέρες. '
Όπως μου Η συνάδελφος Carmine Gallo επεσήμανε πρόσφατα, τα υπομνήματα σαν αυτά είναι μια εξαιρετική ιδέα, επειδή ο εγκέφαλός μας επεξεργάζεται καλή αφήγηση πολύ καλύτερα από τα σκληρά δεδομένα. Τέτοια αφηγηματικά σημειώματα δίνουν στους συγγραφείς την ευκαιρία να επικοινωνήσουν πλήρως τις σκέψεις πίσω από τις ιδέες τους και να δώσουν στους συμμετέχοντες στη συνάντηση την ευκαιρία να κατανοήσουν καλύτερα τις πλήρεις έννοιες.
Φυσικά, κανένα από αυτά δεν σημαίνει τίποτα εάν οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη δεν προετοιμάσουν, κάτι που καθιστά τον τρίτο κανόνα τον καλύτερο από όλα.
Ξεκινήστε με τη σιωπή.
«Διαβάζουμε αυτά τα σημειώματα, σιωπηλά, κατά τη διάρκεια της συνάντησης», λέει ο Bezos. «Είναι σαν μια αίθουσα μελέτης. Όλοι κάθονται γύρω από το τραπέζι, και διαβάζουμε σιωπηλά, συνήθως περίπου μισή ώρα, όσο καιρό χρειάζεται για να διαβάσουμε το έγγραφο. Και μετά το συζητάμε. '
Μπορείτε να φανταστείτε γιατί αυτό είναι τόσο ευεργετικό. Πόσες φορές έχετε φτάσει σε μια σημαντική συνάντηση όπου, παρά τις καλύτερες προθέσεις σας, απλά δεν είστε τόσο προετοιμασμένοι όσο θα θέλατε να είστε;
«Ακριβώς όπως τα παιδιά γυμνασίου, τα στελέχη θα μπλοφάρουν τη συνάντηση, σαν να έχουν διαβάσει το σημείωμα», λέει ο Bezos. «Επειδή είμαστε απασχολημένοι. Και λοιπόν, πρέπει πραγματικά να χαράξετε το χρόνο για να διαβάσετε το υπόμνημα - και αυτό είναι το πρώτο μισό ώρα της συνάντησης. Και τότε όλοι έχουν διαβάσει το σημείωμα, δεν προσποιούνται απλώς ότι έχουν διαβάσει το υπόμνημα. '
Ο Μπέζος έχει προηγουμένως εκτίμησα τη χρήση αυτού μέθοδος γιατί εξασφαλίζει αδιαίρετη προσοχή από όλους εκείνους. Επιπλέον, βοηθά στην καλύτερη προετοιμασία εκείνων που ηγούνται τέτοιων συζητήσεων - λόγω της ικανότητας και της εστιασμένης σκέψης που χρειάζονται για να συνδυάσουν αυτά τα σημειώματα. «Οι πλήρεις προτάσεις είναι πιο δύσκολο να γραφτούν», εξηγεί ο διάσημος ιδρυτής. «Δεν υπάρχει τρόπος να γράψεις έξι σελίδες, αφηγηματικά δομημένο υπόμνημα και να μην έχεις ξεκάθαρη σκέψη».
Βάζοντας το στην πράξη.
Έχω χρησιμοποιήσει αυτήν τη μέθοδο στις δικές μου συναντήσεις και μπορώ να εγγυηθώ την αποτελεσματικότητά της. Ως συντονιστής της σύσκεψης, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλοι ξεκινούν με μια σταθερή βάση και ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. (Συγγνώμη, δεν μπορούσα να αντισταθώ.)
Αλλά πάνω απ 'όλα, δίνετε στους ανθρώπους σας τι χρειάζονται για να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους:
Χρόνος.
Keith Colburn πιο θανατηφόρα αλιεύματα παντρεμένος
Ώρα για κατανόηση. Ώρα για εκτεταμένο προβληματισμό. Ώρα για εστιασμένη σκέψη.
Όλα αυτά οδηγούν σε βαθύτερες ανακαλύψεις.
Θυμηθείτε λοιπόν:
Ομάδες δύο πιτσών. Χωρίς PowerPoint. Ξεκινήστε με τη σιωπή.
Ακολουθήστε αυτούς τους τρεις απλούς κανόνες και μετατρέψτε τις συναντήσεις σας από χάσιμο χρόνου σε πηγή λαμπρών ιδεών.
