Ο όρος «συστήματα προτάσεων εργαζομένων» αναφέρεται σε μια ποικιλία προσπαθειών που καταβάλλουν οι επιχειρήσεις για να ζητήσουν και να αξιοποιήσουν τη συμβολή των υπαλλήλων τους με την ελπίδα να επιτύχουν εξοικονόμηση κόστους ή να βελτιώσουν την ποιότητα του προϊόντος, την αποδοτικότητα στο χώρο εργασίας, την εξυπηρέτηση πελατών ή τις συνθήκες εργασίας. Αυτές οι προσπάθειες κυμαίνονται από την απλή τοποθέτηση κουτιών προτάσεων σε κοινούς τομείς έως την εφαρμογή επίσημων προγραμμάτων με επιτροπές για την αναθεώρηση ιδεών και ανταμοιβών για όσους υιοθετούνται. Οι ιδέες που δημιουργούνται μπορεί να κυμαίνονται από απλή βελτίωση της ποιότητας της επαγγελματικής ζωής, όπως η τοποθέτηση ψυγείου στην καφετέρια, έως τα μεγαλύτερα ζητήματα βελτιστοποίησης που μπορούν να εξοικονομήσουν χιλιάδες δολάρια την εταιρεία το χρόνο, όπως η εναλλαγή όλων των κινητών τηλεφώνων των πωλητών από μεμονωμένες συμβάσεις σε ομαδική σύμβαση με πωλητή έκπτωσης. «Τα προγράμματα προτάσεων δημιουργούν μια κατάσταση win-win», έγραψε η Kate Walter Περιοδικό HR . «Περισσότερη συμμετοχή και εισροή για τους εργαζομένους και βελτιωμένη απόδοση και εξοικονόμηση κόστους για τους εργοδότες».
«Οι εταιρείες που δημιουργούν αποτελεσματικά συστήματα προτάσεων διαπιστώνουν ότι οι εργαζόμενοι έχουν εξαιρετικές ιδέες που μπορούν να μειώσουν το κόστος, να αυξήσουν τα έσοδα, να βελτιώσουν την αποδοτικότητα ή να παράγουν μεγαλύτερη ποιότητα», δήλωσε ο Charles Martin, συγγραφέας του Συστήματα προτάσεων εργαζομένων: Ενίσχυση της παραγωγικότητας και των κερδών . «Οι εργαζόμενοι συνεργάζονται καλύτερα ως ομάδα και συχνά υποβάλλουν ιδέες ως ομάδα. Και αρχίζουν να σκέφτονται περισσότερο σαν διευθυντές, κοιτάζοντας πέρα από το πεδίο των δικών τους εργασιών. '
Ορισμένες εταιρείες υποθέτουν ότι δεδομένου ότι καλλιεργούν μια ανοιχτή σχέση μεταξύ υπαλλήλων και διοίκησης, οι ιδέες για βελτιώσεις θα εμφανιστούν ανεπίσημα, χωρίς ρητή προτροπή. Ωστόσο, οι ειδικοί σημειώνουν ότι τα επίσημα συστήματα προτάσεων ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να σκέφτονται πραγματικά για τη δουλειά τους και θέλουν να συμμετάσχουν στη λειτουργία της εταιρείας. Τα επίσημα συστήματα προτάσεων επιτρέπουν στους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι οι ιδέες τους εκτιμώνται. Τέτοια συστήματα μπορεί ακόμη και να αυξήσουν τα κίνητρα και να ενισχύσουν την πίστη και την ομαδική εργασία μεταξύ των εργαζομένων. Και αυτά τα οφέλη έρχονται επιπλέον των θετικών επιπτώσεων που μπορούν να έχουν τα συστήματα προτάσεων εργαζομένων στην κατώτατη γραμμή μιας εταιρείας. «Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ο πραγματικός εμπειρογνώμονας είναι το άτομο που κάνει τη δουλειά. ως εκ τούτου, αυτό είναι το καλύτερο μέρος για να επιδιώξετε βελτιώσεις », δήλωσε ο σύμβουλος Tomas Jensen, πρόεδρος του Κέντρου Ανάπτυξης Συστημάτων Προτάσεων, στη Susan Wells Περιοδικό HR . «Εκατομμύρια δολάρια εξοικονομούνται ακούγοντας το μεγαλύτερο περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας - το ανθρώπινο δυναμικό της». Ο Wells συνέχισε να συζητά μια μελέτη της Employee Involvement Association (EIA), η οποία αποκάλυψε εξοικονόμηση άνω των 624 εκατομμυρίων δολαρίων το 2003 σε 47 εταιρείες στις οποίες 450.000 άτομα συμμετείχαν σε προγράμματα.
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ
«Ο στόχος ενός επιτυχημένου συστήματος προτάσεων είναι να αξιοποιήσει τη δεξαμενή ιδεών και δημιουργικής σκέψης όλων των υπαλλήλων για τη βελτίωση της διαδικασίας και των προϊόντων», έγραψε ο Robert F. Bell Λύσεις IIE . «Για να γίνει αυτό απαιτείται η σωστή κατανόηση από όλους για τη διαδικασία, υποστήριξη διαχείρισης του συστήματος, ενθάρρυνση και σημαντικές ανταμοιβές, και μια δομή για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν θα πέσει μέσα από τις ρωγμές». Τα στοιχεία ενός επιτυχημένου συστήματος προτάσεων εργαζομένων μπορούν να χωριστούν σε τέσσερις κύριους τομείς: υποστήριξη διαχείρισης, δομή προγράμματος, προβολή και προώθηση προγραμμάτων, και αναγνώριση και ανταμοιβές.
Υποστήριξη διαχείρισης
Το πρώτο στοιχείο ενός επιτυχημένου συστήματος προτάσεων εργαζομένων είναι να αποδείξει το buy-in από την ανώτερη διοίκηση. Οι διευθυντές πρέπει να επιδείξουν ενθουσιασμό και δέσμευση απέναντι στο πρόγραμμα εάν θέλουν να επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Ένας ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης μπορεί να ξεκινήσει κοινοποιώντας το όραμά του για την εταιρεία με υπαλλήλους. Οι εργαζόμενοι που κατανοούν τη συνολική αποστολή της εταιρείας είναι πιο πιθανό να υποβάλουν πολύτιμες ιδέες που θα βοηθήσουν την εταιρεία να επιτύχει τους στόχους της. Το επόμενο βήμα μπορεί να είναι να βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές γραμμών υποστηρίζουν το σύστημα προτάσεων και να μην αισθάνονται ότι απειλούνται από αυτό. Είναι επίσης σημαντικό για τους διευθυντές να θέτουν συχνά το θέμα σε συναντήσεις και να ενσωματώνουν τα θετικά αποτελέσματα των προτάσεων των εργαζομένων σε περιοδικές εκθέσεις προόδου. Οι διευθυντές θα πρέπει επίσης να ενθαρρύνονται να υποβάλλουν οι ίδιοι προτάσεις, αν και γενικά δεν πρέπει να ανταμείβονται για ιδέες που εμπίπτουν στις κανονικές ευθύνες στρατηγικού σχεδιασμού τους.
Δομή προγράμματος
Το επόμενο στοιχείο ενός επιτυχημένου συστήματος προτάσεων εργαζομένων είναι η δομή. Οι ειδικοί προτείνουν να αναλάβουν την ευθύνη για την ανάπτυξη και την εφαρμογή προγραμμάτων με έναν μόνο διαχειριστή. Αυτό το άτομο πρέπει να ξεκινήσει επιλέγοντας μια επιτροπή εργαζομένων - από όλα τα μέρη του οργανισμού και εκπροσωπώντας διάφορες δημογραφικές ομάδες - για να βοηθήσει στη διαχείριση διαφόρων φάσεων. Ο διαχειριστής και η επιτροπή εργαζομένων θα πρέπει στη συνέχεια να αναπτύξουν σαφείς κανόνες για να καθοδηγήσουν τις προσπάθειες των εργαζομένων στην παροχή προτάσεων. Τα προγράμματα προτάσεων τείνουν να είναι πιο επιτυχημένα όταν οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να κάνουν λογικές προτάσεις εντός των παραμέτρων της δικής τους εργασιακής εμπειρίας. «Ο πραγματικός στόχος είναι να δημιουργηθούν όσο το δυνατόν περισσότερες ιδέες και, με την πάροδο του χρόνου, να βελτιωθεί η ποιότητα των προτάσεων μέσω ανατροφοδότησης και ενθάρρυνσης», σημείωσε ο Bell. Είναι σημαντικό να αναπτυχθεί μια σαφής δήλωση πολιτικής που να καλύπτει όλες τις πτυχές του προγράμματος προτάσεων και να βεβαιωθείτε ότι τόσο οι διευθυντές όσο και οι υπάλληλοι το κατανοούν. Εάν οι εργαζόμενοι θεωρούν τη διαδικασία ανοιχτή και γενική, θα βοηθήσει στην εξάλειψη κάθε υποψίας σχετικά με τον τρόπο αξιολόγησης και ανταμοιβής των ιδεών.
σύζυγος του Χουάν Πάμπλο ντι Πέις
Ορατότητα προγράμματος
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο των επιτυχημένων προγραμμάτων προτάσεων εργαζομένων είναι η προβολή. Σε τελική ανάλυση, δεν μπορεί να αναμένεται από τους υπαλλήλους να συμμετάσχουν σε ένα πρόγραμμα εάν δεν το γνωρίζουν. Οι ειδικοί προτείνουν να ξεκινήσουν προγράμματα προτάσεων με πολύ δημόσιο τρόπο, με ανακοινώσεις, ενημερωτικά δελτία, πάρτι κ.λπ. Οι υπάλληλοι θα πρέπει να απομακρύνουν την ιδέα ότι η διοίκηση σκοπεύει να δώσει πλήρη προσοχή σε όλες τις προτάσεις και τα σχέδια να ενεργήσει με τα καλύτερα εγκαίρως. Το ίδιο το σύστημα προτάσεων πρέπει επίσης να δημοσιευθεί και να προωθηθεί ευρέως. Παραδείγματα πιθανών συστημάτων περιλαμβάνουν το γνωστό πλαίσιο προτάσεων με γραπτές φόρμες. τον παλιομοδίτικο πίνακα ανακοινώσεων για τη δημοσίευση ιδεών και αποτελεσμάτων · μια ειδική τηλεφωνική γραμμή χωρίς χρέωση που επιτρέπει στους υπαλλήλους να τηλεφωνούν σε προτάσεις · ή πιο εξελιγμένα συστήματα που βασίζονται σε e-mail ή δημοσιεύσεις σε έναν αποκλειστικό ιστότοπο. Μετά την εισαγωγή του συστήματος, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τις τρέχουσες διαφημιστικές δραστηριότητες προκειμένου να διατηρήσετε το ενδιαφέρον των εργαζομένων.
Αναγνώριση και ανταμοιβές
Ένα άλλο ζωτικό στοιχείο των επιτυχημένων συστημάτων προτάσεων εργαζομένων είναι η αναγνώριση των συμμετεχόντων και η παροχή ανταμοιβών για καλές ιδέες. Οι εργαζόμενοι είναι πολύ πιο πιθανό να συμμετάσχουν σε ένα πρόγραμμα προτάσεων εάν οι ιδέες που υποβάλλουν λαμβάνουν γρήγορες και προσεκτικές απαντήσεις από τη διοίκηση. Οι ειδικοί προτείνουν να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα στο οποίο θα αναγνωρίζεται η παραλαβή μιας ιδέας (από 24 ώρες με ηλεκτρονικά συστήματα έως μία εβδομάδα με πιο παραδοσιακά συστήματα). Στη συνέχεια, οι υπάλληλοι θα πρέπει να ειδοποιηθούν εντός 30 ημερών εάν οι ιδέες τους θα εγκριθούν ή όχι. Ακόμη και σε περιπτώσεις όπου δεν χρησιμοποιείται ιδέα, ο υπάλληλος που την υπέβαλε θα πρέπει να ευχαριστηθεί για τη συμμετοχή του στο πρόγραμμα. Μπορεί να είναι χρήσιμο να παρέχετε μια μικρή, απτή ανταμοιβή για υπαλλήλους που υποβάλλουν μια ιδέα στο σύστημα προτάσεων για πρώτη φορά, όπως μπλουζάκι, στυλό ή ομπρέλα.
Για να διασφαλιστεί η επιτυχία ενός συστήματος προτάσεων, είναι επίσης σημαντικό να δημοσιοποιηθούν οι προτάσεις που χρησιμοποιήθηκαν και ο θετικός τους αντίκτυπος στην εταιρεία. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό μπορεί να είναι να διοργανώνεται ένα ετήσιο δείπνο προς τιμή των ανθρώπων που έκαναν προτάσεις κατά τη διάρκεια του έτους. Πολλές εταιρείες δημιουργούν επίσης συστήματα ανταμοιβής για ιδέες υπαλλήλων που οδηγούν σε εξοικονόμηση κόστους ή βελτιώσεις της διαδικασίας. Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες διανέμουν ένα κλάσμα όλων των εξοικονομήσεων που παρέχονται από το σύστημα προτάσεων εργαζομένων ως μέρος των ετήσιων προγραμμάτων κατανομής κερδών. Οι ειδικοί αναγνωρίζουν ότι μπορεί να είναι περίπλοκο να αναπτυχθεί ένα κατάλληλο σύστημα ανταμοιβής που να αναγνωρίζει πολύτιμες συνεισφορές των εργαζομένων χωρίς να δημιουργεί ζήλια και δυσαρέσκεια μεταξύ συναδέλφων εργαζομένων. Μερικοί προτείνουν ότι αυτή η εργασία μπορεί καλύτερα να ανατεθεί σε μια συμβουλευτική επιτροπή εργαζομένων. Το κλειδί είναι η αξιολόγηση ιδεών με βάση παράγοντες όπως η καινοτομία και η εφευρετικότητα, καθώς και η χρηματική αξία κατά τον καθορισμό ανταμοιβών.
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΟΙΝΟΥ ΛΟΓΟΥΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
«Σε ορισμένες εταιρείες οι υπάλληλοι στέλνουν μια πληθώρα χρήσιμων ιδεών στην ανώτερη διοίκηση. Σε άλλα, οι πυθμένες των κουτιών προτάσεων είναι επικαλυμμένες με σκόνη », έγραψε ένας συνεργάτης της Εκτελεστική γυναίκα . 'Ποιά είναι η διαφορά? Δεν είναι η ποιότητα των υπαλλήλων αλλά η ποιότητα της ηγεσίας που λαμβάνουν. ' Υπάρχουν διάφοροι λόγοι ότι τα συστήματα προτάσεων ενδέχεται να αποτύχουν να δημιουργήσουν θετική ανταπόκριση μεταξύ των εργαζομένων. Στο άρθρο του για Λύσεις IIE Η Bell περιέγραψε αρκετά κοινά προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες στην εφαρμογή και διαχείριση συστημάτων προτάσεων.
Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται απρόθυμοι να προσφέρουν προτάσεις εάν πιστεύουν ότι η διοίκηση δεν ενδιαφέρεται πραγματικά για τις ιδέες τους. Εάν η εταιρεία εκδίδει μόνο μια χλιαρή πρόσκληση για προτάσεις ή δημιουργεί μια ατμόσφαιρα που μπορεί να εκληφθεί ως εκφοβιστική, τότε οι προτάσεις των εργαζομένων είναι απίθανο να είναι επικείμενες. Η εταιρεία πιθανότατα θα αντιμετώπιζε παρόμοια προβλήματα στην υποβολή προτάσεων εάν η διοίκηση δεν ήταν ξεκάθαρη σχετικά με το ποιος κλήθηκε να συμμετάσχει στο πρόγραμμα ή θέτοντας πάρα πολλούς αυστηρούς κανόνες συμμετοχής.
Άλλα κοινά προβλήματα με τα συστήματα προτάσεων εργαζομένων περιλαμβάνουν την ανταπόκριση της διοίκησης στις προτάσεις. Οι εργαζόμενοι είναι απίθανο να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα εάν παρουσιάσουν αργή ανταπόκριση, ή καμία απάντηση, στις προτάσεις τους. Ένα σύστημα προτάσεων θα αποτύχει επίσης εάν δεν υπάρχει σαφής εξήγηση για την αποδοχή ή την απόρριψη προτάσεων, ή εάν οι εργαζόμενοι αντιλαμβάνονται ότι η διοίκηση λαμβάνει μεροληπτικές κρίσεις σχετικά με το ποιες προτάσεις πρέπει να εγκριθούν. Τέλος, τα συστήματα προτάσεων τείνουν να δημιουργούν προβλήματα για έναν οργανισμό όταν οι ανταμοιβές που προσφέρονται για καλές ιδέες είναι ασυνεπείς ή απρόβλεπτες.
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ
Bell, Robert F. «Κατασκευάζοντας ένα αποτελεσματικό σύστημα προτάσεων». Λύσεις IIE . Φεβρουάριος 1997.
Chanesky, Wayne S. «Το σύνδρομο κουτιού προτάσεων». Σύγχρονο μηχάνημα . Φεβρουάριος 2006.
Dempsey, Μαίρη. «Δύναμη προτάσεων». Η επιχείρηση του Ντιτρόιτ του Crain . 6 Μαρτίου 1995.
Martin, Charles. Συστήματα προτάσεων εργαζομένων: Ενίσχυση της παραγωγικότητας και των κερδών . Εκδόσεις Crisp, 1997.
'Επιστροφή του πλαισίου προτάσεων.' Εβδομάδα βιομηχανίας . 19 Ιανουαρίου 1998.
πόσο ψηλός είναι ο πελαργός του τράβις
«Έξι τρόποι για να πάρετε υπέροχες ιδέες από υπαλλήλους». Εκτελεστική γυναίκα . Μάρτιος-Απρίλιος 1996.
Ulfelder, Steve. «Πέρα από το πλαίσιο προτάσεων: Πώς οι διαχειριστές των εταιρειών Best Places ενθαρρύνουν την ελεύθερη ροή ιδεών, προτάσεων και καινοτομιών». Computerworld . 27 Ιουνίου 2005.
Walter, Kate. «Οι ιδέες των εργαζομένων κερδίζουν χρήματα». Περιοδικό HR . Απρίλιος 1996.
Wells, Susan J. «Από τις ιδέες στα αποτελέσματα». Περιοδικό HR . Φεβρουάριος 2005.
